Сиз жакшы, кемчиликсиз профессионалдуу кат жазышыңыз керекпи? Көпчүлүк бизнес-каттар мазмундун бардык түрүнө колдонууга боло турган туруктуу, үйрөнүүгө оңой форматка ылайык келет. Иш каттар дайыма датаны, жөнөтүүчү жана алуучу маалыматын жана дененин бир нече абзацтарын камтууга тийиш. Төмөндөгү кадамдарды аткарыңыз жана компанияңыздын стандарттарына ылайык өзгөртүүлөрдү киргизиңиз.
Кадам
4 -жылдын 1 -бөлүгү: Кат баштоо
Кадам 1. Форматын билиңиз
Катыңыздын мазмуну кандай болбосун, ээрчиш керек болгон стандарттуу бизнес -кат презентациялары бар. Кызматтык каттар Arial же Times New Roman сыяктуу жалпы шрифтте терилип, жазылышы керек. Блок абзацтарын колдонуңуз. Башкача айтканда, Enterди эки жолу басуу менен жаңы абзацты баштайсыз. Блок -параграфтарда биринчи сапты чегинтпеңиз.
- Бардык тараптан 2,54 см аралыкты колдонуңуз.
- Электрондук почта аркылуу жөнөтүлгөн бизнес каттар да жалпы шрифт менен жазылышы керек. Бизнес каттарда ак -кара түстөн башка скрипттерди же түстөрдү колдонбоңуз.
Кадам 2. Туура кагаз түрүн тандаңыз
Каттар 21 х 29,7 см өлчөмүндөгү А4 форматындагы кагазга же 21,5 х 29,7 см өлчөмүндөгү А4 форматында басылышы керек. Бир нече узун каттарды же келишимдерди F4 кагазына же 21 x 33 см Folioго басып чыгарса болот.
Эгерде кат почта аркылуу жөнөтүлө турган болсо, аны фирмалык бланкка басып чыгарууну ойлонуп көрүңүз. Бланкты колдонуу кесипкөй таасирди күчөтөт жана компаниянын логотибин жана байланыш маалыматын берет
Кадам 3. Сиздин компанияңыз тууралуу маалыматты кошуңуз
Компаниянын атын жана дарегин териңиз жана даректин ар бир бөлүгүн белгилөө үчүн жаңы сапты колдонуңуз. Эгерде сиз жеке ишкер болсоңуз же көз карандысыз подрядчы болсоңуз, атыңызды компаниянын ордуна же компанияңыздын атынын ордуна коюңуз
- Эгерде сиздин компанияда бланк бар болсо, аны компаниянын атын жана дарегин терүүнүн ордуна колдонсоңуз болот.
- Эгерде даректи терүү керек болсо, ал сиздин каалооңузга жана компаниянын каалоосуна жараша, беттин жогору жагынын оң жагына же солуна тегизделиши керек.
- Эгерде кат чет өлкөгө жөнөтүлсө, өлкөңүздүн атын чоң тамга менен териңиз.
Кадам 4. Күндү киргизиңиз
Толук датаны жазуу - эң профессионалдуу вариант. Мисалы, "1 -апрель, 2012 -жыл" деп жазыңыз. Дата алуучунун маалыматынын үстүндө бир нече сапта тегиз калтырылышы керек.
Эгерде сиз катты бир нече күндүн ичинде жазып жатсаңыз, аны бүтүргөн күндү колдонуңуз
Кадам 5. Алуучунун маалыматын кошуу
Алуучунун маалыматын төмөнкү тартипте жазыңыз: толук аты -жөнү, аталышы (эгер бар болсо), компаниянын аты жана дареги. Ар бир маалымат үчүн жаңы сапты колдонуңуз. Керек болсо, маалымдама номерин кошуңуз. Алуучунун маалыматы күндүн алдында бир нече саптар тизилген бойдон калтырылышы керек.
Биз катты белгилүү бир адамга кайрылууну сунуштайбыз. Ошентип, тиешелүү адам катыңызга жооп бере алат. Эгерде сиз кайрылып жаткан адамдын атын билбесеңиз, кичине изилдөө жүргүзүңүз. Алуучунун компаниясынын телефон номерине чалыңыз, алардын аты -жөнү
Кадам 6. Саламдашууну тандаңыз
Саламдашуу - бул урматтоонун маанилүү көрсөткүчү, жана сиз колдонгон салам аны кабыл алуучуга, сиз алуучуну жакшы билесизби, ошондой эле алар менен мамилеңиздин канчалык расмий экендигине жараша болот. Төмөнкү варианттарды карап көрүңүз:
- "Кимге тиешеси бар" дегенди колдонуңуз, кимге кайрылып жатканыңызды так билбесеңиз.
- Эгерде сиз алуучуну билбесеңиз, "Урматтуу мырза/айым" - бул коопсуз вариант.
- Сиз ошондой эле алуучунун толук атын жана наамын колдоно аласыз, мисалы, "Урматтуу доктор Дьюи Сари".
- Эгерде сиз алуучуну жакшы билсеңиз жана алуучу менен расмий эмес мамиледе болсоңуз, анда фамилияны колдонууну ойлонушуңуз мүмкүн, мисалы, "Урматтуу Сюзан."
- Эгерде алуучунун жынысы кандай экенин билбесеңиз, толук аты -жөнүңүздү жазыңыз, мисалы, "Урматтуу Крис Даманик"
- "Кимге тиешеси бар" дегенди колдонсоңуз, учурашуудан кийин үтүр же чекит койууну унутпаңыз.
4 -жылдын 2 -бөлүгү: Каттын Денесин Түзүү
Кадам 1. Туура жазуу стилин колдонуңуз
Макал боюнча, убакыт - бул акча, көпчүлүк бизнесмендер убакытты текке кетирүүнү жактырышпайт. Ошондуктан, кат жазуу стилиңиз кыска жана профессионалдуу болушу керек. Катыңызды тез, так окуганга жана биринчи абзацка кыскача жеке комментарийлерди камтыган кылып жайгаштырыңыз. Мисалы, "… карата" менен башталып, ошол жерден уланта аласыз.
- Кооз өткөөлдөр, оор сөздөр же узун, кыйшык сүйлөмдөр жөнүндө көп ойлонбоңуз. Катыңыздын максаты - айтылышы керек болгон нерселерди мүмкүн болушунча тез жана так жеткирүү.
- Ынандыруучу обонду колдонуңуз. Кыязы, сиздин катыңыздын максаты - окурмандын оюн өзгөртүү, көйгөйдү чечүү, акча жөнөтүү же кандайдыр бир аракеттерди жасоого көндүрүү. Андыктан, сурооңузду жана себептериңизди туура обондо жеткириңиз.
Кадам 2. Жеке ат атоочторду колдонуңуз
"Мен", "биз", "сен" ат атоочторун бизнес тамгалар менен колдонуу таптакыр алгылыктуу. Өзүңүздү "мен", окурманыңызды "сиз" деп билдириңиз.
Эгер сиз уюмдун атынан кат жазып жатсаңыз, этият болуңуз. Эгерде сиз компаниянын көз карашын билдирүүгө аракет кылып жатсаңыз, анда "бизди" колдонушуңуз керек, ошондуктан окурмандар сиздин билдирүүнүн артында компания турганын билишет. Эгерде сиз жеке пикириңизди билдирип жатсаңыз, "мен" дегенди колдонуңуз
3 -кадам. Так жана кыска жазыңыз
Окурман сиздин жазганыңызды чындап түшүнөрүн текшериңиз. Окурмандар сиздин катыңыздын максаты ачык болсо гана тез жооп беришет. Атап айтканда, эгерде катты алгандан кийин окурман кандай чара көрүшүн кааласаңыз, аны ачык айтыңыз. Мүмкүн болушунча аз сөз менен позицияңызды сүрөттөңүз.
4 -кадам. Активдүү сүйлөмдөрдү колдонуңуз
Жагдайды сүрөттөп жатканда же өтүнүч келтирүүдө, пассивдүү эмес, активдүү үндү тандаганыңызды текшериңиз. Пассивдүү үн сиздин жазууңузду эки ача же жалпы кылат. Мындан тышкары, активдүү сүйлөмдөр эффективдүү жана маселенин өзөгүнө түз. Мисалы:
- Пассивдүү: Күндөн коргоочу көз айнектер бышыктыкты эске алуу менен иштелип чыккан эмес.
- Активдүү: Сиздин компания күндөн коргоочу көз айнектерди чыдамдуулугуна карабай иштеп чыгат жана өндүрөт,
Кадам 5. Эгер ылайыктуу болсо, сүйлөшүү тилин колдонуңуз
Каттар адамдар үчүн жана алар үчүн жазылган. Мүмкүн болушунча каттарды көчүрүүдөн алыс болуңуз. Стандарттык тамгаларды көчүрүү менен мамиле кура албайсыз. Бирок, "сиз билесиз", "айтайын дегеним" же "каалайм" сыяктуу стандарттуу эмес тилди же сленгди колдонбоңуз. Бизнес кат жазуунун стилин колдонуңуз, бирок достук жана сылык сөздөрдү жазыңыз.
- Эгерде сиз алуучуну жакшы билсеңиз, анда сиз бир каттуу саламдашууну кошо аласыз.
- Интуицияңызды колдонуп, каттын канчалык инсандык сапатка ээ болорун билиңиз. Кээде кичинекей юмор бизнес деңгээлинде жардам берет, бирок аны колдонуудан мурун жакшылап ойлон.
Кадам 6. Сылык бол
Сиз даттануу же даттануу катын жөнөтсөңүз дагы, сылык боло аласыз. Алуучунун позициясын карап көрүңүз жана кырдаалды жөнгө салуу үчүн колдон келишинче жардам бериңиз.
Эпсиз даттануунун мисалы: "Менин көз айнегим соруп жатат деп ойлойм жана мен мындан ары сенин продуктуңду сатып албайм". Сылык даттануунун мисалы: "Мен сиздин күндөн коргоочу көз айнегиңиздин түзүлүшүнө көңүлүм калды, келечекте дагы бир бренд сатып алууну пландап жатам"
Кадам 7. Кошумча барактар үчүн "экинчи" бланкты колдонуңуз
Көпчүлүк бизнес -каттар бир бетке баткандай кыска. Бирок, эгерде келишим же мыйзамдуу чечим сыяктуу узунураак кат жазышыңыз керек болсо, кошумча барактар талап кылынышы мүмкүн. Адатта кыска даректи камтыган жана негизги бланк менен бирдей кагаздан жасалган "экинчи" бланкты колдонуңуз.
Барактын номерин экинчи жана кийинки беттерге, беттин жогору жагына кошуңуз. Сиз ошондой эле алуучунун аты -жөнүн жана датасын киргизишиңиз керек
Кадам 8. Катыңызды бүтүрүңүз
Акыркы абзацта ойлоруңузду жалпылаңыз жана сиз жасай турган иш -аракеттин же алуучудан эмнени күткөнүңүздүн астын сызыңыз. Алуучу катка байланыштуу суроолор же кооптонуулар менен сиз менен байланышып, анан сиз жиберген катка көңүл бурганы үчүн ыраазычылык билдире аларын унутпаңыз.
4 -жылдын 3 -бөлүгү: Каттын жабылышы
Кадам 1. Акыркы саламдашууну тандаңыз
Жыйынтыктоо учурашуу, учурашуу сыяктуу, урматтоонун жана формалдуулуктун көрсөткүчү. "Чын жүрөктөн" же "чын жүрөктөн" - бул эң коопсуз жабуу куттуктоо. Сиз дагы "Жакшы тилектерди" же "Саламатсызбы" деп ойлонсоңуз болот. Өтө расмий эмес, бирок дагы деле профессионалдык обонго ээ болгон саламдашуулар "Ийгилик саламы", "Салам" жана "Рахмат". Жабуу саламдашуудан кийин үтүр колдонуңуз.
Кадам 2. Колуңузду коюңуз
Кол тамгаңыз үчүн төрт сапты бош калтырыңыз. Кат басылып чыккандан кийин кол коюңуз же эгер сиз аны электрондук почта аркылуу жөнөтсөңүз, колуңуздун сүрөтүн сканерлеп, кол коюу бөлүмүнө чаптаңыз. Кол коюу үчүн сыя тандоо көк же кара.
Эгер кимдир бирөөнүн атынан катка кол коюп жатсаңыз, колуңуздун алдында "pp:" деп жазыңыз. "pp" "өкүлчүлүк" же "атынан" дегенди түшүндүрөт
Кадам 3. Терүү менен атыңызды жана байланыш маалыматыңызды киргизиңиз
Кол тамгаңыздын астында аты -жөнүңүз, наамыңыз, телефон номериңиз, электрондук почтаңыздын дареги жана башка тиешелүү байланыш каражаттары камтылган маалымат камтылган. Маалыматтын ар бир түрү үчүн жаңы сапты колдонуңуз.
4 -кадам. Машинисттин баш тамгасын кошуңуз
Эгерде катты жазган адам жана автору башка адам болсо, кол тамгасынын астына машинисттин баш тамгасын кошушуңуз керек. Кээде каттын авторунун баш тамгалары да киргизилет. Ошентип, каттын үстүндө ким иштегени белгилүү болот.
- Эгерде сиз терүүчүнүн баш тамгаларын гана киргизсеңиз, аларды кичине тамга менен жазыңыз, мисалы, mj.
- Эгерде сиз дагы автордун баш тамгаларын кошсоңуз, аларды кичине тамга менен терүүчү менен баш тамга менен жазыңыз, мисалы, RW: mj. Башка стилдер RW/mj сыяктуу баш тамгалардын ортосуна сызык кошот.
Кадам 5. Тиркеме маалыматын кошуңуз
Эгерде сиз алуучуну карап чыгуу үчүн кошумча документтерди тиркеп жатсаңыз, байланыш маалыматынын астына тиркелген документтердин санын жана түрүн камтыган бир нече сапты жазыңыз. Мисалы, жазыңыз: "Тиркеме (2): резюме, брошюра." Же салттуу стильде, каттын үстүнө тиркеменин сүрөттөмөсүн датанын астына жазыңыз.
"Тиркемени" "Лампа" менен кыскартсаңыз болот
Кадам 6. Маалыматтын көчүрмөсүн кошуңуз
Эгерде сиз каттын көчүрмөсүн башка бирөөгө жөнөтүп жатсаңыз, анда муну катка кошушуңуз керек. Бул "Тиркеме" сабынын астындагы "cc:" же "Copy" деп жазылып, көчүрмөнү алуучунун аты -жөнү жана титулу менен кошо айтылат ("cc" сылыктыктын көчүрмөсүн билдирет, бирок мурун бул көмүртек көчүрмөсүн билдирген каттар дагы эле машинкада терилип, көмүртек кагаз менен көчүрүлүп жаткан).
- Мисалы, жазыңыз: "cc: Мари Санти, маркетинг боюнча директордун орун басары"
- Эгерде сиз бир нече аттарды кошсоңуз, экинчи ысымды биринчи астына тегиздеңиз, бирок "cc:" белгисиз
4 -жылдын 4 -бөлүгү: Каттарды толтуруу
Кадам 1. Түзөтүүлөрдү жасаңыз
Презентация профессионалдуулуктун негизги элементи болуп саналат. Катыңызды оңдоо жана каталарды текшерүү аркылуу алуучу сизди жөндөмдүү жана жоопкерчиликтүү адам катары оңой эле көрө алаарына ишениңиз. Сөз процессорунда орфография текшергичти колдонуңуз, бирок тапшыруудан мурун аны жакшылап окуганды унутпаңыз.
- Өзүңүзгө суроо бериңиз, кат так жана кыска? 3-4 сүйлөмдөн узун абзацтар барбы? Андай болсо, керексиз билдирүүлөрдү алып салууга болорун аныктаңыз.
- Эгер кат абдан маанилүү болсо, анда аны досуңуз же кесиптешиңиз окушу керек болушу мүмкүн. Кээде башка адамдар сиз билбеген тил каталарын же ыңгайсыздыкты аныктоого жардам берет.
Кадам 2. Барактарды степлер менен бирге кармабаңыз
Эгерде сиздин катыңыз бир нече барактан турса, степлер колдонулбашы керек. Эгер барактардын ирээтинде экенине ынангыңыз келсе, аларды жогорку сол бурчтагы кагаз клип менен бирге кысыңыз.
3 -кадам. Тапшыруу
Эгер катты почта аркылуу жөнөтүп жатсаңыз, бизнес конвертин колдонуңуз. Эгер бар болсо, компанияңыздын логотиби бар конвертти колдонуңуз. Кайра кайтаруу дарегин жана алуучунун дарегин тыкан жазыңыз. Алуучуну астын ачуудан мурун, үстүн ачып бериши үчүн, катты үчтөн бир бөлүккө бүктөңүз. Жетиштүү штамптарды жабыштырганыңызды текшерип, анан жөнөтүңүз.
- Эгерде сиздин кол жазмаңыз мыкты эмес жана профессионалдуу адамга дал келбейт деп ойлосоңуз, дарегиңизди текст процессоруна териңиз жана конвертке басып чыгарыңыз.
- Эгерде кат шашылыш жана/же шашылыш болсо, аны чабарман аркылуу жөнөтүүнү карап көрүңүз.
- Эгерде сиз аны электрондук почта аркылуу жөнөткүңүз келсе, адегенде HTMLге айлантыңыз же PDF катары сактаңыз, андыктан форматы өзгөрбөйт. Бирок, кат физикалык түрдө жөнөтүлсө жакшы болмок.
Кеңештер
- Тамгаларга кол коюу үчүн сапаттуу калемди колдонуңуз.
- Каттарга тез жооп бер. Эгерде сиз бир жуманын ичинде жооп бере албасаңыз, аны алуучуга өткөрүп бериңиз жана ал сиздин жообуңузду качан күтө турганын айтып бериңиз.
- Позитивдүү жагын баса белгиле. Колуңдан келбеген нерсени эмес, кыла турган нерсеңди айт. Мисалы, эгерде товар кампада жок болсо, кардарга анын заказын аткара албайм деп айтпаңыз. Анын ордуна, продукт абдан популярдуу жана сатылып кеткен деп айт. Анан алардын заказын качан аткара аларыңды айт.
-
Эгерде сиз татаал кат жазсаңыз, адегенде контурду жазыңыз.
- Каалаган темаңызды жазыңыз, тартип жөнүндө ойлонуунун кажети жок.
- Ар бир тема үчүн ачкыч сөздөрдүн, мисалдардын, аргументтердин жана фактылардын тизмесин түзүңүз.
- Каттын максаты жана алуучусу үчүн тизмедеги ар бир теманын актуалдуулугуна көңүл буруңуз.
- Кереги жок бөлүктөрдү таштаңыз.
- Маалыматты окурман үчүн эң ылайыктуу ирети менен иреттеңиз.
Эскертүү
- Кошоматчы сөздөрдү колдонбоңуз. Чын ыкластуу мактоо алгылыктуу, бирок өтө эле көп мактоо жумушта компетенттүүлүккө эмес, мактоого көз каранды экениңизди билдирет.
- Одоно же орой сөздөрдү колдонбоңуз. Эсиңизде болсун, сиз бул кат аркылуу бизнес мамилени оңдоого же баштоого аракет кылып жатасыз.
