Аталышынан көрүнүп тургандай, жооп кат - бул кимдир бирөөнүн суроосуна же өтүнүчүнө жооп берүү үчүн жазылган кат, ал жалпысынан кат аркылуу да берилет жана көбүнчө бизнес дүйнөсүндө маалымат алмашуу каражаты катары колдонулат. Мыкты жооп катты даярдоо үчүн, биринчи кезекте, сиз алган суроо же өтүнүч камтылган каттын мазмунун карап чыгуу керек. Андан кийин, катка жооп берүү үчүн зарыл болгон кошумча маалыматты издеңиз. Экөөнү тең кылгандан кийин, сылык, жөнөкөй, түшүнүктүү жана түп тамгасында жазылган бардык суроолорго же сурамдарга жооп бере турган сүйлөмдөр менен жооп кат жазууну баштаңыз. Мындан тышкары, катыңыздын алуучунун канааттануусун канааттандыруу үчүн сиздин сүйлөмүңүздүн обону да достук жана маалыматтуу экенине ынаныңыз.
Кадам
3 методу 1: Оригиналдуу каттын мазмунун карап чыгуу
Кадам 1. Кат жөнөтүүчү сураган же сураган маалыматты аныктаңыз
Жооп каттары жөнөтүүчү билиши керек болгон нерселердин бардыгын камсыз кылуу үчүн бар болгондуктан, каттын мазмунун кылдаттык менен карап чыгууга убакыт бөлүңүз. Атап айтканда, кат жөнөтүүчүнүн ага кандай маалымат бере алаарыңызды билүү зарылдыгын түшүнүңүз.
- Кээде тамганын маанисин аныктоо алаканды буруу сыяктуу оңой эмес, айрыкча, кат жазуучунун жазуу стили түшүнүксүз болсо. Ошондуктан, ар дайым жооп катты түзүүдөн мурун кат жөнөтүүчүнүн муктаждыктарын түшүнүүгө убакыт бөлүңүз.
- Керек болсо, жөнөтүүчүнүн ниетин жакшыраак түшүнүү үчүн каттан тапкан кээ бир маанилүү нерселерди жазып алыңыз. Атап айтканда, жөнөтүүчүнүн сураганын жалпылап, ар бир суроого же суроого жоопту иштеп чыгыңыз.
Кадам 2. Кат жөнөтүүчү сураган маалымат тууралуу көбүрөөк билиңиз
Эгерде катты жөнөтүүчү бир нерсеге байланыштуу маалымат сураса, анда сиз аны билесиз жана дароо жооп бере аласыз, же тескерисинче. Эгерде сиз суралган маалыматты түшүнбөсөңүз, катка жооп берүүдөн мурун маалыматты чогултуу үчүн мүмкүн болушунча көбүрөөк убакыт бөлүңүз.
Мисалы, катты жөнөтүүчү сиздин компаниядагы жумушка орношуунун абалын ырастоону каалашы мүмкүн. Эгерде жаңы кызматкерди жалдоо сиздин адистигиңиз эмес болсо, анда жооп берүүдөн мурун жөнөтүүчүнүн арызынын абалын текшерүүгө жардам берүү үчүн кадрлар бөлүмүнүн кызматкерине кайрылыңыз
Кадам 3. Катты суроого жооп берүүгө жөндөмдүү башка адамга жөнөтүңүз
Өзгөчө бизнес дүйнөсүндө, кээде кардарлар интернеттен тапкан компаниянын дарегине же компаниянын байланыш номерине кат жөнөтүшөт. Андыктан, эгер сиз кат алып, бирок андагы суроолорго жооп берүүгө кудуретсиз экениңизди сезсеңиз, аны тиешелүү адамга жөнөтүңүз. Катты жөнөтүүчү эң так жана пайдалуу жоопту алышы үчүн муну кылыңыз.
Эгерде жооп берүү үчүн көп убакыт талап кылынса, жөнөтүүчүгө катты суроолоруна жооп берүү мүмкүнчүлүгү көбүрөөк бирөөгө жөнөткөнүңүздү билдирүүгө аракет кылыңыз. Жок дегенде кат жөнөтүүчү ал жиберген каттын кабыл алынганын жана иштелип чыкканын билет
Метод 2 3: Жоопторду түзүү
Кадам 1. Катты түп тамгасында маалымат сурап же суроолорду берип жаткан адамга кайрылыңыз
Ар дайым катты сылык куттуктоо менен баштаңыз, мисалы, "Урматтуу", андан кийин катты алуучунун аты, "Бул катты алуучуга" деген сыяктуу өтө жалпы сүйлөмдү колдонуунун ордуна. Сүйлөм инсансыз угулгандан тышкары, жооп каты компьютер тарабынан жазылган сыяктуу таасир калтырат. Ошондуктан, ар дайым алуучуну аты менен тосуп алып, жооп катыңыз абдан кылдаттык жана ыраазычылык менен жазылганын көрсөтүңүз.
- Эгерде сиз катты жөнөткөн адамды жеке тааныбасаңыз, анда мырзанын же айымдын саламдашуусунан кийин фамилиясын колдонуңуз. Бирок, эгерде катты жөнөткөн адамдын белгилүү бир аталышы болсо, мырзанын же айымдын ордуна бул наамды колдонуңуз.
- Эгерде сиз чындап катты жөнөткөн адамды билбесеңиз же жынысын билбесеңиз, анын атын гана колдонуңуз.
- Жалпысынан алганда, сиз түп катта көрсөтүлгөн жөнөтүүчүнүн атын колдоно аласыз. Мисалы, эгер катты жөнөтүүчү “Dr. Джонсон "катында жооп катыңызды" Урматтуу. Dr. Джонсон."
Кадам 2. Бул кат ал жиберген оригиналдуу катка жооп катары жазылганын баса белгиле
Каттын башында катыңыздын максатын окурманга жеткирүүнү унутпаңыз, бул катка жооп берүү. Ошентип, катты алуучу каттын окулганын жана иштелип чыкканын, ошондой эле сиз жиберген каттын артында кандай ниети бар экенин билет.
- Жөнөкөй сүйлөм, "Бул кат сиз 13 -июнда жөнөткөн катка жооп берет", жооп катты ачуу үчүн идеалдуу.
- Эгерде сиз биринчи катты алуучу болбосоңуз, сизге катты берген адамдын инсандыгын көрсөтүңүз. Мисалы, сиз мындай деп жазсаңыз болот: "Биздин кардарларды тейлөөчү персоналыбыздын бири Мишель Харрис сиз мага жөнөткөн катты жөнөткөн".
3 -кадам. Жөнөтүүчүнүн суроолоруна дароо жооп бериңиз
Куттуктоону жазгандан кийин дароо каттын жүрөгүнө өтүңүз. Каттын түпкүрүндө түпнускада көрсөтүлгөн бардык суроолорго жана/же даттанууларга мүмкүн болушунча толук жооп бериңиз. Катты алуучу аны окуп жатканда канааттануу алышы үчүн эч нерсе калтырылбаганын текшериңиз.
- Жообуңузда каттын түп нускасын кыскача кайталаңыз. Мисалы, сиз мындай деп айта аласыз: “Биздин компаниянын ММК менен түз байланышта болгон кызматкерлерине байланыштуу суроолоруңузга жооп катары, кызматкерлердин аты Жанет Уолтерс экенин сизге билдиргибиз келет. Бул жерде анын электрондук почта дареги жана телефон номери ".
- Узун суроолорго жооп берүү үчүн, ар бир суроого конкреттүү жооп берүү үчүн номерлөө системасын колдонуңуз. Окууга оңой болгондон тышкары, бул ыкма окурмандын көңүлүн бурат, анткени алар бардык суроолорго деталдуу жооп берилгенин сезишет.
- Өтө узун эмес сүйлөмдөрдө мүмкүн болушунча толук маалыматты бериңиз. Жалпысынан алганда, бир суроого бир нече кыска сүйлөм менен жооп берүү жакшы жооп деп айтууга болот.
Кадам 4. Сиз аткара албаган бардык өтүнүчтөр боюнча чынчыл болуңуз
Кээде, сиз жооп бере албаган суроолор же аткара албаган сурооңуз бар. Мындай абалга туш болгондо, ар дайым чынчыл жооп бер. Башкача айтканда, катты жөнөткөн адамдын терс көз карашын басуу үчүн жөн гана сүйлөмдөрдү колдонбоңуз. Мага ишен, катты жөнөтүүчү түз жана так жоопту алда канча жогору баалайт. Эң башкысы, каттын жөнөтүүчүсү таарынып калбашы үчүн, маалымат ар дайым сылыктык менен берилип, кечирим суралууга тийиш.
- Катты жөнөтүүчүнүн суранычын четке кагууда дайыма бекем, бирок түшүнүктүү обонду колдонуңуз. Мисалы, сиз мындай деп айта аласыз: “Тилекке каршы, биз сиздин өтүнүчүңүздү канааттандыра албайбыз. Учурда бизде сизге керектүү маалымат жок жана качан жеткиликтүү болорун айта албайбыз ".
- Эгер сиз кененирээк маалымат бере алсаңыз, мындай деп айтууга аракет кылыңыз: “Сурооңузга жооп берерден мурун, мен ырасташым керек болгон бир нече нерсе бар. Убакыт уруксат берсе, кайрылган офицердин аты -жөнү менен бирге арызыңыздын берилген күнүн көрсөтүңүз. Ырастоо процесси аяктагандан кийин, мен сиз менен дароо байланышам."
Кадам 5. Жөнөтүлгөн кат үчүн рахмат
Суранычты канааттандырууга же каттын суроосуна жооп берүүгө жөндөмдүү экениңизге карабастан, ага ыраазычылык билдирүү менен дайыма ыраазычылыгыңызды көрсөтүңүз. Алардын көңүлүн баалаарыңызды жана алар менен оң мамиледе болууну каалагандай таасир калтырыңыз.
Кээ бир адамдар катты ыраазычылык менен ачууну туура көрүшөт. Сөздү жайгаштыруу чынында маанилүү эмес. Эң негизгиси, аны бир убакта айтканыңызды текшериңиз
Кадам 6. Толук аты -жөнүңүздү жана наамыңызды жазуу менен катты бүтүрүңүз
Катты расмий түрдө, "Чын жүрөктөн", жана толук аты -жөнүңүз менен жабыңыз. Эгерде кат ишкердик максаттарга багытталган болсо, анда өзүңүздүн позицияңызды толук аты -жөнүңүз менен тизмектеңиз.
Терилген же кол менен жазылган катта болобу, толук аты -жөнүңүздү кошкондон кийин, ар дайым кол коюуга орун калтырыңыз. Бирок, эгерде кат электрондук почта аркылуу жөнөтүлсө, кол тамгасыз толук атыңызды киргизүү негизинен жетиштүү
Кадам 7. Бардык суроолорго жооп берилгенине ынануу үчүн жооп катыңыздын денесин кайра окуңуз
Эсиңизде болсун, катты алуучу анын суроосуна жооп бербеген жооп алса, кыжыры кайнап же кыжыры кайнап кетиши мүмкүн. Мындан тышкары, нааразычылык ага кийинки катты жөнөтүп, жумушуңузга кошулуу коркунучу бар! Окурман канааттануусун камсыз кылуу үчүн, бардык суроолорго же сурамдарга мүмкүн болушунча толук жооп беришиңиз керек. Жөнөтүүдөн мурун эч кандай сурооңуз же суроолоруңуздун өтпөгөнүн текшерүү үчүн катыңызды кайра окуңуз.
Керек болсо, катты окуу үчүн досуңуздун же кесиптешиңиздин жардамына кайрылыңыз. Атап айтканда, алуучунун ордуна өздөрүн коюп, катыңызды окуган соң алардын канааттануусун өлчөгүлө
Метод 3 3: Кесиптик тон колдонуу
Кадам 1. Стандарттык бизнес каттын форматын колдонуңуз
Ишкердик байланыш каражаты катары колдонулган жооп каттардын ар кандай түрлөрүн түшүнүңүз. Андан кийин, профессионалдуу жооп кат жазуу үчүн эң ылайыктуу деп эсептеген форматты ээрчиңиз.
- Каттын жогорку сол бурчунда атыңызды, наамыңызды, компанияңыздын атын (эгер бар болсо) жана компанияңыздын дарегин жазыңыз. Төмөндө каттын жазылган күнүн, андан кийин катты алуучунун толук аты -жөнүн жана дарегин камтыйт.
- Эгер жооп кат жазгыңыз келсе, ар дайым кагаздын ар бир тарабында 2,5 см маржа колдонуңуз. Ошондой эле каттын саптардын ортосунда 1 боштук менен абзацтардын ортосунда 2 боштук менен жазылганын текшериңиз.
- Эгерде жооп кат кол менен жазылуунун ордуна терилсе, дайыма 12-pt стандарттуу шрифтти жана жазуу форматын колдонуңуз. Бирок, эгер кат кол менен жазылса, колдонулган кол жазма тыкан жана окууга оңой экенине ынангыла.
Кадам 2. Жөнөтүлгөн суроо же суроо сизди бактылуу кылгандай таасир калтырыңыз
Бул ыкма өзгөчө бизнесмендер же кардарларга негизделген кызмат көрсөтүүчүлөр үчүн милдеттүү. Эсиңизде болсун, кардар - падыша. Бул катты жазууга убакыт жана ойлогону үчүн ыраазычылык билдиришиңиз керек дегенди билдирет. Ошондуктан, алардын суроолору же суроолору үчүн аларга ыраазычылык билдирүүнү унутпаңыз жана жооп каттарында дайыма жылуу жана достук сүйлөмдөрдү колдонуңуз.
- Жөнөкөй сүйлөм: "Биз менен байланышканыңыз үчүн рахмат. Биз сиздин пикириңизди абдан баалайбыз, "бул каттын обонун кыйла оң жагына өзгөртө алат! Андыктан жооп каттарыңызга ар дайым мындай фразаларды киргизүүнү адатка айландырууга аракет кылыңыз.
- Анын өтүнүчү же суроосу сизди кыжырдантат жана кыжырдантат деген ойду бербеңиз. Мага ишениңиз, алуучуга ачууланып же капа болуп жатканыңызды ойлогондон көрө, ашыкча достук мамиле кылуу жакшы.
3 -кадам. Кат алуучу аны тез окушу үчүн өтө узун кат жазуунун кажети жок
Бош убакытты баалай билиңиз! Эгерде 3 беттен турган катты жөнөтпөңүз, эгер чындыгында суроого же өтүнүчкө 1 абзацта жооп берилсе. Ошондуктан, адекваттуу жоопторду бериңиз, андан кийин дароо кат жөнөтүңүз. Ал чындап билүүгө муктаж болбогон башка маалыматты кошпогула.
- Бул ыкма, айрыкча, жооп каты кардарларыңыздын же бизнес -өнөктөштөрүңүздүн суроолоруна жооп берүүгө багытталган болсо, аны ишке ашыруу маанилүү. Албетте, сиз кардарды капаланткыңыз келбейт, жоопту эки саатка бөлүп окуу керек, туурабы?
- Башка жагынан алганда, ушунчалык кыска жазба, сиз түп тамгасында көрсөтүлгөн суроого же суроого жооп бере албайсыз. Эгерде суроого узун түшүндүрмө менен жооп берүү керек болсо, анда аны берүүдөн тартынба. Эң негизгиси, берилген бардык маалымат окурмандар билиши үчүн чынында маанилүү экенине ынануу.
Кадам 4. Катты алуучу сиздин жообуңузду түшүнүшү үчүн мүмкүн болушунча ачык жазыңыз
Өтө узун же татаал сүйлөмдөрдү колдонбоңуз! Тескерисинче, окурмандын башын айландыруучу потенциалы жок, так жана түшүнүктүү дикцияны колдонуп жазыңыз. Сиздин жазууңуз канчалык кыска жана тыгыз болсо, натыйжасы ошончолук жакшы болот.
Катты алуучунун катыңыздын мазмунун деталдуу окуп чыгууга убактысы жок экенин элестетип көрүңүз. Ал каттын мазмунун гана сканерлеген күндө да, сиз эмнени айтып жатканыңызды түшүнө алмак беле? Болбосо, оюңузду түшүнүктүү кылуу үчүн колдонгон дикцияны оңдоңуз
Кадам 5. Окурмандарга түшүнүксүз болгон жаргон жана техникалык терминдерди колдонуудан алыс болуңуз
Бул аспект сиздин катыңыздын мазмунунун окумдуулугун жана ачыктыгын жогорулатуу үчүн аткарылышы керек. Андыктан, эгер кат алуучу техникалык терминдерди түшүнө алган профессионал болбосо, аны колдонбоңуз. Тескерисинче, жаргон же техникалык терминдерди жөнөкөй адамдар деле түшүнө турган башка дикцияга алмаштырып көрүңүз.
Катты оңдоо үчүн төмөнкү суроону бериңиз: "Менин ишимди түшүнбөгөн адам менин катымдын эмне экенин түшүнө алабы?" Болбосо, катта колдонулган тилди көпчүлүк адамдар түшүнүшү үчүн өзгөртүңүз. Чынында, бул каттарыңызда техникалык жаргон колдонууну азайтуунун күчтүү жолу
Кадам 6. Катыңыздын денесин кайра окуңуз
Катыңызды анча профессионалдуу кыла албаган каталарды жазуудан качуу үчүн, катты кайра окуп, орфографиялык, грамматикалык, форматтоо жана агым каталарын оңдоону унутпаңыз. Мага ишен, каттын мазмунун текшерүү үчүн бир нече мүнөт бөлүү, катты профессионалдуу кылып көрсөтүүгө чоң жардам берет.
- Почтаңыздагы каталарды текшерүү үчүн жөн гана компьютер программасына таянбаңыз. Жалпысынан, мындай программалар грамматикалык каталарды эмес, орфографиялык жана пунктуациялык каталарды табууга жөндөмдүү. Ошондуктан, катыңызда жазылган ар бир сөздү компьютер таба албаган каталарды табуу үчүн кайра окуңуз.
- Эгер катыңыздын мазмуну абдан маанилүү болсо, мисалы, кат ишкер өнөктөшкө жөнөтүлгөндө, башка бирөөдөн да аны окууну сураныңыз. Кээде башка адамдар сиз мурда билбеген каталарды таба алышат.
