Бизнес отчеттору азыркы бизнес дүйнөсүндө эң натыйжалуу байланыш каражаттарынын бири болуп саналат. Бизнес отчетторунун пайдалары көп. Компаниялар же жеке адамдар маанилүү чечимдерди кабыл алуу үчүн бизнес отчетторун колдоно алышат. Эгерде сиз жакшы бизнес отчетун жазгыңыз келсе, отчетту жазуунун максатын жана ыкмасын үйрөнүңүз.
Кадам
2 ичинен 1 -бөлүк: Кандай бизнес отчетун жазгыңыз келгенин чечиңиз
Кадам 1. Идеяларды жеткирүү үчүн бизнес отчетторду колдонуңуз
Бул отчет "негиздөө/сунуштоо отчету" деп аталат. Сиз бул отчетту менеджер же директор менен ой бөлүшүү үчүн колдоно аласыз. Адатта, сизге отчеттун кыскача жана негизги бөлүгүн даярдоо керек болот. Резюме - бул идеяларды жеткирүү каражаты. Денеде сиздин идеяңызга байланыштуу пайдалар, чыгымдар, тобокелдиктер жана башка маалыматтар бар.
Мисалы, сиз бөлүмүңүз үчүн принтер сатып алгыңыз келет. Принтерге чынында эле керек экенине менеджерди ишендирүү үчүн принтерди сатып алуу өтүнүчүн расмий түрдө жетекчиликке берүү үчүн негиздеме/сунуштама отчетун даярдаңыз
Кадам 2. Бизнес мүмкүнчүлүгүн коштогон тобокелчиликтерди көрсөтүү
"Тергөөчү отчеттор" чечим кабыл алуучуларга жетекчилик күтүлбөгөн таасирлерди алдын ала билүү үчүн белгилүү бир иш -аракеттерди жасоодо туш болушу керек болгон тобокелдиктерди карап чыгууга жардам берет. Бул отчет киришүүдөн, негизги бөлүмдөн жана корутундудан турат. Кириш сөздө иликтенип жаткан маселе боюнча маанилүү маалыматтар камтылган. Орган фактылардын түшүндүрмөсүн жана тергөөнүн жыйынтыктарын камтыйт. Корутунду отчеттун кыскача мазмунун камтыйт.
Мисалы, X дары -дармек компаниясы көйгөйгө туш болгон Y дары -дармек компаниясы менен иштегиси келет. X компаниясы учурда же финансылык көйгөйлөргө туш болгон компаниялар менен иштегиси келбейт. Ошондуктан, X компаниясы Y компаниясы жөнүндө толук маалыматты издейт, андан кийин Y компаниясынын финансылык маалыматын каржы директору менен талкуулоо үчүн тергөө отчетун даярдайт
3 -кадам. Мамлекеттик органдарга шайкештик жөнүндө маалыматты берүү
Адатта "шайкештик жөнүндө отчет" деп аталган бул отчет мамлекеттик органдардын (шаар, облус, борбордук ж.. Бул отчет киришүүдөн, негизги бөлүмдөн жана корутундудан турат. Алдынкы сөздө отчетто камтылган негизги темалардын түшүндүрмөсү камтылган. Магистральда мамлекеттик органдар билиши керек болгон маалыматтар, фактылар жана башка маалыматтар камтылган. Корутунду отчеттун кыскача мазмунун камтыйт.
Мисалы, мамлекеттик камсыздандыруу компаниясынын директорлор кеңеши финансы министрине компанияны башкаруу 2019 -жылы колдонулуп жаткан мыйзамдарга жана эрежелерге ылайык жүргүзүлөрүн көрсөтүшү керек. Бул үчүн директорлор кеңеши жыл сайын Компаниянын 2019 -жылдагы ишмердүүлүгүн көрсөтүү үчүн шайкештик боюнча отчет
4 -кадам. Сунушталган идеянын же долбоордун ишке ашуу мүмкүнчүлүгүн көрсөтүү
Идеянын кабыл алынганын же четке кагылганын аныктоо үчүн түшүндүрмөсү бар отчет "техникалык -экономикалык отчет" деп аталат. Бул отчет кыскача маалыматтан жана денеден турат. Кыскача идеяларды камтыйт, ал эми орган сунушталган идеяга байланыштуу пайдаларды, мүмкүн болгон көйгөйлөрдү, чыгымдарды жана башка маселелерди белгилейт. Жетекчилик төмөнкү суроолорго жооп берүү үчүн техникалык -экономикалык отчетту колдоно алат:
- Бул долбоор финансылык бюджеттин чегинде бүтүшү мүмкүнбү?
- Бул долбоор кирешелүүбү?
- Бул долбоор алдын ала белгиленген график боюнча бүтүшү мүмкүнбү?
Кадам 5. Изилдөө аркылуу алынган изилдөө жыйынтыктарын сунуштаңыз
"Изилдөө отчету" абдан белгилүү бир маселени же көйгөйдү деталдуу изилдөөнүн жыйынтыктарын сунуштайт. Бул отчет рефераттан (резюме), кириш сөздөн, колдонулган методдордон, изилдөө жыйынтыктарынан, корутундулардан жана сунуштардан турат. Отчет жасоодо, сиз шилтеме катары колдонулган изилдөөлөрдүн жыйынтыгын билдиришиңиз керек.
Мисалы, жетекчилик кызматкерлерди компаниянын ашканасында тамеки чегүүгө тыюу салуу керекпи же жокпу чечим кабыл алуу үчүн бардык персоналды камтыган изилдөө жүргүзгүсү келет. Изилдөө жүргүзгөн адам изилдөөнүн жыйынтыктары боюнча отчет жазат
Кадам 6. Компанияга ырааттуу көзөмөл аркылуу саясатын, өнүмдөрүн же процедураларын жакшыртууга жардам бериңиз
Андан кийин, ар бир белгилүү бир убакыт аралыгында жазылган "мезгилдүү отчетту" даярдаңыз, мисалы жумалык, айлык, чейректик ж. Бул отчетто компаниянын эффективдүүлүк деңгээли, пайда/чыгым жана башка маалыматтар белгилүү бир мезгилге берилет.
Мисалы, дарыкананын ээси сатуучусунан кийинки айдын ар бир үчүнчү айынын сатуу отчетун берүүсүн суранат
7 -кадам. Белгилүү бир жагдайларда отчет берүү
Мезгил -мезгили менен берилүүчү отчеттордон айырмаланып, "кырдаалдык отчеттор" конкреттүү муктаждыктар үчүн жазылат, мисалы, жолугушууларда маалымат берүү же табигый кырсыктар менен күрөшүү аракеттери жөнүндө отчет берүү. Бул отчет киришүүдөн, негизги бөлүмдөн жана корутундудан турат. Киришүүдө билдирилген окуялардын түшүндүрмөсү камтылган жана отчеттун негизги бөлүгүндө талкууланган маселелер боюнча кыскача маалымат берилген. Жыйынтыктап айтканда, аткарылган чечимдерди түшүндүрүңүз.
Мисалы, губернатор шаар башчысынан жооптуу аймакта бороон болгондон кийин кырдаалдык отчет берүүсүн суранат
Кадам 8. Көйгөйдү чечүү үчүн кээ бир чечимдерди сунуштаңыз
"Эталондук отчет" чечимдерди кабыл алуунун бир нече варианттарын сунуштайт. Максатына ылайык, автор кылыш керек болгон бир нече аракеттерди сунуштайт. Бул отчет киришүүдөн, негизги бөлүмдөн жана корутундудан турат. Кириш сөз отчетту жазуунун максатын түшүндүрөт. Торс бир нече чечүү жолдору менен бирге кырдаалды же көйгөйдү билдирет. Жыйынтык мыкты чечимди билдирет.
Мисалы, автоунаа чыгаруучу компания Азияда завод курууну каалайт. Эталондук отчетту жазып жатканда, компаниянын керектөөлөрүнө жараша эң көп 3 өлкөнү тизмектеп, корутундуда эң жакшы жерди сунуштаңыз
2нин 2 -бөлүгү: Бизнес отчетун жазуу
Кадам 1. Отчетту жазуунун максатын аныктап, форматтаңыз
Эмне үчүн бизнес отчетун жазгыңыз келип жатканын өзүңүздөн сураңыз. Жетишүү керек болгон максаттарга ылайык жогорудагы тизмеден отчеттун түрүн тандаңыз.
- Кандай себеп болбосун, кыска жана так максаттарды койгонуңузга ишениңиз. Эгерде отчеттун ишенимдүүлүгүнөн күмөн саноо үчүн максаттарды түзүү узак убакытка созулса, отчеттун окурмандары түшүнбөй калышат.
- Мисалы, сиздин бөлүм кошумча жарнак фонддоруна муктаж. Отчетту жазып жатканда, учурдагы колдоого алынган бюджетке көңүл буруңуз жана кошумча каражаттарды максималдуу пайдалануу үчүн эффективдүү иш планын көрсөтүңүз.
Кадам 2. Отчетту окуп жаткан аудиторияны карап көрүңүз
Отчеттун окурмандары компаниянын чегинен (кызматкерлерден эмес) же компаниянын ичинен чыгышы мүмкүн. Отчет жазууда, окурман талкууланып жаткан маселе боюнча канчалык жакшы түшүнөрүн же маалыматка ээ экенин эске алыңыз. Ошондой эле, отчетто берилген маалымат окурман үчүн канчалык пайдалуу болорун ойлон.
- Ким отчетту окуйт, финансылык аспект дайыма жетекчилик же кардарлар үчүн биринчи орунда турат.
- Мисалы, сиз бөлүмүңүздө жумуш бөлүшүү программасын ишке ашыргыңыз келет. Бул үчүн сиз кадрдык директор, операциялар боюнча директор жана башкы директор тарабынан окула турган бизнес отчетун жазышыңыз керек болот. Сиз отчетто тиешелүү маалыматты берүү үчүн, алар программа жөнүндө мурунтан эле билүү мүмкүнчүлүгүн карап көрүңүз. Эгерде жетекчилик эч качан жумуш бөлүшүү программасын талкуулабаса, анда сиздин отчет маалыматтуу жана пайдалуу. Эгерде компания бул программаны мурунтан эле пландаштырып койгон болсо, анда сиздин отчетуңуз эффективдүү болбой калат жана анча ишендирбейт.
3 -кадам. Эмнени үйрөнүү керектигин аныктаңыз
Бизнес отчетун даярдоодо эң кыйын кадам - бул жазуу эмес. Жыйынтык чыгаруу жана колдоочу маалыматтарды чогултуу эң кыйын. Сиз кеңири спектрге ээ болушуңуз керек, мисалы, маалыматтарды чогултуу жана рынокту талдоо. Сиздин отчетто камтылган темалар боюнча негиздүү чечимдерди кабыл алуу үчүн сиз жана жетекчилик эмнени билишиңиз керек?
Кадам 4. Отчет жазуу үчүн тиешелүү маалыматтарды чогултуу
Сиз берген колдоочу маалыматтар изилдөөнүн натыйжасы экенин текшериңиз. Болбосо, ишенимди жоготуп алышыңыз мүмкүн. Маалымат чогултуу ошондой эле жазыла турган отчеттун түрүнө жараша аныкталат. Так жана отчетту жазуу максатына ылайыктуу маалыматтарды колдонгонуңузду текшериңиз.
- Ички булактардан алынган маалыматтар, адатта, тезирээк чогултулат. Мисалы, продукцияны сатуу боюнча маалыматтарды сатуу бөлүмүнөн телефон аркылуу сураса болот. Ошентип, маалыматтар дароо кабыл алынат жана отчетко киргизилет.
- Тышкы маалыматтарды компаниядан алса болот. Эгерде башка бөлүмдөр керектөөчүлөрдүн маалыматтарын чогултуп жана анализдешсе, аны сураңыз, андыктан өзүңүздүн изилдөөңүздү жасабаңыз. Керектүү маалыматтар бизнес чөйрөсүнө ылайыкташтырылышы керек, бирок бизнес отчетту жазуучулар адатта биринчи изилдөө жүргүзүүнүн кажети жок.
- Мисалы, эгер сиз негиздеме/сунуштоочу отчет жазгыңыз келсе, анда сунушталган идеялардын пайдасын билүү үчүн бир аз изилдөөлөрдү жүргүзүп, андан кийин изилдөөнүн жыйынтыктарын отчетко киргизиңиз.
Кадам 5. Жазуудан мурун отчетту кантип түзүүнү чечиңиз
Бул чечимге отчетту жазуунун максаты таасир этет. Мисалы, шайкештик отчетун жана техникалык -экономикалык отчетту кантип даярдоо керек, башкача. Отчетту кантип түзүү керек экенин билгенден кийин жаза баштаңыз.
- Колдоочу маалыматтарды бир нече топко бөлүңүз. Бизнес отчеттор, адатта, көптөгөн маалыматтарды жана маалыматтарды камтыйт. Маалыматтарды топторго бөлүү - бул жакшы бизнес отчетун ийгиликтүү жазуунун ачкычы. Мисалы, кардарлардын маалыматынан өзүнчө сатуу маалыматын көрсөтүңүз жана ар бир маалыматтын жыйынтыгына аталыш киргизиңиз.
- Окууну жана түшүнүүнү оңой кылуу үчүн жыйынды маалыматтарды аталышы боюнча иреттөө менен отчетторду түзүңүз. Ошентип, берилген маалыматтар отчетту жазуунун негизги максатын колдой алат.
- Кээде, сиз башка бирөөнүн маалыматтарды талдап же киргизишин күтүшүңүз керек. Күтүп жатканда, сиз толук маалымат топтомун иштете аласыз.
Кадам 6. Корутунду чыгарып, конкреттүү сунуштарды бериңиз
Отчетто камтылган маалыматтарды колдонуп логикалык тыянак чыгарганыңызды текшериңиз. Бул тыянактардын негизинде жасалышы керек болгон аракеттерди түшүндүрүңүз.
Сиз сунуштаган ар бир чечимдин артынан конкреттүү, өлчөнүүчү аракеттер керек. Жумуштун сүрөттөмөсүндөгү, графигиндеги же жаңы иш планын ишке ашыруу үчүн керектүү каражаттарды бөлүүдөгү өзгөрүүлөрдү сүрөттөңүз. Сунуштарыңыз отчетто берилген чечимдерди ишке ашыруу аркылуу жетекчиликтин максаттарга жетүүгө жөндөмдүү экенин тастыктаган маалыматтар тарабынан колдоого алынганын текшериңиз
Кадам 7. Аткаруучу резюме даярдоо
Бул кыскача бизнес отчеттун биринчи бети болот, бирок эң аягында жазылган. Аткаруучу резюме - бул кимдир бирөөнүн аягына чейин окууга убактысы болбосо, отчеттун мазмунун көрүү үчүн изилдөө жана корутундуларды берүү каражаты. Иллюстрация катары, аткаруучу кыскача тасма трейлери же тезистин рефератына окшош.
Бул отчет аткаруу резюмеси деп аталат, анткени бош эмес жетекчилер бул резюмени гана окуй алышат. Аткаруучу резюме түрүндө маанилүү маалыматты 200-300 сөз менен жогору жактарга жеткирүү. Чоо -жайын билгиси келсе, ал дагы окуй алат
Кадам 8. Конкреттүү маалыматтарды жеткирүү үчүн инфографиканы колдонуңуз
Кээде, графикалык же диаграммаларды колдонуу менен сандык маалыматтарды берүү керек. Дагы жагымдуу жана түшүнүктүү кылуу үчүн маалыматтарды ар кандай түстөр менен бериңиз. Берилиштерди, ырааттуу сандарды же таблицаларды колдонуп, маалыматтарды окууну жеңилдетиңиз. Бул кадам маалыматтын презентациясын башкача кылып, анын маанисин көрсөтөт.
- Адатта, сүрөттөр бизнес отчетторун жагымдуу кылат. Отчеттор бир гана текстти жана сандарды камтыса, монотондуу көрүнөт. Тиешелүү жана пайдалуу инфографиканы көрсөтүңүз, бирок ашыкча кылбаңыз.
- Маалыматты дээрлик текст түрүндө, столдор же сандар жок болгон баракчага жазыңыз. Толук текст баракчалары кызыксыз болуп калат. Маанилүү маалыматтын корутундусу кутуга салынышы мүмкүн.
9 -кадам. Маалымат булактарын тизмектеңиз
Изилдөөнүн түрүнө жараша, маалымат провайдерин тизмектөө керек болушу мүмкүн. Бизнес отчетто, библиография же булак баракчасы башка маалыматтарды текшерүүнү же издөөнү кааласа, окурманга маалымат берүүгө багытталган.
Ишкердиктин түрлөрү боюнча отчетторго цитаталарды кошкондо туура форматты колдонуңуз
Кадам 10. Отчетту 2 жолу текшериңиз
Сиз орфографиялык же грамматикалык каталар жөнүндө кабарлаганыңызда олуттуу көрүнбөйсүз. Бул каталар сиздин изилдөөнүн ишенимдүүлүгүнө шек келтирет. Мындан тышкары, ачык жана так маалымат бер.
- Мисалы, түшүнүү кыйын болгон сөздөрдү же өтө узун сүйлөмдөрдү колдонбоңуз.
- Ар кандай сүйлөшүүдөн алыс болуңуз.
- Эгерде отчет окурман ошол эле бизнесте болсо, сиз жаргон же техникалык терминдерди колдонсоңуз болот, бирок ашыкча кылбаңыз.
- Адатта, бизнес отчеттору пассивдүү үн менен жазылат. Бул отчет пассивдүү сүйлөмдөрдү колдонуу активдүү сүйлөмдөргө караганда жакшыраак экенин көрсөткөн бир мисал.
- Отчетторду текшерүүдө каталарды көз жаздымда калтырууга болот, анткени сиз өзүңүз тердиңиз. Колдогон кесиптешиңиздин отчетун окуп, анан пикир сураңыз. Катачылыкты жогору жактагыларга караганда, кесиптештерден билүү алда канча жакшы. Сунуштарды эске алуу менен отчетторду жакшыртуу үчүн теңтуштарыңыздын мүмкүнчүлүктөрүн пайдаланыңыз.
Кадам 11. Мазмун таблицасын түзүңүз
Белгилүү бир баракты издөөдө шилтеме катары пайдалуу болгон мазмунун түзүү менен расмий форматка ылайык бизнес отчетун жазыңыз. Отчеттун ар бир бөлүмүнүн барактарынын номерлерин мазмундук таблицага, өзгөчө аткаруучу резюме менен корутундуга кошуңуз.
Кадам 12. Отчетту таңууга убакыт келди
Пайдалуу толук карап чыгууну камсыз кылган отчетту өркүндөтүүнүн эң жакшы жолу - аны мүмкүн болушунча байлап коюу, мисалы, спираль зым, байлоочу же картон капкагын колдонуу. Ошентип, отчет тыкан жана жагымдуу көрүнөт, ошондуктан башкалар аны аягына чейин окууну каалашат.
