Ал көбүнчө жеке жана расмий эмес максаттар үчүн колдонулгандыктан, расмий электрондук кат жазуу оор болушу мүмкүн. Бирок, эгер сиз мугалимге, кожоюнга, бизнес -өнөктөшкө, мамлекеттик агенттикке же формалдуулукка муктаж болгон башка адамга расмий кат жазышыңыз керек болсо, анда бул жөнөкөй көрсөтмөлөрдү аткарыңыз. Өз оюңузду кыска жана түшүнүктүү кылып, жазуу эрежелерине, стильге жана расмий кат форматына баш ийиңиз. Акыр -аягы, электрондук почтаңызды жөнөтүүдөн мурун текшерип, тууралаңыз.
Кадам
Метод 3: Email форматтоо
Кадам 1. Кесипкөй электрондук почта дарегин колдонуңуз
Идеалында, электрондук почта дареги колдонуучунун же лакап ат эмес, чыныгы атыңыздын вариациясы. Мүмкүн болсо, сандарды же башка тамгаларды койбостон, чекиттерди, тире же астынкы сызыктарды колдонуңуз.
Мисалы [email protected] профессионалдуу эмес көрүнөт. Ошол эле учурда, [email protected] колдонууга ылайыктуу болмок
Кадам 2. Кесиптик арипти колдонуңуз
Бүгүнкү күндө көпчүлүк электрондук почта кызматтары ар кандай тамгалар менен тексттерди жазууга мүмкүндүк берет. Бирок, расмий электрондук каттар үчүн, Times New Roman жана Arial сыяктуу расмий шрифттерге кармануу жакшы. Comic Sans же Old English сыяктуу декоративдүү шрифттерден алыс болуңуз. Кошумча:
- Электрондук почтаңызды 12 өлчөмү сыяктуу окууга оңой шрифт менен жазыңыз.
- Электрондук почтанын мазмунуна жана максатына туура келмейинче, курсив, коюу же көп түстүү шрифт сыяктуу атайын жазуулардан алыс болуңуз.
- Электрондук катты толугу менен баш тамга менен жазба. Мындай жазуу алуучуга кыйкырып жаткандай көрүнөт.
Кадам 3. Электрондук почтага кыска жана так аталыш (тема) бериңиз
Аталышындагы электрондук почтанын мазмунуна тиешелүү бир нече ачкыч сөздөрдү колдонуңуз. Бул алуучунун сиздин электрондук почтаңызга көңүл бурбоосун алдын алууга жардам берет. Аталышы жок же түшүнүксүз аталышты колдонуп жөнөтүлгөн электрондук каттар алуучу үчүн маанилүү эмес болуп көрүнөт.
- "Тез суроолор", "Сиз менен байланышуу" же "Маанилүү маселелер" сыяктуу электрондук почта аталыштары алуучу үчүн түшүнүксүз болуп калат.
- Ошол эле учурда, "График, Коноктор тизмеси, Түшкү Чакыруу жана Жолугушуунун Корутундусу" электрондук почтанын аталышы өтө узун көрүнөт жана бир эле учурда бир нече теманы камтыйт.
- Башка жагынан алганда, "12 -мартта эскалатордун бузулушу жөнүндө жолугушуу" электрондук почтасынын аталышы өтө кыска жана түшүнүктүү. Бул аталыш алуучуга негизги теманын жалпы көрүнүшүн, ошондой эле так датасын бере алат.
Метод 2 3: Мазмун жазуу
Кадам 1. Тиешелүү саламдашууну колдонуңуз
Ар дайым саламдашуу менен расмий кат баштаңыз. Сиз алуучунун атын түз жазсаңыз болот (эгер билсеңиз). Алуучунун атын анын титулу же наамы менен толуктаңыз (мырза, айым, доктор ж. Б.). Кааласаңыз, алуучунун аты -жөнүнүн алдында "Урматтуу" деп жазсаңыз болот.
- Эгер сиз катты алуучунун атын билбесеңиз, "Урматтуу мырза/айым" же "Кызыккан тараптарга" деп жазыңыз.
- "Салам", "Салам" же башка расмий эмес куттуктоолорду колдонбоңуз.
Кадам 2. Биринчи абзацта өзүңүздү таанытыңыз (зарыл болсо)
Эгер сиз мурда эч качан байланышпаган адамга, мисалы, жаңы кардар, адам ресурстарынын менеджери же мамлекеттик чиновникке жазып жатсаңыз, өзүңүздү тааныштырып, эмне үчүн электрондук кат жөнөтүп жатканыңызды түшүндүрүңүз. Муну электрондук почтаңыздын биринчи же экинчи сүйлөмүнө жазыңыз.
Мисалы, жумушка орношуу үчүн электрондук кат жөнөткөндө, "Менин атым Мария Изабелла. JobXYZ.com сайтында жарыяланган административдик жардамчы катары жумушка орношуу үчүн сиз менен байланыштым" деп жазсаңыз болот
3 -кадам. Эң маанилүү маалыматты биринчи орунга коюңуз
Өзүңүздү тааныштырып, электрондук катты жөнөтүүнүн негизги максатын айткандан кийин, сиз электрондук каттын негизги бөлүгүн уланта аласыз. Эң маанилүү маалыматты эң жогору жагында тизмектеңиз. Ошентип, алуучунун убактысын көбүрөөк баалайсыз жана электрондук почтанын максатын түшүнүктүү кыласыз.
Мамлекеттик чиновникке кат жазууда, мисалы, төмөнкүдөн баштасаңыз болот: "Менин атым Мария Изабелла. Мен сиздин электрондук дарегиңизди Салатига шаардык сотунун расмий сайтынан алдым. Мен бул катты каршылыгымды билдирүү үчүн жөнөтүп жатам. билетти 2015 -жылдын 29 -февралында алдым"
Кадам 4. Түздөн -түз каттын чекитине жетиңиз
Расмий катта сиз оюңузду түз билдире аласыз. Кичине сүйлөшүү окурмандын башын айлантып, алардан сизге эмне керек же эмне керек экенин түшүнүүгө кыйын болот.
- Мисалы, кампустагы профессорго кат жазууда, айланып келип мындай нерселерди жазуунун кажети жок: "Мен Мария Изабелла. Мени билесиңби? Химия 221 азыр менин эң жакшы көргөн курсум, анткени сенин окуу материалдары абдан жакшы уюштурулган. Ошентип, мен ар дайым ээрчип, эмнени текшере алаарымды биле алам. Экзаменге байланыштуу мени алдыдагы экзамен эске салат ".
- Башка жагынан алганда, мындай электрондук кат жазуу түшүнүктүүрөөк болушу мүмкүн: "Мен Мария Изабелла. Мен Химия 221дин студентимин, мен сизге экзамен графигинин мүмкүн болгон кагылышы жөнүндө айткым келди".
Кадам 5. Кыска электрондук кат жазыңыз
Белгилүү бир узундуктун чеги жок болсо да, бир ноутбук же компьютердин экраны сыяктуу эле электрондук кат жөнөтүү жакшы идея.
Эгерде сиздин электрондук почтаңыз жетишерлик узун болсо, аны бир нече кыска абзацтарга бөлүңүз. Ар бир абзацтын ортосуна боштукту калтырып коюңуз
Кадам 6. Расмий тилди колдонуңуз
Расмий каттар профессионалдык максаттар үчүн жасалгандыктан, сиз жакшы таасир калтырышыңыз керек. Толук сүйлөмдөрдү жана сылык фразаларды колдонуңуз. Төмөнкүлөрдөн качыңыз:
- Сленг
- Керексиз кыскартуулар
- Эмодзилерди жана эмодзилерди колдонуу
- Уят сөздөр
- Тамаша
Кадам 7. Тийиштүү жабуу учурашуусун колдонуңуз
Саламды ачуу сыяктуу эле, расмий тамгаларда колдонула турган саламдашууну жабуунун бир нече варианттары бар. Толук аты -жөнүңүздү жана наамыңызды, ошондой эле башка наамдарды (эгер бар болсо) камтууну унутпаңыз. Колдонууга боло турган саламдашуу мисалдары төмөнкүлөрдү камтыйт:
- "Сизди урматтап,"
- "Урматтоо менен,"
- "Рахмат,"
- "Салам,"
- "Сиздин студент"
Метод 3 3: каттарды жөнөтүүгө даярдануу
Кадам 1. Керектүү тиркемелерди кошуңуз
Эгерде сиз тиркемени кошушуңуз керек болсо, аны электрондук каттын негизги бөлүгүнө киргизүүнү унутпаңыз, аны окугандар аны көрө алышат. Тиркемелердин санын жана файлдын өлчөмүн чектөөгө аракет кылыңыз жана жалпы жана кеңири колдонулган файл түрлөрүн колдонуңуз.
Мисалы, "Мен өмүр баянымдын жана портфолиомдун PDF көчүрмөсүн тиркеп жатам" сыяктуу билдирүүнү кошуңуз
Кадам 2. Электрондук почтанын мазмунун, орфографиясын жана грамматикасын жакшыртуу
Орфографиялык жана грамматикалык каталарыңызды аныктоо үчүн бир гана электрондук кызматтарга ишенбеңиз. Электрондук почтаңызды үнүңүз менен окуңуз же кимдир бирөө текшерип, оңдоп койсун. Ошентип, сиз орфографиялык каталарды жана түшүнүксүз сүйлөмдөрдү оңой таба аласыз.
Кадам 3. Электрондук почтаңызда эч кандай купуя маалымат жок экенин текшериңиз
Электрондук почта байланыштын коопсуз жолу эмес экенин дайыма эстен чыгарбаңыз. Эсиңизде болсун, электрондук почта серверлерине хакердик чабуул жасалышы мүмкүн, же алуучу ачыкка чыгаргыңыз келбеген маалыматты атайылап же байкабай бөлүшүшү мүмкүн.
