Туура каттын форматын тандоо негизинен сиз жазгыңыз келген каттын түрүнө жана кимге кайрылып жатканыңызга жараша болот. Досуңузга жазууда колдоно турган тамга форматы расмий каттарды жазууда колдонулуучу форматтан такыр башкача болот. Андан тышкары, почта аркылуу жөнөтүлгөн салттуу каттын форматы электрондук почта үчүн колдонулган форматтан айырмаланат. Кийинки катты жазуу үчүн колдоно турган катты кантип туура форматтоо жөнүндө көбүрөөк билүү үчүн окууңузду улантыңыз.
Кадам
Метод 4: бизнес же формалдуу катты форматтоо
Кадам 1. Катыңыздын башына атыңызды жана дарегиңизди жазыңыз
Көчө даректерин, шаарларды, провинцияларды жана почта индекстерин блокторго, солго тегизделген жана бир интервал менен кошуңуз.
- Шаар, облус жана почта индекси бир сапта, ал эми көчө даректери өзүнчө сапта жазылат.
- Эгерде сиз буга чейин бул маалыматты камтыган бланкты колдонуп кат жөнөтүп жатсаңыз, бул кадамды өткөрүп жибериңиз. Кайтып келүү дарегин эки жолу киргизбеңиз.
Кадам 2. Дарегиңиздин астына датаны жазыңыз
Каттын жазылган күнүн же каттын толтурулган күнүн жазыңыз, бул сизге байланыштуу.
- Дата сол жакка жазылат, ошол даректин үстүндө жайгашкан.
- Күндү "ай-күн-жыл" форматында жазыңыз. Айды тамгалар менен жазыңыз, бирок күндү жана жылды жазуу үчүн сандарды колдонуңуз. Мисалы: 9 -февраль, 2013 -жыл.
Кадам 3. Дат менен каттын кийинки бөлүгүнүн ортосунда бош сызык калтырыңыз
Бул даректи кийинки бөлүмдөн ажыратып, окууну жеңилдетет.
Кадам 4. Керек болсо, маалымдама линиясын жазыңыз
Эгерде кат белгилүү бир чекитке шилтеме берүү менен жазылган болсо, анда ал окурманга "Re:" менен башталган шилтемени жазууга жардам берет.
- Шилтеме саптар солго жазылып жазылган жана бир гана саптан турууга аракет кылышат.
- Каттарга, жумуш орундарына же маалымат сурап жатканда жооп берүүчү линияны жазыңыз.
- Эгерде сиз шилтемелерди жазсаңыз, шилтемени каттын калган бөлүгүнөн ажыратуу үчүн андан кийин бош сапты калтырыңыз.
Кадам 5. Алуучунун дарегин жазыңыз
Алуучунун атын жана наамын, ошондой эле компаниянын атын, көчө дарегин, шаарды, штатты жана почта индексин жазыңыз.
- Бул маалыматтын баары тегизделип, бир интервалда калтырылган. Алуучунун аты алуучунун аталышы, фирманын аты жана көчө дареги менен бирге өзүнчө сапта жазылат. Шаар, облус жана почта индекси бир сапта жазылган.
- Эгерде башка өлкөгө кат жөнөтсөңүз, алуучунун дарегинин астына өзүнчө сапта өлкөнүн атын чоң тамга менен жазыңыз.
- Мүмкүн болсо, катты белгилүү бир адамга кайрылыңыз жана адамдын атын "Мырза" же "Эне" сыяктуу ылайыктуу ат менен жазыңыз. Эгер алуучунун жынысын билбесеңиз, аталышын жазуунун кажети жок.
- Алуучунун толук дарегинин астына бош сапты калтырыңыз.
Кадам 6. Катыңыздын башын сылык саламдашуу менен баштаңыз
Жалпы саламдашуу адатта "Урматтуу мырза" менен башталат, андан кийин алуучунун наамы жана фамилиясы жазылат. Алуучунун фамилиясынан кийин үтүр коюңуз.
- Саламдашуу солго тегизделип жазылган.
- Эгерде сиз алуучунун жынысын билбесеңиз, алуучуга анын толук аты -жөнү боюнча кайрылсаңыз болот, же алуучунун жумушун, фамилиясын жазсаңыз болот.
- Саламдашуудан кийин бош сапты калтырыңыз.
Кадам 7. Кааласаңыз, теманын сабын жазыңыз
Теманын сабын чоң тамгалар менен куттуктоонун астына, солго тегеректеп жазыңыз.
- Теманы кыска, бирок сүрөттөөчү кылып жазыңыз. Бир гана саптан турууга аракет кылыңыз.
- Белгилей кетүүчү нерсе, бул салттуу эмес жана көп колдонулбашы керек.
- Эгерде сиз буга чейин шилтеме линиясын кошкон болсоңуз, теманын сабын кошпоңуз.
- Эгер тема сабын кошсоңуз, теманын сабынан кийин бош сапты калтырыңыз.
Кадам 8. Каттын негизги бөлүгүн катыңыздын максатын түшүндүргөн кыскача киришүүдөн баштаңыз
Каттын абзацтары солго жазылат, бирок ар бир абзацтын башы чегинүү менен жазылат.
Кадам 9. Каттын узундугу менен каттын киришүүсүн ээрчиңиз
Бул бөлүм каттын максатын түшүндүрүп, катта жазылгандардын бардыгын камтыган корутунду бериши керек.
Катты кыскача жазыңыз. Ар бир абзац бир интервалдуу, бирок ар бир абзацтын ортосунда жана акыркы абзацтан кийин бир бош сап калтырыңыз
Кадам 10. Катыңызды сылык -сыпаа салам менен аяктаңыз
Сылык -сыпаа куттуктоолордун мисалдары: "Чын жүрөктөн", "Салам" же "Рахмат". Соңку саламды солго тегеретип, андан кийин үтүр менен жазууну унутпаңыз.
Жыйынтыктоочу саламдашуунун биринчи сөзүнүн биринчи тамгасы гана чоң тамга менен жазылат
Кадам 11. Атыңыз менен акыркы саламды ээрчиңиз
Бирок, толук аты -жөнүңүздү жазуудан мурун, жабуу куттуктоосунун астына үч бош сапты калтырыңыз, андан кийин төмөндөгү сапта кызматыңыздын аталышы.
Кадам 12. Катыңыздын аягында тиркемелерди тизмектеңиз
Эгерде сиз тиркемени тиркеп жатсаңыз, атыңыздын жана наамыңыздын астына "Корпустарды" / "Тиркемени" бир сапка жазыңыз жана катка кошулган тиркемелерди жазыңыз.
- Эгер эч кандай тиркеме кошпосоңуз, бул милдеттүү эмес экенин эске алыңыз.
- Тиркемелер солго тегизделип, бир боштук менен жазылат.
Кадам 13. Кааласаңыз, машинисттин баш тамгасын киргизиңиз
Эгерде кимдир бирөө катты жазып жаткан болсо, сиз дикта кылып жатсаңыз, каттын эң ылдый жагында, тиркеменин астына бир сапта машинисттин фамилиясын жазыңыз.
Кадам 14. Басып чыгаргандан кийин катка кол коюңуз
Катка калем менен акыркы салам менен атыңыздын ортосунда кол коюңуз. Калем менен катка кол коюу алуучуга бул катты жөнөтүү үчүн өз убактыңызды бөлүп жатканыңызды жана бул маанилүү экенин көрсөтөт.
Метод 2 4: Жакын досуна же тууганына катты форматтоо (Жеке кат)
Кадам 1. Күндү жазыңыз
Каттын жазылган күнүн же каттын бүткөн күнүн каттын жогорку оң жагына кошуңуз.
- Күндү "ай-күн-жыл" форматында жазыңыз. Айды тамгалар менен жазуу, адатта, стандарттык формат, бирок каттын бул түрү үчүн бүт датаны сандар менен жаза аласыз.
- Күн туура туураланып жазылган.
Кадам 2. Достук куттуктоону жазыңыз
"Урматтуу" саламдашуу дагы эле эң көп колдонулган саламдашуу болуп саналат, бирок алуучу менен болгон мамилеңизге жараша сиз алуучунун атын эч кандай формалдуу түрдө жаза аласыз.
- Саламдашуу солго тегизделип, андан кийин үтүр менен жазылат.
- Досуңузга же кесиптешиңизге жазууда, адатта, алардын атын гана жаза аласыз. Мисалы: "Урматтуу Джейн".
- Андан да жеке кат үчүн, "Урматтуу" дегенди "Салам", "Салам" же "Эй" сыяктуу жөнөкөйлүк менен алмаштыргыңыз келиши мүмкүн.
- Эгер сиз ата -энеңизге же чындап урматтооңуз керек болгон адамга жазып жатсаңыз, алуучунун жеке наамын жана фамилиясын кошуңуз. Мисалы: "Урматтуу айым Робертс"
- Куттуктоо менен каттын негизги текстинин ортосунда бош сызык калтырыңыз.
Кадам 3. Катыңыздын негизги текстине киришүү, дене/дене жана корутунду жазыңыз
Киришүү жана корутунду ар бири бир гана абзацтан турушу керек, бирок каттын денеси адатта алда канча узунураак.
- Каттын негизги тексти солго тизилген, бирок ар бир абзацтын биринчи сабы чегинген.
- Каттын бардык негизги тексти бир интервалдан турат. Сиз адатта абзацтарды жеке катта калтырбайсыз, бирок эгерде бул сиздин катыңызды окууну жеңилдетсе.
- Негизги тексттин акыркы сүйлөмүнөн кийин бош текстти калтыруу, негизги текстти жабуу куттуктоосунан ажыратуу.
Кадам 4. Тийиштүү жабуу салам менен жабыңыз
"Урматтоо менен" дагы деле кеңири колдонулат, атүгүл жеке каттар үчүн. Эгерде кат жетишерлик кокустук болсо, анда анча -мынча кадимки жабуу саламын кошо аласыз. "Кийинчерээк көрүшөбүз!" Сыяктуу бир нерсени байкап көрүңүз. же "Кийинчерээк көрүшөбүз!" эгер сиз жакын досуңузга жазсаңыз.
- Жабуу саламдашуудан кийин үтүр коюңуз, бирок андан кийин атыңызды жазбаңыз.
- Жыйынтыктоочу куттуктоо каттын башына параллель жазылган.
5 -кадам. Катыңызга кол коюңуз
Катыңызга акыркы саламга кол коюңуз. Адатта, сиздин атыңыз принтерде эмес, кол менен жазылат.
Эгерде сиз, адатта, катты алуучу менен бири -биринин аттарын атай турган болсоңуз, анда жөн эле фамилияңызды жазып алсаңыз болот. Бирок, эгер алуучу сиздин фамилияңыздан ким экениңизди билбесе, фамилияңызды да кошкондугуңузду текшериңиз
Метод 3 3: Расмий же бизнес почтасын форматтоо
Кадам 1. Электрондук почтаңыздын максатын кыска, бирок так сүрөттөө менен баштаңыз
Бул сүрөттөмө электрондук почтанын темасында, электрондук почтанын негизги бөлүгүндө эмес.
Эгерде сиздин электрондук почтаңызды алуучу күткөн болсо, бул сүрөттөмө талкууланып жаткан темага гана шилтеме болушу мүмкүн. Эгерде бул электрондук кат күтүлбөсө, сүрөттөмөнү жазуу бир аз кыйын болушу мүмкүн. Сүрөттөмөнү жазуунун максаты - окурмандар сиздин электрондук почтаңызды ачып, окуп жатканда эмнени билдирерин билиши үчүн. Бул сүрөттөмө окурмандарыңызды электрондук почтаңызды ачууга жана окууга түрткү бериши керек дегенди билдирет
Кадам 2. Электрондук катты расмий куттуктоо менен жазууну баштаңыз
Ал, адатта, "Урматтуу" менен башталат жана андан кийин электрондук катты алуучунун же сиз кат жөнөтүп жаткан компаниянын расмий аталышы коштолот.
- Мүмкүн болсо, катты белгилүү бир алуучуга кайрылыңыз. Анонимдүү алуучуларга кат жөнөтүүдөн алыс болуңуз. Башка вариант жок болгондо гана "Кимге тиешеси бар" дегенди колдонуңуз.
- Чындыгында, учурашуудан кийин колдонууга эң ылайыктуу пунктуация дагы эки чекиттүү. Бирок, азыркы учурда адамдардын көбү саламдашуудан кийин расмий каттарды жазууда үтүр колдонушат.
- Эгерде алуучуну "апа" же "ата" деп тосуп алууну билбесеңиз, алуучунун толук атын жазыңыз.
- Расмий саламдашуудан кийин бош сапты калтырыңыз.
Кадам 3. Каттын негизги текстин кыска, бирок маалыматтуу кылып жазыңыз
Ар кандай кат сыяктуу эле, негизги текст киришүү, негизги жана корутунду камтууга тийиш. Бардык бөлүктөрдү, анын ичинде дене бөлүктөрүн да мүмкүн болушунча кыска жана так кармаңыз.
- Негизги текст солго тегизделген.
- Ар бир абзацтын башталышына чекит коюунун кереги жок.
- Негизги текст бир интервалдуу, бирок ар бир абзацтын ортосунда жана акыркы абзацтан кийин бош сызык калтырыңыз.
Кадам 4. Сылык сыпайы саламды колдонуңуз
Катыңыздын негизги текстинин артынан "Чын жүрөктөн" же башка бирдей сылык -сыпаа куттуктоону териңиз жана аны үтүр менен жазыңыз.
- Жыйынтыктоочу саламды солго тизип жазууну унутпаңыз жана саламдашуунун биринчи сөзүнүн биринчи тамгасы чоң тамга менен жазылат.
- Башка расмий жабуу куттуктоолоруна "Рахмат", "Салам" жана "Салам" кирет.
Кадам 5. Жыйынтыктоочу сөздүн астына атыңызды териңиз
Кагазга жазылган/басылган каттардан айырмаланып, сиз электрондук почтаңызга калем менен кол коё албайсыз.
Сиздин атыңыз солго калтырылган
Кадам 6. Төмөндө байланыш маалыматыңызды жазыңыз
Атыңыздан кийин бош сапты калтырыңыз, анан физикалык дарегиңизди, телефон номериңизди, электрондук почтаңыздын дарегин, эгер бар болсо веб -сайтыңызды же блогуңузду териңиз.
Бардык маалыматтар солго тегизделип, бир интервал менен жазылат. Ар бир байланыш маалыматы өзүнчө сапта терилет
Метод 4 4: Достор үчүн электрондук каттарды форматтоо
Кадам 1. Электрондук почтанын темасына кыска, бирок так сүрөттөмөсүн жазуудан баштаңыз
Бул сүрөттөмө алуучуларга сиздин электрондук почтаңыздын темасын ачардан мурун бир көз ирмемде билүүгө мүмкүндүк берет жана аларга сиздин электрондук почтаңыздын эмне жөнүндө экенин божомолдоо үчүн жетиштүү маалымат берет.
Кадам 2. Электрондук почтанын текст бөлүмүнө сылык куттуктоо же салам жазуу менен баштаңыз
Сиз өзүңүзгө жаккан ар кандай саламдашууну жаза аласыз, мисалы, "Кымбаттуум". Муну алуучунун аты менен ээрчиңиз.
- Саламдашуу солго жазылып жазылган.
- Эгерде сиз жакын досуңузга жазып жатсаңыз, анда саламдашууну таптакыр калтырып, алардын атын, анан үтүр менен баштасаңыз болот.
- Куттуктоо менен электрондук почтаңыздын ортосунда бош сызык калтырыңыз.
Кадам 3. Электрондук почтаңыздын денесине териңиз
Каттардын бардык түрлөрү сыяктуу эле, сиздин электрондук почтаңыздын негизги бөлүгүнө киришүү, негизги жана корутунду камтылышы керек. Бирок, эгер сиз жакын досуңузга кат жазсаңыз, мындай форматтын кереги жок болушу мүмкүн.
Кадам 4. Электрондук почтаңызды акыркы салам менен бүтүрүңүз
Дос үчүн электрондук катты жабууда, саламдашуунун расмий болушу шарт эмес, бирок бул сиздин электрондук почтаңыздын аяктаганынын белгиси болушу керек.
Эгерде сиз абдан жакын досуңузга жазып жатсаңыз, кээде жабуу куттуктоо жазуунун ордуна, электрондук почтаңызды атыңыз менен эле бүтүрүп коюуңуз туура болот
Кеңештер
- Кошмо Штаттардагы расмий каттар менен Улуу Британиядагы (Улуу Британиядагы) расмий каттардын ортосунда бир аз айырмачылыктар бар экенин белгилей кетүү керек. Улуу Британияда, кайтаруу дареги жана датасы туура тегизделет жана эгер болсо, тема борборлоштурулган. Мындан тышкары, дата "күн-ай-жыл" форматында жазылат, үтүр чекиттин ордуна эмес, саламдашуудан кийин жазылат.
- Эгерде сиз бул жерде сүрөттөлгөн форматты жактырбасаңыз, ал кээде блок форматы деп аталат, сиз ошондой эле өзгөртүлгөн блок форматын жана жарым блок форматын колдоно аласыз. Бул форматтар негизинен бир эле маалыматты камтыйт жана алардын жайгашкан жерлери гана айырмаланат.
