Эскертмелер, адатта, адамдардын тобуна белгилүү бир маалыматты жеткирүү үчүн колдонулат, мисалы, иш -чаралар, саясат же жеткиликтүү ресурстар жана алардан чара көрүүнү сурануу үчүн. "Меморандум" сөзү эстен чыгарбоо же көңүл буруу керек болгон нерсени билдирет. Бул кеңештерди изилдөө менен жакшы, түшүнүктүү мемо жаза аласыз.
Кадам
Part of 4 of 4: Memo Heads жазуу
Кадам 1. Эскертүү жазуу үчүн кагаздын үстүнө "MEMORRANDUM" териңиз
Биринчиден, бул документ меморандум экенин түшүндүрүңүз. "MEMORDUM" деген сөздү биринчи сап катары кагаздын жогорку четинен 3 см калың тамгалар менен жазыңыз. Бул сөз чоң тамганын ортосуна же сол жагына жайгаштырылышы мүмкүн.
Кийинки сапты жазардан мурун эки бош сапты өткөрүп жибериңиз
Кадам 2. Эскертмени алуучунун атын туура жазыңыз
Эскертүү ишкердик байланыштын расмий каражаты болгондуктан, алуучу дагы расмий түрдө тизмелениши керек. Эскертмени алуучунун толук атын жана наамын жазыңыз.
Эгерде бул эскертме бардык кызматкерлерге багытталган болсо, мындай деп жазыңыз: "Кимге: Бардык кызматкерлерге"
Кадам 3. Ошондой эле "CC" сабына башка алуучуларды жазыңыз
"CC" сабы (сылыктыктын көчүрмөсүн билдирет) эскертме жөнөтүлө турган кишинин эмес, анын көчүрмөсүн ала турган адамдын же адамдардын атын жазуу үчүн колдонулат. "CC" сабында көрсөтүлгөн ысым - бул меморандумда сүрөттөлгөн саясат же маселе жөнүндө кабарланышы керек болгон тарап.
Кадам 4. "Кимден" сабына атыңызды жазыңыз
Эскертменин авторунун жана жөнөтүүчүнүн аты -жөнү меморандумдун башына жазылышы керек. Бул сапка толук аты -жөнүңүздү жана наамыңызды жазыңыз.
Step 5. Күндү киргизиңиз
Эскертменин даярдалган күнүн форматтын датасы, айы, жылы менен толук жазыңыз. Мисалы: "Дата: 9 -декабрь 2015" же "9/12/2015".
Кадам 6. Эскерүүнүн темасын аныктап, аны "Өзү жөнүндө" деген аталыш менен өзүнчө сап катары жазыңыз
Эскертүүнүн темасы сизге меморандумда эмне талкууланары жөнүндө түшүнүк берет. Конкреттүү, бирок кыска теманы тандаңыз.
Мисалы, тема катары "Кумурскаларды" жазуунун ордуна, конкреттүү нерсени тандаңыз, мисалы: "Офистеги кумурска көйгөйү"
7 -кадам. Эскертүүнүн аталышынын форматын жакшы билиңиз
Эскертменин башы сол жактын жогору жагында болушу керек. Сиз "Кимге:", "Кимден:", "Күнү:" жана "Жөнүндө:" деген сөздөр үчүн чоң же кичине тамгаларды колдоно аласыз.
-
Эскерүүнүн аталышы төмөнкү мисалга окшош болот:
Кимге: Алуучунун аты -жөнү
Кимден: Сиздин атыңыз жана наамыңыз
Дата: Эскертме жазуу күнү
Тема: Эскертүүдө камтылган темалар (маанилүү деп ойлогон нерселериңиз үчүн коюу же белгилүү бир түстү колдонуңуз).
- Эскертменин аталышын жазууда, тыкан көрүнүшү үчүн, эки чекиттен кийин боштук коюңуз.
- Эскертменин башын жазып бүткөндөн кийин, эскертмени жазууну улантуудан мурун, бир сапты өткөрүп жиберип, эскертменин башын меморандумдан бөлүп алыңыз.
4 -жылдын 2 -бөлүгү: Эскертменин денесин жазуу
Кадам 1. Эскертмени ала турган аудиторияны карап көрүңүз
Элди окууга жана жооп берүүгө кызыктырган эскерүү жазуу үчүн, аны окуй турган аудиторияга карап, түшүндүрмөнүн стилин, узундугун жана формалдуулугун меморандумдун негизги бөлүгүндө аныктоо керек. Бул үчүн, сиз бул эскертмени ким алып, окуй турганын билишиңиз керек.
- Эскертме алуучунун артыкчылыктары жана тынчсыздануулары эмне экенин билип алыңыз.
- Эскертменин окурмандары бере турган суроолорду алдын ала көрүүгө аракет кылыңыз. Окурманга таасир эте турган кээ бир мисалдарды, далилдерди же башка маалыматты берүү менен түшүндүрмөнү колдоңуз.
- Эскертмени окуй турган аудиторияны эске алуу менен, сиз эскертмедеги туура маалыматты же пикирди билдире аласыз.
Кадам 2. Расмий түрдө салам бербеңиз
Эскертмени "Урматтуу Анвар мырза" сыяктуу саламдашуудан баштоонун кажети жок. Тескерисинче, жабууну каалаган темаңызды түшүндүрүү үчүн жөн эле сүйлөм жазыңыз.
Кадам 3. Биринчи абзацта көйгөйдү же маселени айт
Кылгыңыз келген иш -аракеттердин өбөлгөлөрүн кыскача сүрөттөп бериңиз. Диссертация тапшырууда болгондой эле, теманы түшүндүрүп, бул иш -аракеттин эмне үчүн маанилүү экенин айт. Сиз бул кириш сүйлөмдү реферат же эскертме катары колдоно аласыз.
Жалпы колдонмо катары, ачылыш бөлүмү бир абзацта жазылышы керек
4 -кадам. Мисалы, эскертменин башында сиз мындай деп жаза аласыз:
2016 -жылдын 1 -январынан тартып PT XYZ ден соолукту коргоо боюнча жаңы саясатты ишке ашырат. Бардык кызматкерлер жана алардын үй -бүлө мүчөлөрү ай сайын BPJS 1 класстагы ден соолук чыңдоолорун алышат ».
5 -кадам. Эскертмеде сиз көтөргөн маселенин контекстин сүрөттөп бериңиз
Окурмандар сиз сунуштап жаткан маселенин тек -жайы жөнүндө маалыматка муктаж болушу мүмкүн. Кыскача контекстти түшүндүрүп, маанилүү нерсени гана айт.
Зарыл болсо, эмне үчүн бул саясаттын колдонулушун каалап жатканыңызды түшүндүргөн эскертмени жазууну улантыңыз. Мисалы, мындай деп жазыңыз: "Өкмөт ар бир компания кызматкерлерди жана алардын үй -бүлө мүчөлөрүн BPJS Кесехатан катышуучулары катары каттоосу керек деген жобону чыгарды"
Кадам 6. Талкуу бөлүмүндө түшүндүрмө берүү менен планыңызды колдоңуз
Кыла турган иш -аракеттериңизди кыскача сүрөттөп бериңиз. Сунушуңузду колдоо үчүн далилдерди жана логикалык себептерди бериңиз. Эң маанилүү маалыматты жеткирүүдөн баштаңыз, андан кийин конкреттүү же тастыктоочу фактыларды бериңиз. Окурман сиз сунуштаган иш -аракеттен кандай пайда аларын же эгер бул чара көрүлбөсө кандай зыян келтирерин айтыңыз.
- Эгерде сиз узунураак мемо түзгүңүз келсе, тиешелүү жана ынандырарлык графиктерди, тизмелерди же диаграммаларды көрсөтүңүз.
- Узун эскертүүлөр үчүн, ар бир бөлүмдүн мазмунун сүрөттөгөн кыска аталышты бере аласыз. Мисалы, "Саясат" аталышын түзүүнүн ордуна, "Бардык кызматкерлер үчүн жаңы саясат" деп жазыңыз. Эскертүүдөгү маанилүү нерселерди окурман дароо билиши үчүн аталышын конкреттүү жана кыска кылыңыз.
Кадам 7. Окурман кандай аракеттерди көрүүнү сунуштайт
Эскертме аркылуу сиз башкалардан конкреттүү бир маселе боюнча аракеттенүүсүн суранасыз, мейли ал жаңы продукт жөнүндө жарыя болсун, же чыгымдар боюнча жаңы саясат болсун, же компания көйгөйдү кантип чечээри тууралуу билдирүү болсун. Корутунду абзацта же сүйлөмдө кандай чара көрүлүшү керектигин түшүндүрүңүз.
- Мисалы, мындай деп жазыңыз: "Бардык кызматкерлер 2016 -жылдын 1 -мартынан баштап жаңы эсеп системасын колдонушу керек".
- Ошондой эле сиздин сунушуңузга далилдүү далилдерди бериңиз.
Кадам 8. Позитивдүү жана колдоочу резюме берүү менен эскертмени жабыңыз
Акыркы абзац маселени чече турган кийинки кадамды сүрөттөшү керек. Ошондой эле уюштуруу тилектештиги жөнүндө колдоо билдирүүсүн жеткирүү.
- Сиз айта аласыз: "Мен бул сунушту дагы талкуулап, биз өз ара макулдашкан чечимди аткарууга даярмын".
- Же болбосо, эскертмени жабуу менен, “Биз өндүрүш линиясын кошуу планына абдан кубанычтабыз. Биз бул план компанияны өнүктүрөт жана ишибиздин үзгүлтүксүздүгүн камсыз кылат деп ишенебиз ».
- Эскертмени бир же эки сүйлөм менен жаап коюңуз.
4 -жылдын 3 -бөлүгү: Эскертүүнү бүтүрүү
Кадам 1. Эскертменин форматын жакшы билиңиз
Окууну жеңилдетүү үчүн стандарттуу мемо форматын колдонуңуз. Эскермени Times New Roman же Arial шрифтинде 12 см өлчөмдө 3 см солго, оңго жана астыңкы четине териңиз.
Солго тегизделген абзацтын форматын колдонуңуз. Абзацтын аягындагы эки бош сапты өткөрүп жиберип, абзацтын башында боштук калтыруунун кажети жок
Кадам 2. Эскертмеңизди текшериңиз
Туура, түшүнүктүү, кыска жана ынандырарлык экенине ынануу үчүн кайра окуп, эскертмени түзөтүңүз. Туура жазуу стилин колдонуп жатканыңызды текшериңиз. Керексиз илимий терминдерди же жаргондорду жок кылыңыз.
- Дагы орфография, грамматика жана талкуу каталары бар -жогун текшериңиз. Аттарды, даталарды жана сандарды жазууга көңүл буруңуз.
- Эскертмеңиздин жетишерлик кыска экенин текшерип, ашыкча маалыматты жок кылыңыз.
Кадам 3. Атыңыздын жанына баштаңыз
Эскертмеге кол коюунун кажети жок, бирок аны атынын жанындагы меморандумдун башында шарик калеми менен баштоо керек. Баш тамгалар бул эскертмени жактырганыңызды көрсөтөт.
Кадам 4. Бланк менен кагазды колдонуңуз
Эскертүүлөр үчүн атайын бланк менен басылган же кадимки кат кагазын колдонгон кат кагаздары бар.
Эгерде сиз эскертмени компьютерде түзсөңүз (жана аны электрондук почта аркылуу жөнөтсөңүз), компаниянын логотиби жана байланыш маалыматы көрсөтүлгөн Word программасын колдонуу менен өзүңүздүн фирмалык бланкыңызды түзүңүз. Бул эскертме шаблонун келечектеги эскертмелерди тапшыруу үчүн колдонуңуз
Кадам 5. Эскертмени кантип жөнөтүүнү чечиңиз
Эскертмени жайылтуунун эң жакшы жолун тандаңыз. Сиз басып чыгарсаңыз жана бөлүшсөңүз же электрондук почта аркылуу жөнөтсөңүз болот.
Эскертүүлөрдү электрондук почта аркылуу жөнөтүү үчүн, сиз Word документинен HTMLге же PDFке жазууну алмаштырып, электрондук почта тиркемеси катары жөнөтө аласыз
4 -жылдын 4 -бөлүгү: Эскерүү шаблондорун колдонуу
Кадам 1. Эскертме үлгүсүн издеңиз
Эскертмелер аларды башынан баштап куруунун ордуна, шаблондордун жардамы менен түзүлүшү мүмкүн. Бул үчүн интернеттен жакшы мемо шаблондорун издеңиз, мисалы Microsoft Wordте. Колдонулган форматтар, адатта, дээрлик бирдей, бирок шрифттин өлчөмү, узундугу жана дизайны ар кандай болушу мүмкүн.
- Сиздин муктаждыктарыңызга эң ылайыктуу шаблонду жүктөп алыңыз.
- Каалаган веб -сайттан шаблондорду колдонуудан мурун эрежелерди окугандыгыңызды текшериңиз.
Кадам 2. Компьютериңизге жүктөп алган шаблонуңузду ачыңыз
Жүктөө баскычын чыкылдаткандан кийин, шаблон же түздөн -түз компьютериңизге жүктөлөт же бир нече кадамдарды жасашыңыз керек. Эгерде натыйжа сыдырылган файл болсо, анда алгач бул файлды ачып, анан аны Microsoft Wordте ачышыңыз керек.
Биз көйгөйлөргө туш болбош үчүн Microsoft Word программасынын акыркы версиясын колдонууну сунуштайбыз жана бул шаблон сиз үчүн жакшы иштейт. Эгерде сиз дагы эле Microsoft Word программанын мурунку версиясын колдонуп жатсаңыз, файлдарды жүктөөдөн мурун аны жаңыртыңыз
3 -кадам. Өзүңүздүн фирмалык бланкыңызды аныктаңыз
Бардык шаблондорду өзгөртсө болот. Эскертме шаблонун ар бир бөлүгү сиз муктаждыктарыңызга жараша өзгөртө алат. Мисалы, бланк бөлүмүндөгү шаблонго логотипти жана товардык белгини каттоо белгисин кошуңуз. Компания маалыматын жазуу үчүн бланк бөлүмүн басыңыз.
Кадам 4. Эскерүүнүн башына шаблон талааларын толтуруңуз
Сиз "Кимге", "Кимден", "CC" жана "About" талааларын толтурушуңуз керек. Ар бир талааны толтурууда этият болуңуз, андыктан бул бөлүмдө чаташып, сагынып же жаңылып калбаңыз.
Кадам 5. Билдирүүңүздү териңиз
Киришүүнү, контекстти, талкууну жана резюмени мемонун негизги бөлүгүнө жазыңыз. Сиз пункт түрүндөгү маалыматты жеткирүү үчүн тизме түрүндө эскертмелерди жаза аласыз.
- Эскертмедеги бардык абзацтарды туура четтери жана шрифт өлчөмдөрү менен тыкан уюштуруу үчүн, ошол эле шаблон форматын колдонуңуз.
- Керек болсо, сиз столду көрсөтүү үчүн мемо шаблонун колдоно аласыз. Бул пайдалуу болушу мүмкүн, айрыкча тизмеде же башка форматта даярдалган эскертме начар же окууга кыйын көрүнсө.
- Калыпта бар сөздөрдү өчүрүүнү унутпаңыз. Жөнөтүүдөн мурун дагы бир жолу кылдат текшериңиз.
Кадам 6. Ошондой эле сыныктар бутун текшерүү
Эскертменин таманы кошумча маалымат менен камсыз кылуу үчүн колдонулат, мисалы, компанияңыздын маалыматын же телефон номерин жазуу үчүн. Бул маалыматтын баары туура жазылганын кылдат текшериңиз. Албетте, сиз туура эмес байланыш маалыматы же жетишпеген маалыматсыз жакшы эскертме жөнөткүңүз келет.
Кадам 7. Дисплейди тууралаңыз
Калыптан ала турган артыкчылыктардын бири - бул документтин түсүн өзгөртүү мүмкүнчүлүгү. Эскертменин дисплейи инсанга ылайыкташтырылып, аны жагымдуу кылып көрсөтүүгө болот. Мындан тышкары, көңүлдү бурдуруу үчүн учурдагы кырдаалга эң ылайыктуу түстү тандай аласыз, бирок дагы деле профессионалдуу.
Кадам 8. Эскертүүнү жаңы документ катары сактаңыз
Бул эскертме файлдын көчүрмөсүн сактап жүргөнүңүздү текшериңиз, андыктан сизде болгон бизнес байланыштардын далили катары санариптик камдык көчүрмө бар.
Кадам 9. Бул шаблонду сактаңыз, аны кайра колдоно аласыз
Бир аз башкача тема менен эскерүү түзүү керек болгондо, андагы маалыматты жөнөткүңүз келген жазуунун темасына алмаштырыңыз. Убакытты үнөмдөөгө кошумча катары, сиз профессионалдуу көрүнүшү үчүн ырааттуу форматта эскертмелерди түзө аласыз. Ошентип, окурмандар көбүрөөк көңүл буруп, сиз жиберген эскертүүнү кунт коюп окушат.
Кеңештер
- Көп себептерди айтпаңыз. Эмне үчүн кээ бир иш -аракеттерди жасоо керектигин түшүндүрүшүңүз керек, бирок ашыкча кылбаңыз.
- Эскертмеде жазылган түшүндүрмө/маалымат кыскача берилиши керек.
Тиешелүү макала
- Бизнес эскертмени кантип жазуу керек
- Кантип кат жазуу керек
- Кантип эффективдүү баарлашуу керек
- Окурмандын катын кантип жазуу керек
