Жакшы катты кантип жазуу керектигин түшүнүү - бул бизнес чөйрөсүндө, академиктерде жана жеке мамилелерде колдонулушу мүмкүн болгон негизги көндүмдөрдүн бири. Белгилүү болгондой, каттар - бул маалыматты жеткирүү, жакшы ниеттенүү же жөн эле жөнөтүүчүнүн катты алуучуга болгон сүйүүсү. Кантип жакшы жана туура кат жазууну билүү үчүн, бул макаланы окуп көрүңүз!
Кадам
Метод 1 2: Формалдуу кат жазуу
Кадам 1. Расмий тон же расмий кат жазуу үчүн туура убакытты түшүнүңүз
Жалпысынан алганда, расмий каттар жеке мамилелериңиз бар адамдарга эмес, кесиптик мамилелериңиз бар адамдарга, мисалы, бизнес -өнөктөштөргө же айрым мамлекеттик бөлүмдөргө багытталган.
- Андан кийин, расмий катты Microsoft Word, OpenOffice же Text Edit сыяктуу текст иштетүүчү программаларды колдонуу менен терип, анан жөнөтүүдөн мурун басып чыгарууга болот. Эгерде катты дароо алуу керек болсо же алуучу электрондук катты алууну кааласа, катты электрондук почта аркылуу жөнөтүүнү сунуштайбыз.
- Эгерде алуучу сиздин учурдагы кожоюнуңуз же кесиптешиңиз болсо, анда азыраак катуураак форматты колдонушуңуз мүмкүн. Жалпысынан алганда, мындай каттар электрондук почта аркылуу жөнөтүлүшү мүмкүн жана каттын жогору жагында дарек менен коштолуунун кажети жок.
Кадам 2. Каттын башына дарегиңизди жана кат жазылган күндү жазыңыз
Тактап айтканда, каттын сол бурчуна атыңызды жана дарегиңизди киргизиңиз. Эгерде бул расмий иш кат болсо, анда компаниянын атын жана дарегин киргизиңиз же жөн эле компаниянын фирмалык бланкын ошол жерге чаптаңыз. Андан кийин, катты жазуу күнүн жазардан мурун эки саптан боштук бериңиз.
- Толук датаны 2021-жылдын 19-сентябры сыяктуу туура форматта кошуңуз. 19-Сент-2021 же 19/9/21 сыяктуу анча расмий эмес форматтан оолак болгонуңуз оң.
- Электрондук почта аркылуу жөнөтүлгөн катка датаны кошуунун кажети жок.
Кадам 3. Катты алуучунун атын жана дарегин киргизиңиз
Эгерде кат электрондук почта аркылуу жөнөтүлбөсө, эки сап тыныгуу калтырып, алуучунун байланыш маалыматын бош жерге киргизиңиз. Атап айтканда, бул маалыматтардын ар бирин өзүнчө сапта тизмектеңиз:
- Толук аты -жөнү жана катты алуучунун аты
- Эгерде бар болсо, уюмдун жана компаниянын аталышы
- Катты алуучунун толук дареги (керек болсо, эки же андан ашык кошумча саптарды кошуңуз)
Кадам 4. Саламдашууну кошуңуз
Бир сапты токтотуп, анан "Урматтуу" сыяктуу куттуктоону, андан кийин катты алуучу катары атыңызды кошуңуз. Кааласаңыз, толук аты -жөнүңүздү, фамилияңызды же жөн эле атын кошо аласыз. Зарыл болсо, адамдын расмий дарегин же наамын да кошуңуз.
- Эгерде сиз офистеги адамдын позициясын гана билсеңиз, бирок атын билбесеңиз, "Урматтуу, ден соолук менеджери:" же ушул сыяктуу фразаны жазуудан тартынбаңыз. Интернеттен издеп көрдүңүз, биринчиден, аракет кылып көрүңүз.
- Эгерде сиз катты алуучуну чындап билбесеңиз же анын позициясын билбесеңиз, "Урматтуу мырза/айым:" же жөн гана "Урматтуу:" деп жазыңыз. жана мүмкүн болушунча качуу керек..
5 -кадам. Катыңызды жазыңыз
Расмий каттар так максаты (SOP) менен ачылышы керек. Тактап айтканда, кыскартуулардан алыс болуңуз жана формалдуу суроолорду колдонуңуз, мисалы: "Сизди кызыктырабы …?" Андан кийин, башка бирөөнүн жардамы менен же жардамысыз каттын денесин кайра окуп, анда орфографиялык же грамматикалык каталар жок экенин текшериңиз.
Эгерде сиз расмий иш кат жазып жатсаңыз, анда каттын денеси дайыма кыска жана так экенине ынаныңыз. Ошол эле учурда, эгер кат кабар алмашуу үчүн тууганына же жакын досуна жөнөтүлгөн болсо, анда жайыраак жана/же агымдуу сүйлөмдү колдонуңуз. Бирок, катыңыздын узундугу бир барактан ашпасын текшерүү жакшы
Кадам 6. Жыйынтыктоочу саламдашууну кошуңуз
Жыйынтыктоочу куттуктоо жалпысынан катты позитивдүү түрдө бүтүрүү жана катты алуучу менен тереңирээк байланыш түзүү үчүн киргизилген. Ошондуктан, акыркы абзацты жазгандан кийин, тамганын түрүнө туура келген акыркы саламды кошуңуз. Расмий кат үчүн, "Чын жүрөктөн", "Салам" же "Ийгилик" сыяктуу акыркы саламды кошууга аракет кылыңыз. Андан кийин төмөнкү көрсөтмөлөрдө көрсөтүлгөндөй, толук аты -жөнүңүздү коюңуз:
- Формалдуу түрдө жазылган тамгалар үчүн, акыркы саламыңыз менен толук атыңыздын ортосунда болжол менен төрт боштук калтырыңыз. Андан кийин, катты басып чыгарыңыз жана бош жерге көк же кара сыя менен колуңузду коюңуз.
- Расмий каттарда толук атыңызды жабуу куттуктоосунун астына жазыңыз.
- Кааласаңыз, саламды атыңыздын алдына, өзгөчө расмий катка кошсоңуз болот. Мисалы, эгер сиз үй -бүлөлүү болсоңуз, "Bu Amanda Surya" атын акыркы саламдын астына киргизиңиз.
Кадам 7. Катты бүктөңүз (милдеттүү эмес)
Эгерде кат почтада болсо, аны үчтөн бир бөлүгүнө бүктөп көрүңүз. Айла - тамганын 2/3 бөлүгүн каптаганга чейин астынкы жарымын ортосуна бүктөө, андан кийин ачык каттын аянты калбай калганга чейин жогорку жарымын ортосуна бүктөө. Ошентип, каттын көлөмү рынокто бар көпчүлүк конверттерге туура келет.
Кадам 8. Конверттин алдыңкы бетине алуучунун дарегин жазыңыз (милдеттүү эмес)
Конверттин ортосун таап, алуучунун толук дарегин ошол жерге жазыңыз:
- Мистер Джоко Сусило
- Jl. ABC жок. 123
- Джакарта, 12345
Кадам 9. Конверттин артына кайтып келүүчү почта дарегин жазыңыз (милдеттүү эмес)
Бул ыкманы колдонуу менен почта эч кандай себеп менен сиздин дарекке эч кандай кошумча акы төлөбөстөн жөнөтө албайт. Катты алуучунун дарегин жазгандагыдай эле ыкманы колдонуңуз, бирок ошол жерде толук атыңыздын ордуна лакап атты кошуңуз.
Метод 2 2: расмий эмес каттарды жазуу
Кадам 1. Каттын расмий деңгээлин аныктаңыз
Негизинен, каттын обону катты алуучу менен болгон мамилеңиздин канчалык деңгээлде экенине жараша болот. Катыңыздын формалдуулугун аныктоо үчүн, бул көрсөтмөлөрдү аткарып көрүңүз:
- Эгерде кат алыскы тууганына, улгайган тууганына же социалдык өнөктөшкө багытталган болсо, жарым формалдуу обон колдонууга аракет кылыңыз. Эгерде адам сизге электрондук почта менен кайрылган болсо, аларга электрондук кат жөнөтүңүз. Болбосо, каттарды кол менен жазуу - эң коопсуз вариант.
- Эгерде кат жакын досуңузга же тууганыңызга багытталган болсо, аны кол менен жазыңыз же электрондук почта аркылуу жөнөтүңүз.
Кадам 2. Катты салам менен баштаңыз
Колдонулган саламдашуу сиз менен кат алуучунун ортосундагы тыгыз мамилеге, ошондой эле каттын формалдуулук деңгээлине көз каранды. Сиз кароого мүмкүн болгон кээ бир мүмкүнчүлүктөр:
- Эгерде кат жарым-жартылай формалдуу болсо, "Салам" сыяктуу саламдашууну колдонуңуз. Андан кийин, эгер экөөңөрдүн курагыңар өтө алыс эмес болсо, алуучунун лакап аты менен, же алуучу сизден бир топ улуу болсо, "мырза" же "айым" сыяктуу саламдашуудан башталат.
- Эгерде кат расмий эмес болсо, анда сиз "Салам" сыяктуу саламдашууну же "Салам" же "Эй" сыяктуу жөнөкөй саламдашууну колдоно аласыз. Алуучунун аты менен куттуктоону ээрчиңиз.
Кадам 3. Каттын негизги бөлүгүн жаза баштаңыз
Кийинки сапка өтүңүз жана жаза баштаңыз. Эгерде кат жеке баарлашуу каражаты катары арналган болсо, анда алуучунун маалыматын ырастоо менен баштап көрүңүз. Мисалы, сиз "жакшы жүрөсүз деп үмүттөнөм" сыяктуу формалдуу сүйлөмдөрдү же "кандайсыз?" Сыяктуу расмий эмес сүйлөмдөрдү колдоно аласыз, атап айтканда, катты алуучу анын алдында турган болсо, сиз айтчу сөздөрдү колдонуңуз. сен.
Кадам 4. Байланыш керек болгон нерселерди тизмектеңиз
Каттын негизги ролу баарлашуу каражаты болгондуктан, катты алуучу билиши керек болгон нерселерди, мисалы, жашооңузда болгон окуялардын чоо -жайын кошуңуз. Мисалы, кат чоң энеңизге болсо, жөн эле "белек үчүн рахмат!" Тескерисинче, белектин сиз үчүн канчалык мааниси бар экенин көрсөтүңүз, мисалы: “Кечээ кечинде досторум менен мен уктай алган жокпуз, анткени биз чоң энем жиберген оюнду ойнодук. Рахмат!" Каттын темасы кандай болбосун, негизги көңүл маалымат алмашуу каалоосуна бурулушу керек.
Киргизилбеши керек болгон маалыматты түшүнүңүз. Негизинен, ачуулануу же ырайым суроо аракети катары жазылган кат жөнөтүлбөшү керек. Эгер сиз буга чейин мындай кат жазган болсоңуз, бирок аны жөнөтөөрүңүздү билбесеңиз, анда аны бир нече күнгө калтырып коюңуз. Балким, ошол күндөр чечимди өзгөртө алат
Кадам 5. Катты бүтүрүү
Расмий эмес катты бүтүрүү үчүн, алуучу менен болгон мамилеңиздин жакындыгын чагылдырган акыркы саламдашууну колдонуңуз. Эгерде кат жубайына, досуна же жакын тууганына багытталган болсо, "Салам", "Сүйүү саламы" же жөн эле "Кымбаттуум" сыяктуу акыркы саламдашууну колдонуңуз. Ошол эле учурда, жарым-жартылай кат үчүн, "Салам" же "Салам" сыяктуу жылуу, бирок дагы деле формалдуу, акыркы саламдашууну колдонуңуз.
- "Валедикция" термини жөнүндө уккан белеңиз? Чынында, валедикация - бул байыркы убакта каттын жабылышы катары колдонулган англис тилиндеги расмий сөз. Эгерде сиз досуңузга англисче кат жазып жатсаңыз жана аны акылсыз стилде жабууну кааласаңыз, анда бул ыкманы колдонуңуз. Мисалы, сиздин ысымыңыз менен аяктаган "Мен мурдагыдай эле сиздин берилген кызматчыңыз бойдон калам" сыяктуу баалуулук түрүндө жыйынтыктоочу куттуктоону коюңуз.
- Эгер кат жазылгандан кийин маалымат кошкуңуз келсе, англис тилинде Postscript ("жазгандан кийин") дегенди түшүндүргөн P. S жазуусун колдонуңуз.
Кадам 6. Катты жөнөтүү
Катты конвертке салып, мөөр басып, алуучунун дарегин киргизип, анан дароо почта аркылуу жөнөтүңүз.
Кеңештер
- Каттын негизги бөлүгүн алуучуну кызыктырган темага багыттоого аракет кылыңыз.
- Жалпысынан алганда, саламдашуунун артынан үтүр коюлат. Бирок, расмий тамгаларда, колдонулган пунктуация, адатта, үтүрдүн ордуна чекит болуп саналат.
- Ар дайым даттануу кат жазууда сылык тилдерди жана жүйөөлүү аргументтерди колдонуңуз. Мындай кылуу оң жооп алуу мүмкүнчүлүгүңүздү жогорулатат.
- Эгерде сиз абдан расмий катты басып чыгаргыңыз келсе, стандарттык көчүрүү кагазынан бир аз оорураак кагазды колдонууну сунуштайбыз.
- Эгерде сиз расмий же жарым-жартылай электрондук кат жөнөткүңүз келсе, ар дайым профессионалдуу электрондук почта дарегин колдонуңуз. "Sweetstar189" тарабынан жөнөтүлгөн каттар, албетте, "jeni.sandra" жөнөткөн каттарга олуттуу каралбайт, туурабы?
- Ар дайым көк же кара сыя калем менен кат жазыңыз.
- Тизмеде көрсөтүлгөн дарек туура экенин текшериңиз.
- Ар дайым абзацты чегинүү менен жазылган же терилген сүйлөм менен баштаңыз.
- Катыңыздын мазмунун жок дегенде эки жолу текшериңиз.
- Эгерде кат кол менен жазылса, сыя агып кетпеген шарик калемди колдонууну тактаңыз.
