Эгерде сизде жеке бизнес болсо, анда кардарларга кат жазууңуз керек болот. Сиз кардарларга жаңы окуялар же өзгөчө нерселер жөнүндө билдирүү үчүн бир нерсе жаза аласыз же кардарлардын арыздарына компаниянын атынан жооп беришиңиз мүмкүн. Каттын себебине карабастан, сиз ар дайым профессионалдуу стилди кармашыңыз керек.
Кадам
2 ичинен 1 -бөлүк: Бизнес катты форматтоо
Кадам 1. Кесиптик бланкты колдонуңуз
Бизнес кат сиздин компанияңыздын өкүлү болот. Ошентип, ал башкача жана сапаттуу көрүнүшү керек. Бизнес катта компанияңыздын логотиби же бренди камтылышы керек.
Сиз Microsoft Wordте алдын ала иштелип чыккан бланктын түстүү үлгүлөрүн колдонуп бланк түзө аласыз. Бланктагы логотипти же брендди колдонууну унутпаңыз
Кадам 2. Сөз иштетүүчү программаны ачыңыз
Сиз ар дайым компьютерге бизнес каттарды теришиңиз керек.
- Жаңы документ түзүңүз жана документке 2,5 см чек коюңуз.
- Times New Roman, Georgia же Ariel сыяктуу сериф тамгасын колдонуңуз. Ар дайым 12 пункттан ашпаган жана 10 пункттан кем болбогон шрифт өлчөмүн колдонууну унутпаңыз. Бизнес кат, шрифт тандоо же шрифт өлчөмүнөн улам окууга оңой болушу керек.
- Документ бир боштукка коюлганын текшериңиз.
Кадам 3. Блоктордун формасын тууралаңыз
Блок формасы - бизнес каттарда колдонулган эң кеңири таралган формат. Бул форманы орнотуу жана ээрчүү эң оңой. Ар бир аталыш тегизделиши керек жана ар бир аталыштын ортосунда бир боштук болушу керек. Документтин түбүнөн баштап, сиздин бизнес катыңызда төмөнкүдөй аталыштар болушу керек:
- Бүгүнкү күн, же кат жөнөткөн күнүңүз. Дата маанилүү, анткени ал сиздин жазууңуз катары да, алуучунун жазуусу катары да колдонулушу мүмкүн. Мындан тышкары, даталар мыйзамдуу түрдө колдонулушу мүмкүн. Андыктан датанын тактыгын текшериңиз.
- Даректи кайтаруу. Бул бөлүмдө сиздин дарек стандарттык стильде форматталган. Эгерде дарегиңиз бланкта мурунтан эле болсо, анда бул бөлүмдү өткөрүп жиберсеңиз болот.
- Дареги ички. Бул бөлүмдө катты алган адамдын аты -жөнү жана дареги камтылган. Mr / Ms сөзүн колдонуу милдеттүү эмес. Мисалы, эгерде сиз Нина Марлинага кат жазсаңыз, айым деп жазсаңыз болот. анын үй -бүлөлүк абалы кандай экенин билбесеңиз анын аты боюнча.
- Урматтоо менен. Саламдашуу "Урматтуу Марлина айым" же "Урматтуу Нина Марлина" деген сөздөрдү колдонсо болот. Эгерде сиз катты ким окуй турганын билбесеңиз, "Урматтоо менен" деген сөздү колдонуңуз. Сиз дагы "Кызыккан тараптарга" колдоно аласыз, бирок аудиторияңыз ким экенин билбесеңиз, акыркы чара катары.
- Каттын денеси. Бул тууралуу макаланын кийинки бөлүмүндө кеңири талкуулайбыз.
- Коштомо кат, кол коюу менен. Сиз "чын жүрөктөн" же "салам" сөздөрүн колдоно аласыз.
2дин 2 -бөлүгү: Бизнес кат жазуу
Кадам 1. Аудиторияңызды аныктаңыз
Каттын стили аудиториянын ким экендигине карабастан, ар дайым профессионалдуу бойдон калышы керек. Бирок, сиз катыңызды кабыл ала турган кишинин негизинде тилди же сөз тандоосун өзгөртө аласыз. Эгерде сиз башка компаниядагы адам ресурстары бөлүмүнө жазып жатсаңыз, анда расмий тилди колдонууңуз керек болот. Бирок эгер сиз конкреттүү кардар үчүн жазып жатсаңыз, анда сиз расмий эмес же күнүмдүк тилди колдоно аласыз.
- Аудиторияңызды аныктоо аудиторияңыздын башаламандыкка жол бербешиңизди билдирет. Окурмандарыңыз түшүнбөгөн терминдерди колдонуудан алыс болуңуз. Кардарлар, кыязы, компанияңыздын космос программасы үчүн колдонулган кыскартууларды билишпейт, андыктан аларды тамгалар менен колдонуудан алыс болуңуз.
- Жакшы бизнес кат жазуунун биринчи эрежеси - бул так, кыска жана сылык болушу керек.
Кадам 2. Биринчи сапта каттын максатын түшүндүрүңүз
Каттын максатын карап көрөлү. Бул кардарларга шаардын жаңы бөлүгүндө жаңы жайгашкан жериңиз жөнүндө билдирүү үчүнбү? Бул кардарларга төлөнбөгөн эсептерди же калдыктарды эске салуу үчүнбү? Же кардарлардын даттанууларына жооп берүү үчүнбү? Ушул максатты көздөп, окурманга каттын эмне жөнүндө экенин дароо билүүгө мүмкүндүк берген биринчи сапты жазыңыз. Түшүнүксүз болгон каттын максатын жазба. Түз пунктка өтүңүз.
- Эгерде сиз бизнес ээси катары пикириңизди билдирип жатсаңыз, "I" менен баштаңыз. Эгерде сиз компаниянын же уюмдун атынан жазып жатсаңыз, "бизди" колдонуңуз.
- Түз билдирүүлөргө көңүл буруңуз: "Бул кат менен биз сизге кабарлайбыз" же "Бул кат менен биз сурайбыз". Эгерде сиз бизнес ээси катары кат жазып жатсаңыз, "I" билдирүүсүн колдоно аласыз. Мисалы: "Мен сиз менен байланыштым, анткени" же "Мен жакында … жөнүндө уккам жана дагы билгим келет …"
- Мисалы, эгер сиз (бизнес ээси) Нина Марлинага өткөн айдан бери төлөнбөгөн эсеп жөнүндө жазган болсоңуз, катты баштаңыз: "Мен сиз менен байланыштым, анткени сиздин эсебиңизде 2015 -жылдын март айынан бери төлөнбөгөн баланс бар".
- Же, эгер сиз компаниянын кызматкери болсоңуз жана кардардын компаниянын космостук программасы боюнча жазган арызына жооп берүү үчүн жазып жатсаңыз, катты баштаңыз: "Биз сиздин Марс космостук программасы боюнча сиздин даттанууңузду алдык."
- Эгерде сиз окурмандарга сынакта жеңишке жетишкенин билдирүү үчүн кат жазып жатсаңыз же аспирантурада өз ордуңуз бар экенин билдирсеңиз, "Мен муну сизге кубаныч менен айтам …" же "Биз Мен муну сизге айткым келет … ".
- Эгерде сиз жаман кабар айтып жатсаңыз, мындай сүйлөм менен баштаңыз: "Муну сизге жүрөгүбүз оор деп айтабыз …". Же, "кылдат карап чыккандан кийин, мен эмес, чечтим …".
3 -кадам. Пассивдүү эмес, активдүү сүйлөмдөрдү колдонуңуз
Биз пассивдүү үндү дайыма жөнөкөй сүйлөөдө колдонобуз. Бирок пассивдүү үн сиздин жазууңузду таң калыштуу же түшүнүксүз кылып көрсөтүшү мүмкүн. Активдүү сүйлөмдөр бизнес каттарда алда канча эффективдүү, анткени алар тилдин кыйла ишенимдүү стилин көрсөтүшөт.
- Пассивдүү сүйлөмдүн мисалы: "Мен сиз үчүн кандай арыз менен кайрыла алам?" Сүйлөмдүн предмети, тактап айтканда кардар ("сиз") сүйлөмдүн башында эмес, сүйлөмдүн аягында пайда болот.
- Активдүү сүйлөмдүн мисалы: "Сиздин даттанууңузду чечүү үчүн эмне кылсам болот?" Сүйлөмдүн бул версиясы активдүү үн менен окурман үчүн түшүнүктүү жана түшүнүктүү.
- Пассивдүү үндү колдонуу туура эмес же жагымсыз жагдайларга көңүл бурбастан билдирүүңүздү жеткирүүнүн жакшы жолу болушу мүмкүн. Бирок бул учурда гана пассивдүү үн колдонуңуз. Жалпысынан алганда, активдүү үн бизнес -катта алда канча натыйжалуу болот.
Кадам 4. Мурунку окуяларга же окурмандар менен мурунку байланыштарга кайрылыңыз
Өткөн айдын башында Нина Марлина менен байланышып, анын төлөнбөгөн эсептери тууралуу эскертүү алгандырсыз. Же, балким, кардарлар космос программасына нааразычылыгын өткөн айда конференцияда билдиришкен. Эгерде сиз мурда окурмандар менен байланышта болсоңуз, муну айтыңыз. Бул окурманга мурунку байланыштарыңызды эстетет жана бизнес катты шашылыш жана маанилүү кылат.
Мындай сөздөрдү колдонуңуз: "Төлөнбөгөн эсептериңиз тууралуу мурунку катыма ылайык …" же "Март айында төлөмүңүз үчүн рахмат." Же болбосо "Космостук программадагы көйгөйлөрүңүздү май айында болгон конференцияда угуу абдан пайдалуу болду."
Кадам 5. Жардам сурап же сунуш кылыңыз
Окурманга сылык сылык өтүнүч же жумушчу мамиле түрүндө жардам сунуштоо аркылуу тилдин оң стилин көрсөтүңүз.
- Келгиле, сиз кардарларды эсептерди төлөөгө аракет кылып жаткан бизнес ээсиңиз дейли. Мындай фразаларды колдонуңуз: "Төлөнбөгөн мыйзам долбооруңузга көңүл бурганыңыз үчүн ыраазымын."
- Сиз компанияңыздын атынан жазып жатасыз дейли. Мындай фразаларды колдонуңуз: "Биз сиз менен жана адам ресурстарынын башчысы менен бетме-бет жолугушууну уюштургубуз келет."
- Сиз ошондой эле окурмандар кызыктырган суроолорго же суроолорго жооп берүүнү сунушташыңыз керек. Төмөндөгүдөй фразаларды колдонуңуз: "Эсеп -кысапыңызга байланыштуу бардык суроолорго же кооптонууларга жооп берүүгө кубанычтамын" Же, "Сизге бул программа жөнүндө кененирээк маалымат берүүнү каалайсызбы?"
Кадам 6. Катты кыскача баяндап бериңиз
Өзүңүз тараптан же окурман тарабынан аракетке чакырууну кошуңуз. Бул суроо белгилүү бир күнгө чейин төлөө өтүнүчү же окурман менен расмий жолугушууну уюштуруу жөнүндө эскертүү болушу мүмкүн.
- Келечекте кат алуучу менен байланышуу үчүн сүйлөм кошуңуз. "Мен эмки жумада бюджет жыйынында сизди күтөм." Же "биздин штабга болгон сапарыңызда бул жөнүндө сиз менен талкуулоону чыдамсыздык менен күтөм."
- Катыңызга кошулган бардык документтерди жазыңыз. "Тиркелген төлөнбөгөн эсептер" же "Космосту кеңейтүү программабыздын көчүрмөсү тиркелди" сыяктуу сөз айкаштарын кошуңуз.
- Катты акыркы сүйлөм менен бүтүрүңүз. Кардар же кардар үчүн "Чын жүрөктөн" же "Чын жүрөктөн" колдонуңуз.
- Сиз тааныбаган адамдарга расмий каттар үчүн "Саламдашууну" колдонуңуз.
- Эгерде сиз жакшы тааныган адамга жазып жатсаңыз же иштөөчү мамиледе болсоңуз, анда "Салам" же "Чын жүрөктөн" колдонуңуз.
Кадам 7. Катты тууралаңыз
Эгерде кат орфографиялык каталар менен толтурулса, бардык кылдат форматтоо жана жазуу текке кетет!
- Пассивдүү үн колдонгон ар бир сүйлөмдү издеңиз жана сүйлөмдү активдүү сүйлөмгө алмаштырууга аракет кылыңыз.
- Өтө узун же түшүнүксүз жана түз болгон сүйлөмдөргө көңүл буруңуз. Бизнес каттарда, адатта, азыраак жакшы, андыктан мүмкүн болсо сүйлөмүңүздүн узактыгын кыскартыңыз.
