Жумуш жана бизнес, айрыкча офистик чөйрөдө, белгилүү бир деңгээлде кызматташууну талап кылат. Мисалы, маанилүү чечимдер көбүнчө бир адамдын көз карашынан көбүрөөк талап кылат жана жалпысынан маанилүү иштин ийгилиги бир катар адамдардын тажрыйбасын талап кылат. Жолугушуулар структуралаштырылган жана уюшулган кызматташтыкты түзүүнүн жолу, бирок максатсыз же көзөмөлсүз жолугушуулар оңой эле өтө узун жана натыйжасыз болуп калышы мүмкүн. Жолугушууларды пландаштырууну, даярдоону жана жетектөөнү билүү, натыйжалуу жолугушуу менен убакытты текке кетирүүнүн айырмасын түзөт.
Кадам
3төн 1 бөлүк: Жолугушууга даярдануу
Кадам 1. Катышуучулар менен боло турган жолугушууну талкуулаңыз
Келе жаткан жолугушууга төрагалык кылаарыңызды билгенде, биринчи кылышыңыз керек болгон нерсе-катыша турган адамдар менен (өзгөчө маанилүү жана жогорку деңгээлдеги адамдар) сүйлөшүүгө бир аз убакыт бөлүү. Алар жолугушууда талкуулагысы келген өзгөчө бир нерсе барбы деп сураңыз. Алардын жоопторун жазыңыз жана күн тартибиңизди жазып жатканда аларды жол көрсөткүч катары колдонуңуз.
Катышуучулардан эмнени талкуулоону каалашарын суроо - бул күн тартибин жазууну жеңилдетүү үчүн гана эмес, жолугушуу баштала электе эле аларды жолугушуу процессине тартуу. Адамдар, алар үчүн маанилүү болгон маселелер талкууланарын билгенде, жолугушууларга көбүрөөк катышып, көңүл бурушат
2 -кадам. Күн тартибин жазуу жана бөлүшүү
Жолугушуунун күн тартиби жолугушуунун лидери үчүн гана эмес, келген коноктор үчүн да пайдалуу. Күн тартибинде жолугушуу тууралуу пайдалуу маалыматтар камтылган, мисалы, качан, кайда жана ким катышат. Эң негизгиси, күн тартибинде талкууга турган темалар да жазылган, ошондо ар ким даярдык көрө алат. Жолугушуунун алдында күн тартибин жөнөтүңүз - жолугушуу канчалык маанилүү болсо, күн тартибин ошончолук эрте жөнөтүшүңүз керек.
Күн тартибине киргизиле турган бир нерсе - ар бир талкуунун болжолдуу мөөнөтү. Мурда белгиленген болжолдуу графикке ээ болуу, жолугушууну туура жолго коюуга жардам берет. Күн тартибиңиздеги кээ бир иш -чаралар узакка созулат (жана башкалар тезирээк), график жалпы убакытты уюштурууну жана тууралоону жеңилдетет
3 -кадам. Мурунку талкуулар жана жолугушуулар темасында бир аз изилдөө жүргүзүңүз
Жолугушууга келген адамдар сиз талкуулоону пландап жаткан тема боюнча бардык маалыматты билбеши мүмкүн - кээ бирлери акыркы жолугушууга катышпаган болушу мүмкүн, башкалары унутуп коюшкандыр. Жолугушуунун төрагасы катары талкуунун тарыхын билүү сиз үчүн жакшы идея. Чечилбеген маселелерди билүү үчүн маанилүү жолугушууларга келген адамдар менен сүйлөшүп көрүңүз, андыктан аларды жолугушууда талкууласаңыз болот. Сиз ошондой эле пландарыңызды уюштурууга жардам берүү үчүн жазууларды сактаган чиновниктен акыркы жолугушуунун протоколун алышыңыз керек.
Мурдагы жолугушуулардан алынган мүнөттөр лидер катары сиз үчүн маанилүү булак боло алат. Протокол акыркы жолугушууда болгон талкууларды жана чечимдерди жалпылайт, андыктан бардык маанилүү маалыматты салыштырмалуу тез жана оңой таба аласыз. Сизге күн тартиби менен бирге катышуучулар менен маанилүү жолугушуу протоколун бөлүшүү керек болушу мүмкүн
Кадам 4. Жолугушуу ордун алдын ала даярдаңыз
Жолугушуу күнү сиз колдонула турган бөлмө же жер таза, тыкан жана жолугушууга катышуучуларды жайгаштырууга даяр экенин текшеришиңиз керек. Сиз жолугушуу технологиясынын бардык компоненттеринин (презентациялар, проекторлор, визуалдык аппараттар ж.
Эгерде сиз электрондук презентацияны колдонуп жатсаңыз (мисалы, PowerPoint ж.б.), презентацияда колдонула турган алыстан башкаруу пульту же чыкылдатуучу менен таанышууга убакыт бөлүңүз. Сиз, албетте, маанилүү маселелерди талкуулоодо ошол контроллерлер менен убакытты текке кетиргиңиз келбейт
3төн 2 бөлүк: Жолугушуулар учурунда лидердин милдетин аткаруу
Кадам 1. Жолугушууну расмий түрдө ачыңыз
Пландаштырылган убакыт бүткөндө жана бардык катышуучулар (же жок дегенде бардык маанилүү катышуучулар) катышып жатканда, бөлмөдө отургандардын баарына көңүл буруңуз. Лидер катары өзүңүздү тааныштырыңыз жана жолугушуунун максаты эмнеде. Пландаштырылган жолугушууңуздун качан бүтөөрүн белгилөө менен убакыт алкагын коюңуз - сиз узак же кыска жолугушуу өткөрө аласыз, бирок мөөнөтүн алдын ала айтуу жолугушууну өз убагында өткөрүүгө жардам берет. Эгерде кээ бир катышуучулар бири -бирин тааныбаса, катышуучулардын ысымдарын кыскача окуп, маанилүү катышуучуларды тааныштырууга убакыт бөлүңүз.
Белгилей кетсек, кээ бир ишканалар менен уюмдарда жолугушууларды ачуу жана өткөрүү боюнча катуу жана үзгүлтүксүз процедуралар бар. Мисалы, балка кагуу менен жолугушууларды ачкан уюмдар бар
2 -кадам. Мурунку жолугушуулардын тийиштүү жыйынтыктарын бергиле
Узакка созулган долбоордун бир бөлүгү болгон жолугушуунун башталышында, өткөн жолугушуунун окуяларынын же чечимдеринин кыскача корутундусун берүү менен долбоор жөнүндө кыскача маалымат беришиңиз керек. Бардык катышуучулар талкуу темасы жөнүндө сиз сыяктуу жакшы билишпейт, андыктан бул кадам жолугушууну эффективдүү жана натыйжалуу кылууга жардам бериши мүмкүн.
- Мурунку жолугушуулардын жыйынтыктарын өзүңүз жалпылоонун ордуна, жыйындын катчысынан же кызмат адамынан мурунку жолугушуулардын протоколун окуп берүүнү сурансаңыз болот, резюме формалдуу маанай тартуулайт.
- Сиз ошондой эле мурунку жолугушуудан кийин болгон маанилүү каттарды же билдирүүлөрдү окууну ойлонушуңуз керек.
- Белгилей кетүүчү нерсе, эгер сиз катышуучуларга протоколдун/кат алышуунун көчүрмөсүн берсеңиз, аларды окуу зарыл болбой калышы мүмкүн.
3 -кадам. Маанилүү катышуучуларга жалпы абал тууралуу билдирүүгө уруксат бериңиз
Андан кийин, акыркы жолугушуудан кийин болуп өткөн жаңы окуялар жөнүндө сизге маалыматы бар адамдарды чакырыңыз. Бул нерсе болушу мүмкүн - мисалы, бизнестин же уюмдун алдында турган жаңы көйгөйлөр, кадрдык өзгөрүүлөр, долбоордун иштелмелери жана стратегиядагы өзгөрүүлөр. Жолугушуунун катышуучулары мурунку жолугушуулардын натыйжасында жасалган конкреттүү аракеттердин жыйынтыктары жөнүндө да уккусу келет.
Кадам 4. Бүтпөгөн иштерди бүтүрүңүз
Эгерде чечилбеген маселелер жана акыркы жолугушуудан кабыл алынбаган чечимдер болсо, жаңы маселелерди талкуулардан мурун аларды чечүүгө аракет кылыңыз. Мурунку маселе канчалык узак кармалып турса, катышуучулар ошончолук жоопкерчиликти өз мойнуна алгысы келбейт, андыктан жолугушуу учурунда бүтпөгөн бизнести аныктап, чечүүгө аракет кылыңыз. Адатта, бүтпөгөн бизнес мурунку жолугушуунун протоколунда "чечилбеген" же "кошумча талкууга берилген" деп атайын белгиленет.
- Сиз иштеген маданиятка жана эрежелерге жараша, сиздин бизнесиңиз же уюмуңуз чечим кабыл алуунун конкреттүү жол-жоболоруна ээ болушу мүмкүн-мисалы, жолугушуунун катышуучулары көпчүлүктүн консенсусуна жетиши керек болушу мүмкүн, же, балким, жогорку деңгээлдеги адамдардын тобуна чечим кабыл алуу тапшырылган. бардык чечимдер чечим.
- Кээ бир нерселер жолугушуу учурунда бүтүрүү үчүн өтө чоң экенин унутпаңыз. Бүтпөгөн долбоорлордун узак мөөнөттүү прогресси жөнүндө ойлонуунун кажети жок. Ошентсе да, сиз бул учурда аракетти талап кылган чечимди же долбоорду көтөрүшүңүз керек.
Кадам 5. Жаңы бизнести талкуулаңыз
Андан кийин, жаңы маселелерди, тынчсызданууларды жана талкууланышы керек болгон маселелерди ойлоп табыңыз. Бул табигый түрдө мурунку жана учурдагы жолугушуулардын ортосунда болгон окуялардан келип чыккан нерселер. Катышуучулардан конкреттүү, так чечимдерди алууга аракет кылыңыз - канчалык көп нерселерди жоопсуз калтырсаңыз, ошончолук чечилбеген маселелерди кийинки жолугушууга алып келесиз.
Кадам 6. Жолугушуунун корутундусун окуңуз
Бардык эски жана учурдагы маселелериңизди иштеп чыккандан кийин, жолугушуунун корутундусун бардык катышуучулар үчүн окуу үчүн убакыт бөлүңүз. Индивидуалдуу түрдө кабыл алынган бардык чечимдерди тизмектеп, керек болсо катышуучулардын кийинки жолугушууга чейин жасашы керек болгон конкреттүү аракеттерди сүрөттөп бериңиз.
Бул кадам өтө маанилүү - бул долбоордун кайда экенин жана алардан эмнени күтүп турганын билип туруп, баардыгы жолугушуудан чыгып кетишин камсыздоо үчүн бул сиздин акыркы мүмкүнчүлүгүңүз
7 -кадам. Кийинки жолугушуунун негиздерин белгилөө менен жыйынтыктаңыз
Акырында, кийинки жолугушууда эмнени талкуулай турганыңызды айтыңыз жана пландап баштаганыңызда, жолугушуунун качан жана кайсы жерде болорун айт. Бул катышуучуларга бир маанилүү долбоордон же чечимден экинчисине чейин үзгүлтүксүздүк сезимин түзүүгө жардам берет жана аларга берилген тапшырманы улантууга же аягына чыгарууга убакыт берет.
Белгилей кетүүчү нерсе, эгер сиз азыркы жолугушууда бардык эски жана жаңы маселелерди камтыган болсоңуз, анда башка жолугушууну пландаштыруунун кажети жок. Бирок, эгерде дагы бир талкууну талап кылган чечилбеген көйгөйлөр жетиштүү болсо же конкреттүү долбоор боюнча прогрессти көргүңүз келсе, башка жолугушуу жакшы идея болушу мүмкүн
3 -жылдын 3 -бөлүгү: Жолугушууларды эффективдүү алып баруу
Кадам 1. Талкууну жетектеңиз, бирок үстөмдүк кылбаңыз
Жолугушуунун лидери катары сиздин ролуңуздун бири - бул талкууну үзгүлтүксүз жүргүзүү. Сиздин ролуңуз - бардык маселелер боюнча пикир айтуу же талкуунун белгиленген график боюнча өтүшүнө ынануу эмес. Сиз ийкемдүүлүккө ээ болушуңуз керек. Башка катышуучуларга эркин сүйлөөгө мүмкүнчүлүк бериңиз жана күн тартибинде болбосо да жаңы талкуу темалары пайда болушуна жол бериңиз. Талкууну улантуу үчүн сизге теманы аяр түрдө бүтүрүү же белгилүү бир теманы өзгөртүү керек болушу мүмкүн, бирок сиз жолугушуунун бардык аспектилерин көзөмөлдөшүңүз керек деп ойлобошуңуз керек. Анткени, жолугушуулар - бул биргелешкен процесс.
Жолугушуу учурунда күн тартибиңизге көңүл буруңуз. Эгерде жолугушуу күн тартибинен чыкпаса, анда талкуунун айрым темаларын өткөрүп жиберүү же кийинкиге калтыруу керек болушу мүмкүн. Эгерде талкууланып жаткан тема абдан маанилүү болсо, муну жасоодон коркпоңуз
Кадам 2. Бардык катышуучуларды катышууга үндөңүз
Жолугушуунун лидери катары сиздин ишиңиз ачык жана жемиштүү жолугушууну камсыз кылуу. Эгерде сиз талкууланып жаткан маселеге тиешелүү билимге ээ болгон айрым катышуучулар топко ачык эмес экенин байкасаңыз, аларды сүйлөшүүгө үндөңүз. Сиз аларга каршы чыгуунун же түз телефон чалуунун кажети жок-жөн гана "Мита айымдын тажрыйбасы бул жерде пайда болот" деген сыяктуу бир нерсе айтыңыз жана бул аз активдүү мүчөлөрдү жолугушууга тартуунун эң сонун жолу.
3 -кадам. Баары талкууланып жаткан нерсени түшүнөөрүн текшериңиз
Жолугушууга келгендердин баарынын тажрыйбасы же талкуу темасы боюнча билими бар экенин эстөө кыйын. Катышуучулардын убактысын жолугушууда акылдуулук менен өткөрүүсүн камсыз кылуу үчүн, мүмкүнчүлүктөн пайдаланып, татаал маселени же теманы кыскача жөнөкөйлөштүрүп алсаңыз болот. Бул маалыматты билбеген катышуучулар аны сөзсүз баалашат.
4 -кадам. Татаал же ыңгайсыз суроолорду этибарга албаңыз
Эгерде мындай суроолор компетенттүү лидер тарабынан көзөмөлдөнбөсө, жолугушуу үзүрлүү болот. Жолугушууда талкуулагыңыз келген бардык маанилүү маселелер талкууланганына ынануу үчүн аракет кылыңыз. Катышуучулардын күнөөнү башка жакка бурушуна же чечилбеген маселелер үчүн бүдөмүк шылтоолорду айтуусуна жол бербеңиз. Тактап, эч ким талкуулагысы келбеген суроолорго жооп алууга аракет кылыңыз. Катышуучулар муну каалабаса да, жолугушуунун эффективдүү болушу үчүн жооп бериши керек.
Бардык маанилүү чечимдердин жазылганын текшериңиз (эгерде сизде расмий же эскертүүчү болсо, бул ишти аларга тапшырыңыз). Эгерде сиз татаал суроо берүүдөн кыйналсаңыз, жоопторуңуз жакшы документтештирилгенин текшергиңиз келет
5 -кадам. Убактыңызды байкаңыз
Жолугушуулардын жаман абройго ээ болушунун бир себеби бар-көпчүлүк адамдар үчүн жолугушуулар убакытты талап кылган иш. Жолугушуу өтө узакка созулуп кетпеши үчүн, дискуссияны улантуу үчүн лидер катары күчүңүздү колдонуңуз. Эгерде жолугушуу сиз күткөндөн көпкө созулса, кийинки талкууга чейин кээ бир маанилүү эмес маселелерди же сүйлөшүүлөрдү калтыруудан коркпоңуз. Сиз эч кандай катышуучунун убактысы текке кетпеши үчүн графикти өзгөртүүгө даяр болушуңуз керек.
