Конференциялар - бул кызыкчылыктары бирдей адамдар бири -бири менен жолугуп, тиешелүү тармактардагы акыркы идеяларды алмашуу үчүн ылайыктуу жер. Конференциялар, адатта, билим берүү мекемелери, компаниялар, деңгээлдүү маркетинг топтору, диний жамааттар жана башкалар тарабынан дайыма өткөрүлүп турат. Эгерде сиз конференцияны өткөргүңүз келсе, кылдат иштөө планын даярдоо менен баштаңыз, мисалы, конференциянын ордун аныктоо, катышуучулардын тизмесин түзүү, материалдарды чогултуу, презентация үчүн жабдууларды даярдоо. мүмкүн болушунча ойлонулган жана пландаштырылган тамак -аш жана башка ар кандай муктаждыктар менен камсыз кылуу. Эгерде сиз пландарыңызды ишке ашырууда кыйынчылыкка туш болсоңуз, тынчтаныңыз жана конференцияны өткөрө алаарыңызга ишениңиз. Конференцияны өткөрүүнүн ийгилигин аныктоочу маанилүү аспекти - аткарылган жана дагы аткарылышы керек болгон иштердин тизмесин түзүүдө иш -чараларды бир -бирден ишке ашыруу.
Кадам
4 ичинен 1 бөлүк: Конференцияны пландаштыруу: Эрте этап
1 -кадам. Алдын ала даярдыктарды көрүңүз
Конференцияны пландаштыруу кеминде сегиз ай мурун башталышы керек, эгер конференция чоң же чоң болсо.
- Көптөгөн конференц -залдар жана коомдук тамактануу жайлары бир нече ай мурун брондолушу керек экенин унутпаңыз. Мындан тышкары, шаардын сыртында жашаган катышуучулар конференцияга катышуу үчүн саякат графигин түзүшү керек.
- Мындан тышкары, демөөрчүлөр жана ири корпорациялар да жылдык бюджетин бир нече ай мурун пландаштырышы мүмкүн. Ошентип, сиздин иш-чараңыз үчүн алардан каржылык жана финансылык эмес колдоо алдын ала сүйлөшүлүшү керек.
Кадам 2. Комитет түзүү
Конференцияга даярданып жатканда көптөгөн маанилүү маселелер чечилиши керек. Комитет түзүү менен, сиз чечим чыгарардан мурун бир нече кишиден маалымат аласыз. Алар ошондой эле майда -чүйдөсүнө чейин ойлонууга жардам берет.
- Координаторлорду, башкача айтканда, маанилүү чечимдерди кабыл ала турган жана координацияга көп убакыт бөлө турган негизги кадрларды жалдаңыз. Эгерде сизде жетиштүү каражат болсо, координатор жалдаңыз, ошондо ал сизге пландарды түзүүгө жана бөлүшүүгө жардам берет.
- Ошол эле темада конференциялар болгонун билиңиз. Андай болсо, конференцияны өткөргөн координаторду комитетке чакырыңыз. Эгерде ал катыша албаса, анда конференцияны даярдоону жеңилдетүү үчүн буга чейин камтылган материалды сурай аласызбы деп сураңыз.
3 -кадам. Максаттарды коюңуз жана иштөө күн тартибин түзүңүз
Конференцияны эмне кылып жатканыңызды жазыңыз, ал ар бир чечимге негиз болот. Конференцияга даярданардан мурун эмнени жана кимге берүүнү каалаарыңызды билүү пландарыңызды ишке ашырууну жеңилдетет.
Эгерде сиз эч качан конференция өткөрбөсөңүз, кичинекей, кыска конференцияны пландап баштаңыз. 250-300 катышуучунун сыйымдуулугу менен 1-2 күндүк конференцияны өткөрүүнү карап көрөлү
Кадам 4. Конференциянын ордун жана күнүн аныктаңыз
Сиз деталдуу план түзгөндөн кийин жаңы даталар менен жерлерди аныктаса болот, бирок даярдык көрүү үчүн канча убактыңыз бар экенин болжолдошуңуз керек.
- Күндү белгилөөдөн мурун, ишке ашыруу тоскоол болбошу үчүн, адатта, конференция кайсы айда жана кайсы күнү өткөрүлө турганын алдын ала издеңиз. Мисалы, Европада конференциялар адатта март-июнь же сентябрь-ноябрь айларынын ортосунда дүйшөмбү-шейшемби же бейшемби-жума күндөрү өткөрүлөт, анткени катышуучулар башка убакта конференцияларга барууга анча кызыкпайт. Конференциянын датасын чечүүдөн мурун жайгашкан жериңиздеги так графикти билип алыңыз.
- Конференциянын узактыгы катышуучулардын болжолдуу санына жана конференция учурунда берилүүгө тийиш болгон бардык керектүү нерселерге жараша болот. 250-300 адам үчүн 2 толук күнгө созула турган конференцияны белгилеңиз.
- Шаар ичинде конференция өткөрүү мүмкүнчүлүгүн карап көрүңүз, бирок жакынкы аэропортко, жатаканага жана тиешелүү шарттарга жетүү мүмкүнчүлүгүн камсыз кылыңыз. Конференцияга кошулууну каалаган адамдарды тартуу үчүн чоң шаарда же туристтик аймакта конференция өткөрүүнү сунуштайбыз.
Кадам 5. Конференциянын аталышын аныктаңыз
Аталышын аныктагандан кийин, сиз жарыялап, пландарды түзө аласыз, анткени социалдык медиа аркылуу маалыматты жайылтуу үчүн материал катары буга чейин тактык бар.
Конференциянын катышуучуларынын максатын жана/же фонун билдирген аталышты тандаңыз. Өткөрүлгөн конференциялардын аталыштарын колдонуп, илхам издеңиз, бирок өзүңүз чечкениңизди текшериңиз
4төн 2 бөлүк: Конференцияга даярдануу
Кадам 1. Финансылык бюджетти түзүңүз
Деталдуу түрдө сарпталышы керек болгон каражаттарды эсептебей туруп, эч кандай иш жүргүзүлбөйт, мисалы имаратты ижарага алуу, материалдарды даярдоо жана спикерлердин акысын төлөө. Бардык чыгымдар каржылык бюджетке шилтеме кылышы керек. Эгерде сиз жоопкерчиликти өткөрүп берсеңиз, анда жардамчыңыз сиз койгон бюджет чегине карманарын текшериңиз.
Бюджеттин суммасына демөөрчүлөрдүн бар же жоктугу таасир этет. Сиз демөөрчүдөн конференцияны каржылоо үчүн каражат бөлүүсүн сурансаңыз болот. Бирок, демөөрчү жыйында кээ бир нерселерди аныктоого да укуктуу. Мисалы: презентацияны ким жеткирерин аныктоо же панелчилердин бири катары спикерди сунуштоо, мисалы: демөөрчү компаниядагы ийгиликтүү ишкер жана конференциянын бардык материалдарына логотипти коюу менен брендди киргизүү. Артыкчылыгы, демөөрчү акчаны алдын ала берет, ошондо сиз аны планды ишке ашыруу үчүн дароо колдоно аласыз
Кадам 2. Билеттерди сатуунун баасын жана ыкмасын аныктаңыз
Кээ бир конференциялар бекер, кээ бирлери абдан кымбат. Билеттердин баасын жана аларды кантип сатууну аныктоодон мурун төмөнкү аспектилерди карап көрүңүз:
- Конференцияга даярдануу үчүн кандай чыгымдар бар? Эгерде сиз анча чоң чыгымдарды талап кылбаган чакан конференцияны өткөргүңүз келсе, анда катышуучулардын акысын албоону сунуштайбыз. Же болбосо, катышуучулар конференцияны даярдоо чыгымдарын жабуу үчүн билеттерди төлөшү керек.
- Бир нече күнгө конференция өткөрүүнү же тамак берүүнү кааласаңыз, каттоо акысын аныктаңыз. Индонезиянын ири шаарларында конференцияны каттоо үчүн төлөмдөр бир нече жүз миңден миллиондогон рупияга чейин жетет.
- Көптөгөн конференциялар катышуучунун позициясына же статусуна жараша деңгээлдүү төлөмдөрдү алышат. Мисалы: академиялык конференциялар адатта студенттерден мугалимдерге караганда азыраак акы алышат. Демөөрчүлөрдүн кызматкерлеринен да кадимки катышуучуларга караганда азыраак акы алынат.
Кадам 3. Конференциянын ордун чечиңиз
Жайгашкан жерди тандоодо катышуучулардын санын, жерге жетүүнүн оңойлугун, унаа токтотуучу жайдын болушун, коомдук транспорттон, аэропорттордон жана мейманканалардан жана алыс аралыкты эске алыңыз. Конференцияга ылайыктуу жерди табуудан тышкары, бардык катышуучулар ага оңой жете аларын текшериңиз.
Шаардын ичинде конференц -залдарды камсыз кылган имараттар же мейманканалар жөнүндө маалымат издеңиз. Чакан конференциялар үчүн чиркөөдөн же башка жыйналыштан бөлмөнү ижарага алыңыз
4 -кадам. Жолугушуу үйүнүн жетекчилиги катары иштеген персоналдын жардамынан пайдаланыңыз
Эгерде конференциялар үчүн сиз тандаган имаратта ресурстар бар болсо, анда алардын баарынан пайдаланыңыз. Кызматкерлер күнүмдүк милдеттери менен тааныш жана зарыл болгон учурда суроолорго жооп берүүгө, көйгөйлөрдү чечүүгө же кеңеш берүүгө даяр.
Сиз конференц -залдагы иш -чараларды башкарууга жооптуу персоналдын кызматтарын колдоно аласыз, мисалы, конференциянын деталдуу шарттарын иштетүү үчүн. Акы бар болсо да, бул иш -чаралардын баарын өзүңүз жасоонун кажети жок, анткени ал бир нече жумада көп убакытты талап кылат
Кадам 5. Керектөө менюну аныктаңыз
Катышуучулар конференция учурунда тамак -аш табышы керек экенин эстен чыгарбаңыз жана көптөгөн катышуучулар конференциянын өтүүчү жеринде кандай тамак -аш бар экенин билишпейт окшойт. Эртең мененки тамакты, түшкү жана закускаларды берүү үчүн коомдук тамактануу кызматын колдонуу керекпи же жокпу, же конференц -залдын менеджери бардык катышуучулар үчүн тамак даярдай аларын билиңиз.
Менюну тандоодо, көптөгөн адамдар аллергия же каалоолорунан улам кээ бир азыктарды жебеши керек экенин эстен чыгарбаңыз. Тажрыйбалуу коомдук тамактануу кызматынын ишкерлери бир нече варианттарды сунуштай алышат, мисалы: вегетариандык меню, жаңгаксыз, глютенсиз, адал тамак -аш же башка меню варианттары
Кадам 6. Сайттын текшерүүсүнө убакыт бөлүңүз
Даярдоо керек болгон нерселердин баарына кам көргөндөн кийин, бир күн мурун конференциянын өтүүчү жерине барууга убакыт бөлүңүз. Сиздин жаңы D күнүңүз конференцияга кошула турган катышуучулар менен келгенче күтпөңүз.
Бир күн мурун, конференция өтүүчү жерге келип, бардык майда -чүйдөсүнө чейин жакшы даярданышын камсыз кылуу үчүн бардык кызматкерлер менен жолугушуу өткөрүңүз
4 ичинен 3 -бөлүк: Конференциянын графигин түзүү
Кадам 1. Конференциянын графигин түзүңүз
Талкуулана турган темалардын чоң сүрөтүн алгандан жана конференциянын аталышын аныктагандан кийин, конференциянын ачылышынан баштап жабылышына чейин график даярдагыла. Конференциялар бизнес чөйрөсүнө жараша ар кандай жолдор менен өткөрүлүшү мүмкүн. Пландаштырууну жеңилдетүү үчүн конференциялар адатта төмөнкү тартипте өткөрүлөт:
- Конференцияны киришүү же ачуу сөзү менен баштаңыз, аны көбүнчө белгилүү бир бизнес чөйрөсүндө белгилүү адам сүйлөйт жана белгилүү спикер болуп калды. Иш -чараны кечинде өткөрүп, анан кечки тамак менен же конференцияны баштоо үчүн эртең мененки биринчи сессия катары бүтүрсөңүз болот.
- Калган графикти кыска сессияларга бөлүңүз. Эгерде конференция катышуучулардын талабы боюнча алардын сунуштарына ылайык өткөрүлсө, материалды катышуучулардын муктаждыктарына ылайыкташтырыңыз. Бирок, сиз конференциянын графигине семинардын графигин, кинофильмдерди же башка материалдарды кошо аласыз. Катышуучулардын санына жараша, ар бир сессияга бардык катышуучулар катыша алабы же жокпу, аныктаңыз ("пленум" деп аталат) же катышуучулар бир нече топко бөлүнүшү керек жана ар бир топ өз тандоосуна ылайык ар кандай сессияларга катышат ("топтор" деп аталат)”).
- Конференцияны жабыңыз, катышуучуларды мотивациялаган же чакырык таштаган материалдарды берүүгө чакыруу менен.
Кадам 2. Сессияны кантип өткөрүүнү чечиңиз
Сиз компаниянын муктаждыктарына жараша сессияны кантип өткөрүүнү тандай аласыз, мисалы, окутуу, иштерди талкуулоо, семинарларды өткөрүү, акыркы саясатты же изилдөө жыйынтыктарын көрсөтүү, суроолорду берүү же слайддарды колдонуу аркылуу.
- Материалды кантип жеткирүүнү тандоо жарыялоо стратегиясына таасирин тийгизет. Ошентип, катышуучулар үчүн абдан пайдалуу болгон материалды мүмкүн болушунча эртерээк даярдаңыз.
- Ар бир сессиянын узактыгы презентациялардын санына жана жеткирилген мазмунга жараша 45 мүнөттөн 3 саатка чейин башталышы мүмкүн.
3 -кадам. Башка иш -чараларды кошууну каалаарыңызды карап көрүңүз
Графикке киргизиле турган пайдалуу иш -чараларды ойлоп, конференциянын ийгилигин колдоодо маанилүү роль ойной аласыз, мисалы:
- Конференциянын катышуучу уюмунун кызыкчылыгы үчүн иш -чараларды пландаңыз, мисалы, бизнес жолугушуу же сыйлык тапшыруу.
- Катышуучуларга каттоо акысы алынса, тамак -аш менен камсыз кылыңыз. Эгерде эч кандай акы жок болсо, катышуучулардан түшкү тамакты алып келүүсүн сураныңыз (акыркы вариант катары). Катышуучулар, адатта, жок дегенде бир тамак жешет деп күтүшөт. Конференциянын орду шаарда болсо, катышуучулар жакынкы ресторанда түшкү тамакка ээ болушу үчүн тыныгуу бериңиз.
- Катышуучулар көңүл ачуучу иш -чараны пландаштырууну каалашабы деп сураңыз, мисалы: шаарды кыдырыңыз, түнкүсүн комедиялык шоу көрүңүз, кино көрүңүз же театрда шоу көрүңүз. Бул иш -чара чоң шаарда же компания үчүн өткөрүлгөн конференцияга ылайыктуу болушу мүмкүн, бирок дайыма эле эмес.
4 ичинен 4 -бөлүк: Басып чыгаруу
Кадам 1. Бара турган катышуучуларды аныктаңыз
Конференциялар абдан ар түрдүү, мисалы, ар кандай катышуучулары бар академиялык, диний жана бизнес конференциялар. Пландаштыруудан мурун, жетиштүү катышуучулардын конференцияга катышууга кызыкдар экенине ынангыла.
Эгерде сиз компаниянын кызматкерлери же чиркөө жамааттары сыяктуу чакан топтор үчүн конференциялар өткөрүүнү кааласаңыз, көп пиар кылуунун кажети жок. Сиз конференциянын пландарын электрондук кат жөнөтүү, компаниянын маалымат бюллетенинде жарыялоо жана/же административдик жолугушууда кабарлоо аркылуу билдире аласыз
Кадам 2. Компаниянын лидерлеринен катышуусун сураныңыз
Сиздин компанияңыздагы адамдарды ишендирүү үчүн сиз укмуштуудай аталышты ойлоп табышыңыз же улуу спикерди чакырышыңыз керек.
Белгилүү спикерлерден ырастоону алгандан кийин, конференциянын материалдарына маалыматты киргизип, потенциалдуу катышуучуларга кабарлаңыз
Кадам 3. Вебсайтты түзүү
Бүгүн санариптик медиа конференциянын ийгилиги үчүн абдан маанилүү курал болуп саналат. Конференциянын аталышынын ачкыч сөзүн же конференцияга байланыштуу башка сөздөрдү издесеңиз, табууга оңой болгон шилтемелери бар веб -сайттын атын түзүңүз. Конференция тууралуу толук маалыматты веб -сайтка жазыңыз жана конференцияга байланыштуу бардык басма жана жарнак материалдарына шилтемени кошуңуз.
- Белгилүү спикерлердин аттарын кошкондо, веб -сайтка конференция өтүүчү жердин күнүн, убактысын жана дарегин киргизиңиз. Ошондой эле транспорт, жатакана, кызыктуу жерлер жана эгерде бар болсо конференциянын графиги тууралуу маалымат бериңиз.
- Катышуучулар каттала алса, веб -сайтка шилтемени кошуңуз.
4 -кадам. Жарнакты коюңуз
Жарнакты алдын ала (бир жыл мурун) баштаңыз, ошондо баяндамачылар конференцияда бериле турган материалдарды камтыган сунуштарды бере алышат. Конференциянын көлөмүнө жана катышуучулардын тек -жайына жараша жарыялоонун туура жолун тандаңыз. Потенциалдуу катышуучулар маалыматты кайдан аларын карап көрүңүз, балким:
- Социалдык медиа, мисалы, демөөрчү уюмдун Facebook жана Twitter аккаунттарынан
- Listservs жана электрондук почта даректериндеги байланыштардын тизмеси
- Блог, журнал, гезит же бизнес журналы
- Тиешелүү топторго, уюмдарга же компанияларга жөнөтүлгөн плакаттар, баракчалар же башка билдирүүлөр
5 -кадам. Сунуштарды сураңыз
Жарнактын долбоорун даярдап жатканда, каттоого даяр экениңизди же документтер, панелдик сунуштар же семинардын материалдары түрүндө жеке же топтук сунуштарды берүүнү күтүп жатканыңызды көрсөтүңүз.
Сунуштун узактыгын бизнес тармагына жараша аныктай аласыз. Билим берүү чөйрөсүндө, кичинекей конференциялар, адатта, бир нече жүз сөздүн тезистерин талап кылат, ал эми масштабдуу конференциялар толук кол жазмаларды талап кылат
Кадам 6. Каттоону кабыл алууну баштаңыз
Катышуучулар конференцияга чейин каттала тургандай шарттарды даярдаңыз, дагы бир нече ай мурун. Ошентип, сиз катыша турган катышуучулардын санын болжолдой аласыз.
- Каттоо үчүн конференциянын вебсайтына шилтеме берген вебсайт түзүңүз. Эгерде сизде веб -сайтты түзүү үчүн техникалык көндүмдөр жок болсо, учурдагы кызматты колдонуңуз. Мисалы, RegOnline акы төлөнүүчү кызматтарын колдонуңуз, ал ар кандай окуяларга онлайн каттоого кам көрөт, маалыматтарды иштетет жана колдонуучуларга оңой жетүү менен сизге жөнөтөт.
- Катышуучулар, эгерде сизде кредиттик карта аркылуу төлөмдөрдүн дүмүрчөктөрүн иштетүү мүмкүнчүлүгү болсо, телефон же факсимиле аркылуу катталса болот.
- Эгерде сиз интернетти же телефонду каттоону кабыл албасаңыз, анда PDF түрүндө анкета түзүңүз жана аны вебсайтка жүктөңүз. Катышуучуларга форманы басып чыгара аларын, аны толтуруп, текшерүү же компанияңыздын электрондук почта дарегине которууну тастыктаган документ менен жөнөтө аларын билдириңиз.
- Катышуучулар эрте катталуусу үчүн, жок дегенде бир ай мурун төлөмдөрдү жүргүзгөн катышуучуларга арзандатууларды сунуштаңыз. Катышуучулар конференция өтүүчү жерде төлөшсө, билеттердин баасы бир аз кымбатыраак болот.
Кеңештер
- Баяндамачыга сахна, сыналгы, чоң экран же компьютер сыяктуу кошумча жабдуулар керекпи деп сураңыз.
- Тамак -аш менюну тандоодо, белгилүү бир тамак -аш азыктарынын диетасын карманыш керек болгон катышуучулар бар -жогун текшериңиз.
- Ижара акысын салыштырып жатканда, тамак -аш, суу, алкоголсуз суусундуктар ж.б. анткени бул абдан кымбат болушу мүмкүн.
- Бөлмө тандоодо конференциянын максатын карап көрүңүз жана аудиторияны же стулдарды жана столдорду жазуу үчүн колдонууну каалаарыңызды чечиңиз.
