Меморандум - бул компаниянын кызматкерлеринин ортосундагы ички байланыш үчүн колдонулган документтин бир түрү. Эскертмелер-бул бизнес дүйнөсүнүн убакыттын сыноосунан өткөн аспекти, алар туура жазылганда, нерселердин агымын сактоого жардам берет.
Кадам
3төн 1 бөлүк: Тилди жана Форматты тандоо
Кадам 1. Ашыкча кокустуктан алыс болуңуз
Жалпысынан алганда, меморандумдун тили түшүнүктүү жана жөнөкөй, бирок профессионалдуу болушу керек. Эскертмеде жөн эле сүйлөшүүдөн оолак болуу керек.
- Мисалы, “Салам баарыңарга! Кудайга шүгүр, жума күнүбү? Мен маанилүү бизнес маселеси жөнүндө айткым келет ".
- Анын ордуна, "Мен Project Z прогрессинин отчету менен бөлүшкүм келет."
2 -кадам. Эмоционалдык тилден алыс болуңуз
Ошондой эле нейтралдуу обонду колдонууга жана эмоционалдык тилден оолак болууга аракет кылуу керек. Талаптарды тастыктоо үчүн фактыларды жана далилдерди айтууга аракет кылыңыз.
- Мисалы, "Жума күнү кокусунан кийинүүгө уруксат берилсе, баарыбыз бактылуу болобуз деп ойлойм" сыяктуу дооматтардан алыс болуңуз.
- Тескерисинче, кызматкерлерге кийим тандоого уруксат берилгенде моралдык маанай көтөрүлөбү же жокпу деген изилдөө маалыматын издеңиз жана бул маалыматты меморандумда эскериңиз.
3 -кадам. Сигнал фразаларын колдонуңуз
Эгерде сиз далилдерди же булактарды келтиргиңиз келсе, окурманга эмне кылып жатканыңызды билдире турган тилди колдонууну тактаңыз.
Мисалы, "Биздин табылгаларга ылайык, …" же "EPA тарабынан аякталган изилдөө муну көрсөтүп турат …" деген фразаны колдонуп көрүңүз
Кадам 4. Тиешелүү моделди жана шрифт өлчөмүн тандаңыз
Memos окуу үчүн жеңил болушу керек. Ошентип, кичине шрифттерди колдонбоңуз, демейки өлчөмү 11 же 12.
Ошондой эле Times New Roman сыяктуу жөнөкөй арипти тандашыңыз керек. Бул Comic Sans сыяктуу "күлкүлүү" шрифттерди колдонуунун учуру эмес (сиз бул шрифтти тандаганыңыз үчүн күлүшүңүз мүмкүн)
Кадам 5. Стандарттык чектерди колдонуңуз
Бизнес жазуу үчүн типтүү маржа 1 дюйм же 2,54 см түзөт, бирок кээ бир текст иштетүү программалары бир аз кененирээк чектери бар мемо шаблондорун даярдашкан (мисалы, 1.25 дюйм же 3.18 см).
Кадам 6. Бир боштукту тандаңыз
Бизнес эскертмелери, адатта, эки боштукту колдонбойт. Китеп баракчасын кичине кармоо үчүн, бир боштукту карап көрүңүз, бирок абзацтардын же бөлүмдөрдүн ортосуна боштук кошуңуз.
Абзацтын чегинүүсү, адатта, талап кылынбайт
3төн 2 бөлүк: Бизнес эскертме жазууга даярдануу
Кадам 1. Эскертмени жөнөтүү керекпи, чечиңиз
Эгерде сиз маанилүү бизнес маселелериңизди командаңыздагы бир нече адам менен бөлүшүшүңүз керек болсо, анда эскертме жөнөтүү жакшы. Эскертмелер, мисалы, бир гана адам менен баарлашсаңыз же кат жазууну кааласаңыз да жөнөтүлүшү мүмкүн.
- Бирок, кээ бир учурларда, кызыкдар адам менен түз сүйлөшүү натыйжалуу болот.
- Мындан тышкары, кээ бир маалыматтар меморандумга жөнөтүү үчүн өтө сезимтал болушу мүмкүн.
Кадам 2. Эскертмени жазуунун максатын аныктаңыз
Эскертүүлөрдүн мазмуну жана орнотуулары максатка жараша өзгөрөт. Эскертүүлөрдүн көпчүлүк түрлөрү төмөнкү себептерден улам жазылат:
- Идеяны же чечимди сунуштоо. Мисалы, эгерде сиз ашыкча иштөө графиги менен маселени кантип чечүүнү билсеңиз, анда бул идея эскертмеге жазылып, жетекчиңизге жөнөтүлүшү мүмкүн.
- Заказ берүү үчүн. Мисалы, эскертмелерди жөнөтүү - бул сиздин бөлүм өткөрүп жаткан конференциянын жоопкерчилигин өткөрүп берүүнүн эффективдүү жолу.
- Отчеттор үчүн. Сиз ошондой эле акыркы окуялар жөнүндө кесиптештериңизге маалымат берүү, долбоор боюнча жаңыртууларды билдирүү, прогресс жөнүндө отчетторду берүү же иликтөө жыйынтыктарын билдирүү үчүн эскертмелерди жөнөтө аласыз.
3 -кадам. Теманы тарытуу
Сиз бир нече долбоорлорду иштеп жаткан болушуңуз мүмкүн жана кесиптештерге, жетекчилерге же кардарларга нерселердин жүрүшү жөнүндө эскертүүлөрдү жөнөтүүгө азгырылышы мүмкүн. Бирок, бизнес -эскертүүлөр бир гана маселеге багытталышы керек экенин унутпаңыз.
Эскертүүлөр кыска, түшүнүктүү жана бош эмес адамдар тез окушу үчүн жеңил болушу керек. Андыктан, маанилүү маалыматты көз жаздымда калтырбаңыз. Фокусталган эскертүүлөр сиздин билдирүүңүздүн кабыл алынышын жана түшүнүлүшүн камсыз кылууга жардам берет
4 -кадам. Аудиторияны эске алыңыз
Бизнес эскертменин мазмуну, стили жана обону арналган аудитория тарабынан аныкталат. Андыктан, эскертмени ким аларын жакшылап ойлон.
Мисалы, кеңседе кимдир бирөөгө сюрприз уюштуруу жөнүндө кесиптешиңизге жазуу, бир нече ай бою жүргүзгөн иликтөөнүн жыйынтыгы тууралуу жетекчиге жазылган жазуудан айырмаланат
3төн 3 бөлүк: Бизнес эскертме түзүү
Кадам 1. Аны белгилеңиз
Ишкердик кат алышуунун көптөгөн түрлөрү бар. Эскертүүлөрдүн стандарттык жолу - бул документти ачык белгилөө.
- Мисалы, беттин жогору жагына "Эскерүү" же "Меморандум" деп жазыңыз.
- Позиция борборго же солго тегизделиши мүмкүн. Илхам алуу үчүн алган бизнес эскертмелериңизди карап чыгып, форматын көчүрүңүз.
Кадам 2. Аталышын жазыңыз
Эскертменин биринчи бөлүгүндө маанилүү пункттар камтылышы керек. Ар бир компонент жөнүндө толук маалымат кийинки кадамда сүрөттөлөт.
- КИМГЕ: эскертмени алган адамдардын фамилияларын жана наамдарын жазыңыз.
- ФРОМ: толук атын жана наамын жазыңыз.
- DATE: толук жана так датаны жазыңыз, жылды унутпаңыз.
- SUBJECT: мемонун мазмунун кыска жана конкреттүү сүрөттөмөсүн жазуу.
- Көбүнчө тема "Re:" же "RE:" менен көрсөтүлөт (экөө тең тиешелүү).
Кадам 3. Алуучулардын тизмесин кылдаттык менен тандаңыз
Маалыматка же өнүгүүгө муктаж болгондордун бардыгын киргизиңиз. Билиш керек болгон адамдарга эскертмелерди таратууну чектеңиз.
- Бизнес жагынан акылга сыярлык, офистеги ар бир адамга эскертүүлөрдү жөнөтүү акылдуулукка жатпайт.
- Адамдар көптөгөн эскертүүлөргө толуп кетишет жана тиешеси жок эскертмелерди этибарга албай коюшат.
Кадам 4. Алуучулардын тизмесиндеги адамдар үчүн туура аттарды жана наамдарды жана наамдарды колдонуңуз
Сиз жана сиздин жетекчиңиз күн сайын тааныш болсо да, жазуу түрүндөгү кат алышууну формалдуу түрдө жүргүзгөнүңүз оң. Мисалы, балким сиз офис коридорунда жолукканыңызда гана жетекчиңиздин аты менен учурашасыз, бирок эскертүүлөр үчүн аны "Райана айым" же "Доктор. Риана ".
Сиз жазган маалымат алуучулардын тизмесиндеги баарына арналганын унутпаңыз. Ошентип, толук аты -жөнүн жана наамын жазыңыз
Кадам 5. Тышкы эскертмеде кайрылган адамдын аталышын билип алыңыз
Эгерде сиз офистен тышкары бирөөгө мемо жөнөтүп жатсаңыз, анда туура учурашууну аныктоо маанилүү. Каралып жаткан профильди издөөгө убакыт бөлүңүз, жеке маалымат көбүнчө алардын компаниясынын веб -сайтында сүрөттөлөт.
- Мисалы, сиз илимдин доктору экенине күмөн санайсыз. Ооба болсо, негизинен туура саламдашуу доктор. X
- Анын позициясы кандай? Директордун орун басарыбы же декандынбы? Эгер ошондой болсо, анда аны меморандумда сөзсүз түрдө белгилеңиз.
Кадам 6. Теманы кылдат жазыңыз
Тема кыска, так жана өтө жалпы эмес экенин текшериңиз.
- Мисалы, "Жаңы бизнес" темасы бүдөмүк көрүнөт жана эгер кимдир бирөө файлды жумалар же күндөр издеп жаткан болсо, анда алар сиздин эскертүүлөрүңүздүн кайсынысы экенин чечүүдө кыйналышы мүмкүн.
- Жакшы тема мындай болот: "Кардарлар базасын кеңейтүү боюнча иликтөөнүн жүрүшү жөнүндө отчет".
Кадам 7. Саламдашууну өткөрүп жиберүүнү карап көрүңүз
Сиз билдирүүнү салам менен баштоо керекпи же жокпу, өзүңүз тандай аласыз, мисалы, “Урматтуу. Миссис Вардани "же" Урматтуу. Кесиптештер ". Бирок, бизнес эскермеде саламдашуу күтүлбөгөнүн унутпаңыз.
Эскертүүлөр маанилүү маалыматты жеткирүүнүн тез жана эффективдүү каражаты болуп саналат жана аудитория бул эскертмени ким кабыл алганын жана жөнөткөнүн так билет
Кадам 8. Киришүү жазыңыз
Эскертмени жазуу жана жөнөтүү максатын түшүндүрүңүз.
Мисалы, "Мен муну менен сизге билдирем …". Киришме эскертменин мазмунун кыскача бериши керек
Кадам 9. Киришүү кыска
Биринчи бөлүмдө бардык деталдарды жана/же далилдерди берүүнүн кажети жок.
Бир нече сүйлөм же кыска абзац жетиштүү болот
Кадам 10. Эскертүүнүн дене орнотууларын аныктаңыз
Киришүүдөн кийин, бизнес -эскертме, адатта, корутундуга чейин эки -төрт кошумча абзацтарды камтыйт. Мазмун жана орнотуулар темага жараша болот.
Мисалы, маалыматты маанилүүлүгүнө жараша иреттей аласыз. Же, эгер сиз процессти сүрөттөсөңүз, эскертменин негизги бөлүгүн процесстин этаптарына дал келтирүү үчүн бөлүңүз
Кадам 11. Субтитр кошууну кааласаңыз чечиңиз
Бизнес эскертмелер так бөлүмдөрдөн турушу керек. Адатта бизнес -эскертмелер так бөлүнөт, ошондуктан алуучу маалыматты оңой окуп жана сиңирип алат. Сиз аларга пункттарды белгилөө менен пункттарды түшүнүүгө жардам бере аласыз.
12 -кадам. Конкреттүү субтитр жазыңыз
Ар бир бөлүмдүн фокусу алуучуга түшүнүктүү экенин текшериңиз.
Мисалы, пландаштырылган офистин көчүрүлүшү жөнүндө эскерме жазууда төмөнкү бөлүмдөрдү камтыйт: "Биздин башкы кеңсебиз үчүн жаңы жер", "Офистик жабдуулардын маанилүү багыттары" жана "Офисти жылдырууну аяктоо графиги"
Кадам 13. Негизги абзацка тема сүйлөмүн кошуңуз
Ар бир бөлүмдүн же абзацтын биринчи сүйлөмү бөлүмдүн негизги пунктун билдириши керек.
Эскертменин ар бир абзацы же бөлүмү бир гана идеяга багытталышы керек
14 -кадам. Ок пункттарын колдонууну карап көрүңүз
Эгер сиз маанилүү пункттарды белгилегиси келсе, ок пункттары же тизмелери абдан пайдалуу болушу мүмкүн. Бул формат окурмандарды маанилүү учурларга көңүл бурууга үндөйт жана эскертүүлөрдү тез жана сапаттуу окууга жардам берет.
Кадам 15. Эскертмени кыска кылыңыз
Жалпысынан алганда, бизнес эскертмелер бирден эки беттен ашпайт.
Бул стандарттык барак чеги көбүнчө бөлүмдөрдүн ортосунда кошумча сызыктары жок бир интервалдуу документтер үчүн
Кадам 16. Кыскача абзац керекпи, чечиңиз
Жалпысынан алганда, эскертүүлөр резюме талап кылбайт, айрыкча бир барактан аз болсо.
Бирок, эгерде сүрөттөлгөн маалымат татаал болсо же эскертме кадимкидей узунураак болсо, анда негизги ойлорду кыскача жазып алуу пайдалуу
Кадам 17. Корутунду бөлүмдү же абзацты киргизиңиз
Эгер кыскача эскертменин кереги жок болсо да, аны аягына чейин сүйлөм менен бүтүрүшүңүз керек. Төмөнкүлөрдү ойлонуп көр:
- Эскертменин негизги кабары эмнеде? Алуучунун бир нерсе кылышын каалайсызбы? Алар кандайдыр бир күндөн кечиктирбестен жооп бериши керекпи? Ооба болсо, ачык айтыңыз.
- Эгерде эч кандай аракет талап кылынбаса, "Мен мындан ары талкуулоого кубанычта болом" же "Кандайдыр бир көйгөйлөр же суроолор боюнча мага кайрылыңыз" сыяктуу жөнөкөй сүйлөмдү кошуңуз.
Кадам 18. Кааласаңыз кол коюңуз
Негизинен эскертменин аягына атын же колун кошуунун кажети жок. Бирок, эсиңизде болсун, өз тармагыңыздагы башка меморандумдарды ээрчүү эң коопсуз.
- Эгерде экинчиси формалдуу түрдө бүтсө (мис., "Урматтоо менен, доктор Сари), мисалды ээрчиңиз.
- Бул кол коюуну талап кылбаса да, документтин аягына баш тамгаларыңызды киргизүү керек болушу мүмкүн.
19 -кадам. Эгерде кандайдыр бир тиркемелер бар болсо
Эгерде эскертмеде ошондой эле таблицалар, графиктер же отчеттор сыяктуу тиркемелер камтылган болсо, анда эскертменин аягында тиркемелерди сөзсүз түрдө белгилеп алыңыз. Мисалы, "Тиркелет: 1 -таблица".
- Сиз ошондой эле эскертменин негизги бөлүгүндөгү тиркемени шилтемелешиңиз керек.
- Мисалы, кызматчыларды кеңсеге жакын арада көчүрүү жөнүндө эскертүү үчүн, сиз төмөндөгүдөй маалыматты жаза аласыз: “Биз көчүрүү процессин ушул чейректин аягына чейин бүтүрүүнү пландап жатабыз. Кененирээк график үчүн тиркелген 1 -таблицаны караңыз."
Кадам 20. Кылдаттык менен жазылган эскертмени кайра окуңуз
Жөнөтүүдөн мурун кайра окуп, тууралаңыз. Сүйлөмдүн грамматикасы туура экенин, пунктуациянын туура эмес жазылышын же колдонулбаганын жана мазмунун түшүнүү оңой экендигин текшериңиз.
- Убакыт көйгөйү болбосо, биринчи коррекциядан кийин жеткирүүнү кийинкиге калтырууну карап көрүңүз. Эгерде сиз меморандумду бир -эки сааттан кийин кайра окусаңыз, анда башында көз жаздымда калган каталарды таба аласыз.
- Эскертмеде купуя маалымат камтылган болсо, компаниянын саясатын текшериңиз, ким сиз үчүн эскертмени карап чыга алат жана анын мазмунун биротоло жактырат.
