Сиз жаңы эле мүчө болгон комитеттин катчысына шайландыңыз же дайындалдыңыз. Коопсуз! Протокол түзүүнү, даярдоону жана көрсөтүүнү билесизби? Мыйзам чыгаруу органынын "Роберт Тартип Эрежелерин" аткарып жатасызбы же расмий эмес шартта мүнөттөрдү алып жатасызбы, бул жерде маанилүү ыкмалар сакталууга тийиш.
Кадам
4 ичинен 1 -бөлүк: Алгачкы даярдык
Кадам 1. Сиздин уюмдун жолугушуу саясатын түшүнүңүз
Эгерде катчы расмий мүнөттөрдү талап кылса, анда топ Роберт Буйруктар Эрежелерин же башка көрсөтмөлөрдү аткарабы деп сураңыз. Көбүрөөк формалдуу шартта, протоколго эмнелерди киргизүү керектигин же алар кантип колдонуларын сураңыз.
- Эскертүүчү катары, Заказдын Эрежелери барагы менен таанышуунун кажети жок. Бирок, китептин көчүрмөсүн алуу (же төрагадан карыз алуу) конкреттүү суроолорго жооп берүү үчүн пайдалуу болушу мүмкүн.
- Өзүңдүн ролуңду жакшы түшүн. Протоколду алган кээ бир катчылар жыйынга катышкан жок, башкалары протоколго ээ болуп, талкууга да салым кошушту. Эки учурда тең катчы башка лидер, мисалы, жолугушуунун лидери же алып баруучусу болбошу керек.
Кадам 2. Калыпты алдын ала даярдаңыз
Ар бир жолугушуунун протоколу ошол эле маалыматты камтыйт. Калыптар жеңил маалымдама үчүн ырааттуу форматты түзөт. Төмөнкү маалымат үчүн боштуктарды кошуңуз.
- Уюмдун аты.
- Жолугушуунун түрү. Бул жумалык же жылдык жолугушуубу, комитеттин кичирээк жыйыныбы же атайын максатта өткөрүлгөн жыйынбы?
- Күнү, убактысы жана жери. Жолугушуунун башталышына жана аягына орун бөлүңүз (ачылышы жана тарашы).
- Чогулуштун төрагасынын же төрагасынын аты -жөнү жана катчынын аты (же алардын мураскери).
- "Катышуучулардын" тизмеси жана "жоктугу үчүн кечирим сурайбыз". Бул катышуу тизмелери үчүн кооз термин. Кворумга жеткенине көңүл буруңуз (бюллетенге катыша турган адамдардын саны жетиштүү).
- Колуңузга орун бошотуңуз. Эскертүүчү катары, сиз ар дайым жазууңузга кол коюңуз. Протокол бекитилгенде, уюмуңуздун саясатына ылайык, кошумча кол коюу талап кылынышы мүмкүн.
- Күн тартиби китеби, эгер бар болсо. Эгерде төрага же жолугушуунун алып баруучусу сизден күн тартибин түзүүнү суранбаса, ал суроо -талап боюнча жеткиликтүү болушу керек. Маалымат үчүн күн тартибине ээ болуу, жолугушуу протоколун уюштурууга жардам берет.
Кадам 3. Блокнотуңузду же ноутбугуңузду өзүңүз менен алыңыз
Сиз алып келген нерсенин баары сизге ыңгайлуу экенине ынаныңыз. Эгерде сиз тез -тез жазып турган болсоңуз, анда бул үчүн дептерди кармаңыз же компьютериңизге папка түзүңүз.
- Эгерде сиз бекитилбеген мурунку жолугушуунун протоколун алсаңыз, аларды өзүңүз менен бирге алыңыз.
- Аудио жазгыч мүнөттөрдү кийинчерээк транскрипциялоого жардам берсе да, алар мүнөттөрдү алмаштырбайт. Эгерде сиз жолугушууну жаздырып жатсаңыз, анда отургандардын баары макул экенин текшерип, сөзмө-сөз транскрипция жасоо азгырыгына алдырбаңыз.
- Стенографияны үйрөнүү жазууларды тездетет, бирок жазуу үчүн ар бир сөздү жазуунун кажети жок. Чынында, андан качыш керек.
- Эгерде сизден жолугушууда ачык протокол талап кылынса, OHP же презентация тактасын колдонуңуз. Сыяңызды өчүрбөстөн, кийин үйдө жазып алсаңыз болорун тактаңыз, андыктан кыска жазуу менен жазууларыңызды териңиз.
4 ичинен 2 -бөлүк: Жолугушуунун протоколун түзүү
Кадам 1. Катышуучулардын тизмесин бөлүшүү
Бардыгы катышып калаары менен, фамилиясын (чоңураак жолугушуулар үчүн) адамдарга аты -жөнүн жана байланыш маалыматын жазууга жетиштүү орунду тапшырыңыз. Бул кагазды жолугушуудан кийин шаблонуңуздун катышуучуларынын тизмесин толтуруу үчүн колдонсоңуз болот же бул тизмени даяр мүнөттөрүңүзгө чаптап коюңуз.
Эгерде сиз көп сандаган кишилер менен тааныш эмес болсоңуз, анда отургучтун схемасын чийип, ар бир адамдан өзүн тааныштырууну суранганыңызда толтуруңуз. Мүмкүн болушунча (төмөндө талкуулангандай) адамдарды аты менен атоо үчүн мүнөтүңүздү жазып жатканда бул диаграмма баракчасын даярдаңыз
Кадам 2. Бар үлгүлөрдү мүмкүн болушунча толтуруңуз
Жолугушуунун башталышын күтүп жатып, уюмдун аталышын, жолугушуунун күнүн жана ордун жана жолугушуунун түрүн (жумалык коллегиянын жыйыны, атайын комитеттин жыйыны ж. Б.) Белгилеп коюңуз. Жолугушуу башталганда, анын башталыш убактысын белгилеңиз.
- Эгер шаблонуңуз жок болсо, бул маалыматты жазууңуздун үстүнө коюңуз.
- Эгерде жолугушуу атайын максатта же иш -чарада өткөрүлсө, мүчөлөргө билдирүү үчүн жөнөтүлгөн эскертмелерди сактаңыз. Көчүрүлгөндөн кийин аны жазууга чапташыңыз керек болот.
3 -кадам. Биринчи кыймылдын жыйынтыгын жазыңыз
Көпчүлүк расмий жолугушуулар күн тартибин кабыл алуу сунушу менен башталат, андыктан бул кадам мисал катары колдонулат. Эгерде жолугушуу башка кыймыл менен башталса, бардык тиешелүү маалыматты жазууну унутпаңыз:
- Кыймылдын башталышы үчүн ылайыктуу сөз "Мен сунуш киргизем". Бул көбүнчө "Мен бул күн тартибин кабыл алууну сунуштайм" сыяктуу сүйлөмдөр үчүн.
- Сунуш берүүчүнүн аты (өтүнүч берген адам).
- Добуш берүүнүн жыйынтыктары. Эгерде добуш берүү ийгиликтүү болсо, "өтүнүч кабыл алынды" деп жазыңыз. Эгер ал ишке ашпай калса, "өтүнүч четке кагылды" деп жазыңыз.
- Эгерде сиз аны так жаза албасаңыз, жазуу түрүндө тапшырсаңыз болот. Эгерде бул кайталана турган болсо, анда жыйналыштын чегинен сурап көрүңүз, бул документте өтүнүчтөрдү берүү белгилүү бир сөздөр менен берилген өтүнмөлөр үчүн расмий саясат болушу мүмкүнбү?
- Эгерде сиз күн тартибин иштеп чыксаңыз, анда бул кыймылдын жактоочусу жана протоколдун катчысы боло аласыз. Муну жасаса болот; объективдүү бойдон калсаңыз, өзүңүздүн трюктарыңызды жазууда эч кандай көйгөй болбошу керек.
Кадам 4. Жолугушууда башка өтүнүчтөрдү жазыңыз
Бүт талкууну кунт коюп уккула, бирок (эгер башкача көрсөтмөлөнбөсө!) Аны жаздырбагыла. Жаңы кыймыл болгондо, тиешелүү маалыматты жазыңыз.
- Эсиңизде болсун, ар бир кыймылда кыймылдын так жазылышы, сунуштоочунун аты -жөнү жана добуш берүүнүн жыйынтыгы камтылышы керек.
- Кээ бир өтүнмөлөр добуш берүүгө барардан мурун сунуштун жактоочуларын талап кылат. Эгерде кимдир бирөө "мен бул кыймылды колдойм" же ушул сыяктуу сөздөрдү айтса, колдоочусу катары ал кишинин атын белгилеңиз.
- Эгерде сиз сунуштоочунун атын билбесеңиз же өтүнүчтү кайталашыңыз керек болсо, сылык түрдө жолугушууну үзгүлтүккө учуратыңыз. Маалыматты так жазуу кичинекей үзгүлтүктөрдү актоо үчүн маанилүү.
- Эгер кыймыл оңдолсо, жөн гана эскертмелериңиздеги кыймылдын сөздөрүн өзгөртүңүз. Өзгөртүү талаш жаратпаса жана узакка созулган талкууну жаратпаса, анда жолугушууда өзгөрүү болгонун белгилөөнүн кажети жок.
Кадам 5. Отчетту угуңуз жана отчеттун көчүрмөсүн алыңыз
Качан репортаж, жаңылык бюллетени же ушуга окшош нерсе үн чыгарып окулганда, отчеттун аталышына жана аны окуган кишиге (же аны даярдаган подкомитеттин аталышына) көңүл буруңуз. Эгерде кыймыл тиркелсе, анда аны башка кыймыл сыяктуу жазыңыз.
- Жолугушуунун аягында отчеттун көчүрмөсүн алуу эң практикалык. Жолугушуудан кийин окурмандан же жолугушуунун жетекчисинен (төрагадан же президенттен) көчүрмөсүн талап кылуу үчүн белги коюңуз. Сиз ар бир отчеттун көчүрмөсүн мурда көчүрүлгөн мүнөткө чейин тиркеп коёсуз.
- Эгерде көчүрмөсү жок болсо, түпнуска кайда сакталганын жазып алыңыз. Бул маалыматты жолугушуудан кийин талап кылышыңыз керек болот.
- Эгерде мүчөлөр оозеки отчет беришсе (жана документтен окушпаса), отчеттун кыска жана объективдүү кыскача жазуу. Өзгөчө деталдарды же спикердин цитаталарын сөзмө -сөз кошпогула.
Кадам 6. Жасалган же берилген аракеттерди жазыңыз
Буга мурунку жолугушуулардагы тапшырмаларды "текшерүү", ошондой эле жаңы аракеттер кирет. Кимдир бирөөгө кат жазуу тапшырылганбы? Алардын аттарын жана көрсөтмөлөрүн жазыңыз.
- Жолугушууңуз канчалык формалдуу болгонуна жараша, бул аракеттердин көбү "кыймылдар" категориясына кирет. Анча расмий эмес жолугушуулар үчүн, сиз так эмес чечимдерди көзөмөлдөп турушуңуз керек болот.
- Бар болсо, чечимдин себептеринин кыскача кыймылын кошуңуз.
Кадам 7. Бардык көрсөтмөлөрдү жана чечим пункттарын жазыңыз
Процедурага каршы пикир киргизилген сайын, каршылыкты жана анын негизин, ошондой эле төрага берген толук чечимди жазыңыз.
Роберт Тартип эрежелерине, ички уюштуруу эрежелерине же компаниянын протоколдоруна шилтемелерди киргизүүнү унутпаңыз
Кадам 8. Талаш болгондо гана талкуунун кыскача жазуусун жазыңыз
Расмий түрдө, протоколдор-бул "айтылгандарды эмес," аткарылганды "эсепке алуу." Бирок, уюмга тиешелүү болгон бардык өтүнүчтөрдү аткаргыла.
- Талкууларды жазууда мүмкүн болушунча объективдүү болгула. Пикирлерди эмес, конкреттүү ойлорду кошуп, сын атоочторду жана тактоочторду колдонууну азайтыңыз. Кургак, фактылар жана кызыксыз жазуу - сиздин максатыңыз!
- Талкуунун резюмесинде адамдардын атын атабаңыз. Бул көйгөйлөрдү жаратышы мүмкүн болгон ысык аргументтерде өзгөчө маанилүү.
Кадам 9. Жолугушуунун аягында жабыңыз
Жолугушуунун таркатылган убактысын жазыңыз. Отчеттун көчүрмөсүн суроону же кимдир бирөөгө сизге жөнөтүүнү эскертүүнү унутпаңыз.
Эскертмелериңизди сканерлеп, бир нерсени унутуп калдыңызбы же тактоо керекпи, көрүңүз. Эгер кимдир бирөөгө суроо берүү керек болсо, алар кетээрден мурун азыр муну жасаңыз
4 ичинен 3 -бөлүк: Протоколду көчүрүү
Кадам 1. Бул процессти мүмкүн болушунча эртерээк баштаңыз
Окуялар сиздин эсиңизде дагы эле сакталып турганда, жолугушуудан кийин дароо расмий протоколдорду көчүрүп алуу жакшы.
Кадам 2. Жолугушуунун протоколун терүү үчүн компьютерди колдонуңуз
Эгер сиз ноутбукту жолугушууда колдонсоңуз, сиз муну кылган чыгарсыз. Жазууларыңызды сактаңыз жана мүнөттөргө жаңы документ түзүңүз, андыктан ноталарыңызды жана ноталарыңызды жанаша салыштыра аласыз.
Кадам 3. Жазууларыңызды тыкан параграфтарга форматтаңыз
Ар бир жаңы сунуш, чечим же көрсөтмө пункту өзүнчө абзацка киргизилиши керек. Форматты түзгөнүңүздө, текшериңиз:
- Туура жазууну жана грамматиканы колдонуңуз. Керек болсо, орфографияны текшериңиз.
- Отчеттун бүтүндөй бир түрүн колдонуңуз. Өткөн чакты же азыркы чакты колдонуңуз, бирок аларды эч качан бир документте өзгөртпөңүз.
- Мүмкүн болушунча объективдүү жазыңыз. Сиздин пикириңиз протоколдон чыкпашы керек. Сиз бардыгы үчүн объективдүү рекорд түзүүгө аракет кылып жатасыз.
- Жөнөкөй жана так тилди колдонуңуз. Белгисиз тилди белгилүү сөздөр менен алмаштыруу керек. Гүлдүү сүрөттөмөнү таптакыр алып салуу керек.
- Талкууну эмес, жасалган иш -аракеттерди тизмектеңиз. Талкууну жазууңуз суралбаса, эмнеге көңүл бурушуңуз керек бүттү, эмне эмес деди.
- Шилтеме үчүн баракчалардын номерлерин бериңиз.
Кадам 4. Долбоордун протоколун мүчөлөрү менен бөлүшүңүз
Катышуу тизмесиндеги байланыш маалыматын колдонуу менен ар бир мүчөгө бир нускасын жөнөтүңүз. Эгерде сизде алардын байланыш маалыматы жок болсо, жолугушуунун лидери алар менен байланыша алышы керек.
Кадам 5. Бекитүү үчүн мүнөтүңүздү алып келиңиз
Сизден кийинки жолугушууда протоколду үн чыгарып окуп, бекитүүгө тапшырууңузду суранса болот. Кыймыл ийгиликтүү болсо, протокол кабыл алынганын белгилеңиз.
- Эгерде протокол кабыл алынганга чейин негизделген болсо, анда документтеги өзгөртүүлөрдү жазыңыз жана протокол оңдолгонун аягында көрсөтүңүз. Түзөтүүнү атайын сүрөттөбөңүз.
- Эгерде протокол кабыл алынгандан кийин аларды оңдоого сунуш киргизилсе, анда кыймылдын так жазылганын тиешелүү протоколго киргизиңиз жана өтүнүч жактырылдыбы же жокпу.
4 -жылдын 4 -бөлүгү: Жолугушуунун протоколун колдонуу
Кадам 1. Жолугушуунун шаблону агрегаторунун сайтына баш багыңыз
Бул даяр шаблон жазуу каталарын алдын алуу менен жолугушуу мүнөтүн даярдоодо убакытты үнөмдөөгө жардам берет.
Кадам 2. Бул сайттарды изилдөө үчүн бир аз убакыт бөлүңүз
Издөө мүмкүнчүлүгүн колдонуңуз жана сиз үчүн эң жакшысын табуу үчүн жеткиликтүү варианттарды изилдеңиз.
Эгер сизге атайын шаблон керек болсо, мисалы жалпы же стандарт, сиздин керектөөлөрүңүзгө ылайыктуусун табуу үчүн сайтты карап чыгыңыз, андан кийин "жүктөө" же "шаблонду колдонуу" баскычын чыкылдатыңыз. Аны жоготпоо үчүн аны оңой табылган жерде сактаңыз
Кадам 3. Үлгү файлын ачыңыз
Жүктөлүп алынгандан кийин, ZIP файлын ачыңыз, андан кийин аны Microsoft Word же Excel менен ачыңыз. Эң жогорку сапаттагы шаблонду алуу жана колдонууну жеңилдетүү үчүн Microsoft Wordтун акыркы версиясын колдонуңуз. Акыркы версиясын колдонуу сиздин жумушту жөнөкөйлөтүп, жаңы функцияларды колдонууга мүмкүнчүлүк берет.
Кадам 4. Калыптын башына компаниянын логотибин жана автордук укук белгисин кошуңуз
Үлгү логотипти алып салыңыз, бирок шаблон булагы сайтынын колдонуу шарттарын окуп чыгууну унутпаңыз. Сиз керексиз юридикалык кыйынчылыктарга туш болгуңуз келбейт, туурабы?
Кадам 5. Аталышын өзгөртүү
Аталыш бөлүмүндө "Жолугушуу/Топ" деген сөздү бөлүп алыңыз, андан кийин жолугушуу мүнөтүңүздүн аталышын териңиз.
Кадам 6. Теманы өзгөртүү (милдеттүү эмес)
Жолугушуу мүнөттөрүн кооз жана кесипкөй кылуу үчүн, түстөрдү өзгөртүү же алдын ала даярдалган теманы тандоо жөнүндө ойлонуп көрүңүз. Айла жөнөкөй, "Барактын жайгашуусун" издеп, андан кийин "Түстөр жана Темалар" бөлүмүн ачыңыз. Бул бөлүмдө шаблондун көрүнүшүн орното аласыз. Сиз атүгүл түстү компаниянын логотипинин түсүнө дал келтире аласыз.
Кадам 7. Калыптын бөлүктөрүн атагыла
Калыптын бир нече бөлүмү болушу керек. Сизге көбүрөөк же азыраак керек болушу мүмкүн, же сизге жөн эле аты жакпайт. Сиз аны конкреттүү жолугушуу муктаждыктарыңызга жараша өзгөртө аласыз.
Кадам 8. Бул шаблонду ноутбукка сактаңыз, андыктан жолугушуу мүнөтүн алуу үчүн өзүңүз менен бирге ала аласыз
Эгерде сиз дагы эле Microsoft Officeти колдонуп жатсаңыз, бул жумуш оңой жана тез жасалат. Ошондой эле жолугушууларга мурункуга караганда такай жана так катыша алышыңыз керек. Же болбосо, шаблонду басып чыгарып, мүнөттөрдү кол менен жаза аласыз. Ошентсе да, керектүү маалыматты камтуу үчүн бөлүмдөрдү кенен кылып коюңуз.
Кадам 9. Үлгүңүздү текшериңиз
Коопсуз! Жолугушуу мүнөтүнүн үлгүсүн түзүп бүттүңүз. Жолугушуу учурунда сиздин өндүрүмдүүлүгүңүз жана тактыгыңыз бир топ жакшырышы керек, анткени сизде жолугушуу эскертмелерин уюштуруу үчүн гид шаблону бар. Башка жумуштар сыяктуу эле, шаблондун чоо -жайын окуп, бир нерсе жокпу же так эместигин билиңиз. Баары туура экенине ынангандан кийин, бул шаблонду колдонсо болот жана кийинки жолугушууңузга жакшыраак даярданып каласыз.
Кеңештер
- Жолугушуу бүтөөрү менен протоколуңузду териңиз. Бул окуялар сиздин эсиңизде дагы эле сакталып турганда кылган жакшы. Катышуучулар жолугушуудан кийин мүмкүн болушунча тезирээк аракет пунктунун көчүрмөсүн алышы маанилүү.
- Жолугушуунун лидерине мүмкүн болушунча жакын отуруңуз. Бул баардыгын угууга жана үнүңүздү көтөрбөстөн түшүндүрмө суроого мүмкүнчүлүк берет.
- Элден өтүнүчтөрүн жаздырууну сураныңыз, сиз жеринде жаздырбаңыз.
- Протоколду коопсуз файлда сактаңыз.
Каалаган убакта үзгүлтүккө учуратуудан жана түшүндүрмө суроодон коркпоңуз.
- Эскертүүлөр абдан маанилүү. Бул жазуулар сакталат жана келечекте маалымдоо үчүн колдонулушу мүмкүн. Мисалы, юридикалык маселелерге келгенде, кимдир бирөөнүн кадыр -баркы сиздин протоколго жараша болот.
- Роберт Тартип Эрежелериндеги бөлүмдөрдү, айрыкча катчылык кесиби боюнча бөлүмдү окуңуз.
- Алар сүйлөшкөндө маанилүү нерселерди жазыңыз. Эгерде бир эле тема эки жолу көтөрүлсө, аларды топтогула.
Эскертүү
- Протоколго өтө көп маалыматтарды киргизбеңиз. Талкууну жазууңузду суранышса да, аны мүмкүн болушунча кыска жана түз кармаңыз. Маанилүү ойлорду жазуу менен чектелиңиз, болбосо мүнөттөрдү керексиз деталдар менен толтуруу менен сизди капалантат.
- Эскертме алуучунун жеке жоромолдору жана сезимдери ноталарга кошулбашы керек.
- Эгерде жолугушуунун бир бөлүгү адвокат-кардардын конфиденциалдуулук категориясына кирсе, жок ошол бөлүгүн жаз. "Кеңешчи бул талкуу адвокат-кардардын купуялуулугун камтыйт деп эскертет. Бул талкуу жазылган эмес."
- Эгерде сизден адвокаттар менен кардарлардын ортосундагы купуя талкууларды жаздыруу суралса, "башкача" мүнөттөрдү түзүп, аларды кадимки протоколдордон бөлүп коюңуз. Жашыруун деп белгилеп, кимдин документке кире алаарын ачыктаңыз.
