Алфавиттик түрдө архивдөө - жеке жана кесиптик жашоосунда маанилүү болгон документтерди иреттөө ыкмасы. Алфавиттик архивдөө жеке файлдарды тез табууга жана калыбына келтирүүгө мүмкүндүк берет. Бул бардык документтердин корголушун жана дайыма колдо болушун камсыздайт. Акылга сыярлык тутумду сактоо үчүн Индонезияда алфавит боюнча тапшыруунун көптөгөн эрежелери бар.
Кадам
2 ичинен 1 -бөлүк: Алфавит боюнча архивдөө
Кадам 1. Кайсы алфавиттик системаны колдонууну чечиңиз
Бул жөнөкөй көрүнгөнү менен, алфавиттик берүү системасында тандоо үчүн бир нече варианттар бар. Сиз бир системаны тандап, аны ырааттуу түрдө колдонушуңуз керек.
- Ар бир каттын берилиши ар бир сөздүн пайда болуу тартибине негизделет жана сөздөрдүн ортосундагы боштуктарды этибарга албайт.
- Сөздү архивдөө боюнча сөз ар бир файлды катардагы ар бир сөздүн биринчи тамгасына карап иреттөө жолу менен жүргүзүлөт.
- Бирдик боюнча тапшыруу ар бир сөздү, кыскартууну жана баш тамгаларды эске алат жана аларды иреттейт. Бул, адатта, ишке ашыруу үчүн сунуш кылынган система.
Кадам 2. Файлдарды топтоштуруу
Архивдөө керек болгон бардык файлдар болгондон кийин, аларды кантип топтоо керектигин чечиңиз. Сиз сөздүк форматын колдоно аласыз, мында файлдын же файлдын түрүнө карабастан, бардыгы алфавиттик тартипте иргелет. Сиз ошондой эле файлдарды түрү же предмети боюнча топтогон энциклопедия форматын колдонуп, анан алфавиттик тартипте иреттей аласыз.
Эгерде сизде архивдөө үчүн файлдардын ар кандай түрлөрү болсо (квитанциялар, салык баракчалары, каттар ж.б.), биз энциклопедия форматын колдонууну сунуштайбыз. Алгач файлдарды түрү боюнча топтоштуруп, анан алфавиттик тартипте иреттеңиз. Документтерди бөлүү үчүн чек же түс кодун колдонуңуз
Кадам 3. Архивделген файлдарды индекстөө
Индекстөө - бул файл аталышынын ар бир бөлүмүн тиешелүү бирдиктерге топтоо. Файлдарды архивделгенге чейин индекстөө үчүн, ар бир файлдын элементтерин бөлүп, алфавиттик жол менен жөндөлгөн жана демейки аталыштан айырмаланган жаңы ат түзүү керек. Мисал катары:
- Төмөнкү файлдарды индекстөө жана архивдөө керек деп айткыла: аноа жөнүндө "Anoa тамактануу жүрүм -туруму" аттуу макала, алдыңкы аноа эксперт Жасмин А. Дахлиянын өмүр баяны жана Жакарта зоопаркындагы аноа көргөзмөсүнүн жарнамалык китепчеси.
- Жасмин А. Дахлиянын өмүр баяны "Dahlia, Jasmin A." катары индекстелет, анткени тапшырууда фамилия биринчи орунда турушу керек. Ошентип, файлдар "D" тамгалар тобунда архивделет.
- Эгерде сиз сөздүк сыяктуу классификация ыкмасын тандасаңыз, "Anoa Eating Behavior" макаласы ошого жараша индекстелиши керек. Демек, аны "P" тамгалар тобунда архивдеңиз ("Жүрүш -туруш үчүн").
- Болбосо, эгер сиз аноа менен байланышкан файлдарды архивдебестен, энциклопедияда форматталган топту колдонсоңуз, анда "Anoa Eating Behaviors" "Anoa, Eating Behaviors" катары индекстей аласыз. Бул файл "А" тамгалар тобунда архивделет.
- Эгерде сиз аноа көргөзмөсүндө көптөгөн материалдар болот деп божомолдосоңуз, промоушн брошюраны "Аноа, көргөзмө (Жакарта зоопаркы)" деп индекстештирсе болот. Мисалы, башка файлды “Аноа, көргөзмө (Бандунг зоопаркы) деп индекстештирсе болот.
- Болбосо, эгерде сиз Жакарта зоопаркына байланыштуу бир нече файлдарды алууну күтсөңүз же географиялык жайгашуусу боюнча файлдарда энциклопедия форматын колдонууну кааласаңыз, жарнамалык китепче "Жакарта зоопаркы, (Аноа көргөзмөсү)" катары индекстелиши мүмкүн.
Кадам 4. Файлдарды индекстин аталышына ылайык алфавиттик тартипте иреттеңиз
Алфавиттик түрдө тапшыруунун жалпы эрежеси - файлдарды А (биринчи) дан Z (акыркы) га чейин иреттөө. Файлдарды бөлүү үчүн, айырмачылыкты жана тартипти аныктоо үчүн атайын маалыматты колдонуңуз. Мисал катары:
- Мурунку кадамда индекстелген тартип мындай болушу мүмкүн (колдонулган системага жараша): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" жана "Anoa Eating Behavior" ЖЕ "Anoa, көргөзмө (Джакарта) Зоопарк))”,“Аноа, тамактануу жүрүм -туруму”жана“Далия, Жасмин А.”.
- "Кенгуру" файлдары "Пил" файлдарынан кийин иреттелген. "Жираф" үчүн файлдар ортосунда болот, жана "Аноа" файлдары "Аюу" менен "Койго" чейин заказ кылынат. Ошентип, тартип: "Аноа", "Аюу", "Кой", "Пил", "Жираф", "Кенгуру".
- Кийинчерээк "Armadillo" файлдарын кошсоңуз, алар "Anoa" дан кийин болот. Экөө тең "А" тамгасы менен башталгандыктан, тартипти аныктоо үчүн А тамгасынан кийин тамганы кароого туура келет (аноа үчүн "N" жана "армадилло" үчүн "R"). Ошентип, жаңы тартип: "Аноа", "Армадилло", "Аюу", "Койлор", "Пил", "Жираф", "Кенгуру".
Кадам 5. Файл папкаңызды белгилеңиз
Табууну оңой кылуу үчүн, ар бир архивдик папканы андагы файлга тиешелүү индекстин аты менен белгилеңиз. Бул ыкма жаңы файлдарды ирети менен архивдөөнү да жеңилдетет.
- Архивди папкасына салыңыз.
- Папканы колдонууга жарамдуулугун жогорулатуу үчүн түстүү код менен жазсаңыз оңой болмок. Мисалы, эгер сиз энциклопедия форматында топтоштурууну колдонсоңуз, анда ар бир топко өзүнүн түсү ыйгарылат жана ар бир топтогу ар бир файлга түсүнө жараша этикеткалар коюлат.
Кадам 6. Индекстөө жана берүү системасын документтештирүү
Сиздин индекстөө жана берүү системаңыз ырааттуу түрдө ишке ашырылышы керек. Файлга кире ала тургандардын баары анын иштеп жаткан системасын билерин текшериңиз. Мисалы, сиз берүү системасынын эрежелеринин чоо -жайын камтыган документти түзө же бөлүшө аласыз. Бул ар бир адамга тутумду эффективдүү колдонууга жардам берет.
Кадам 7. Жаңы файлды туура архивдөө
Файлдарды системаңызга ылайык шкафка индекстин аты жана алфавиттик тартипте жайгаштырыңыз. Керек болсо, учурдагы файлды жаңы файлды туура ордуна кошуу үчүн жылдырыңыз.
2 ичинен 2 -бөлүк: Атайын иштерди кароо
Кадам 1. Файлдарды олуттуу шарттарга ылайык архивдөө
Кээде файлдарды аталышка же аталышка караганда ачкыч сөз менен архивдөө оңой. Бул файлдарды эң логикалык терминдерди колдонуу менен индекстөөгө жана издөөгө мүмкүндүк берет. Мисал катары:
"Жакартадагы Биринчи Банк" "Жакарта, Биринчи Банк" деп индекстелиши жана архивделиши мүмкүн. "Жакарта" - бул жазуунун негизги термини, "Биринчи" же "Банк" ордуна, айрыкча, эгер сизде ушундай аталыштагы башка файлдар болсо, мисалы "Бандунгдагы биринчи банк" же "Медандагы биринчи банк"
Кадам 2. Фамилия боюнча аттарды иреттөө
Стандарттык архив адамдардын фамилияларын биринчи кезекте индекстөөнү сунуштайт, анткени алар маанилүү терминдер деп эсептелет.
- Ошондуктан, "Жасмин А. Дахлия" индекстелет жана "Dahlia, Jasmin A." деп архивделет.
- Аталышын (доктор, Ир ж. Б.) Аягына кошуңуз. Мисалы, “Dr. Jasmin A. Dahlia”индекстелет жана архивделет“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Адатта, аталыштар тамгасына жараша жазылат. Мисалы, "MacDonald" "McDonaldге" чейин болот. Ошондуктан, "D '", "L'", "Le", "de" ж.б. өзүнчө бирдик эмес, аталыштын бир бөлүгү катары каралат. Бул көбүнчө чет элдик аталыштарга карата колдонулат. Мисалы, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" жана "Wolfe" файлдары туура иреттелген ("L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" ЭМЕС).
- Бул эрежеден өзгөчө учур, адатта, адамдын аты ишкананын же уюмдун аталышынын бир бөлүгүн түзгөндө колдонулат. Бул учурда, адамдын атын компаниянын аталышында бирдик катары караңыз. Мисалы, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" "J" тамгалар тобунун алдында берилген жана "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services" деп индекстелбейт.
3 -кадам. Макалаларды, байламталарды жана предлогдорду этибарга албаңыз
Макалалар (мисалы, англис тилинде "a", "an" жана "the"), конъюнкциялар (мис. "And", "but" жана "or"), жана предлогдор (мисалы, "with", "from" жана " to ") адатта индекстөөдө жана алфавиттик архивде өткөрүлөт, анткени бул маанилүү термин деп эсептелбейт. Бул макалалар, туташуулар же предлогдор файлдын аталышын түзгөн күндө да туура. Мисал катары:
- "Эму тамактандыруу практикасын иликтөө" деп аталган файл "Е" тамгасында, "Эму" үчүн (файлдын аталышындагы маанилүү сөз) архивделет, анткени бул "ан" дан "А" тамгасынын ордуна. Кыргызча макала.
- "Dahlia and Soetono, Pest Control Services" "Dahlia, Jasmin A." кийин тизмеленген. Индекстин аталыштары экөө тең "Dahlia" тамгалары менен башталат, андыктан буйрутманы аныктоо кийинки маанилүү мөөнөткө которулат (бул учурда "Soetono" жана "Jasmin"). "Жана" деген сөздү этибарга албаңыз, анткени ал маанилүү эмес.
4 -кадам. Кыскартылган сөздөрдү айтылгандай колдонуңуз
Берүүдө сиз "Tbk" сыяктуу кыскартууларга туш болушуңуз мүмкүн. ("Ачык" үчүн кыска). Адатта, сиз каттарды гана эмес, файлды индекстеп, архивдейсиз.
Мисалы, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" "Jasmin A. Dahlia Tbk." Кийин архивделет
Кадам 5. Адаттагыдай эле сандарды жазыңыз
Файлдарды алфавит боюнча архивдегенде, сизде сандары бар файлдарды көрөсүз. Адатта, бул файлдар жазылгандай эмес, кадимкидей архивделет. Сандар да тамгалар алдында архивделет.
- Мисалы, "100 күндүк кеңешке" чейин "3 күн түбөлүккө" архивделет (анткени "3" "100гө" чейин келет).
- "Соода кеңештери" жана "Сток ойноо боюнча кеңештер" "100 бизнес кеңештен" кийин архивделет, анткени сандар тамгалар алдында заказ кылынат.
- Жазылган сандар сандын ордуна сөздөр катары каралат. Мисалы, "Бизнес дүйнөсүндөгү 100 улуу лидер", "Бизнес жүргүзүү боюнча эки жүз күчтүү кеңеш" жана "Бизнес жүргүзүү боюнча кеңештер" файлдары ирээтинде.
- Бирок, эгерде бул сиздин тапшырууңузду жеңилдетсе, анда өзгөчө кылып коюңуз жана ар дайым сандарды жазылгандай иреттеңиз.
Кадам 6. Атайын белгилерди колдонуңуз
Индекстөөдө кездешкен алфавиттик эмес же сандык эмес бардык белгилер эске алынышы керек. Бирок, байланышкан белгилерди иштетүү түрүнө жараша болот:
- Тыныш белгилери (апостроф, чекит жана үтүр сыяктуу) көбүнчө этибарга алынбайт. Мисалы, "Вашингтондун эң мыкты кофеси" жана "Вашингтон штатынын жарманкеси" файлдары ирети менен архивделет.
- Адатта, диакритиктер эске алынбайт жана байланышкан каттар катары каралат. Мисалы, "клейр" "Эклер", ал эми "бер" "Убер" катары архивделет. Бирок, эгер сиз файлды алфавит боюнча диакритика колдонулган тилде архивдесеңиз, ал тилдин кадимки алфавит тартибине баш ийишиңиз керек.
Кадам 7. Керек болсо "бир нерсеге чейин эч нерсе" эрежесин колдонуңуз
Адатта, алфавит боюнча архивдөөдө боштуктар (тыныш белгилерин жана башка элементтерди кошкондо) этибарга алынбайт. Бирок, эгер сиз ушундай жол менен башталган файлдарга туш болсоңуз, архивдеги тартипти көрсөтүү үчүн боштукту же "эч нерседен мурун эч нерсе" эрежесин колдонуңуз.
- Мисалы, "Банк Жакарта", "Банк Бандунг" жана "Банк Медан" файлдары ушул тартипте архивделет.
- Ошентип, файл "Dahlia, Jasmin A." "Dahlia, Jasmin A., Dr." чейин болгон.
Кадам 8. Керек болсо, файлды кененирээк маалымат менен айырмалаңыз
Сейрек учурларда, алфавиттик маалымат файлдардын тартибин аныктоо үчүн жетишсиз. Андай болсо. Файлдарды индекстөө жана архивдөө үчүн көбүрөөк маалыматты колдонуңуз. Ар бир файл боюнча кошумча маалыматты белгилеңиз, алар айырмаланат. Мисал катары:
- Эгерде сизде Жасмин А. Далия аттуу эки кишиге файлдарыңыз болсо, аларды туулган датасы боюнча иреттеңиз. Файл "Dahlia, Jasmin A. (1853 -жылы туулган)" "Dahlia, Jasmin A. (1967 -ж.т.) Чейин келет.
- Сиз ошондой эле файлдарды географиялык жайгашуусу боюнча иреттей аласыз. Эгерде сизде үч башка банктан келген файлдар бар болсо жана ар бир банктын аты "Банк Мандири" болсо, аны төмөнкү мисал боюнча иреттеңиз: "Банк Мандири (Бандунг)", "Банк Мандири (Жакарта)" жана "Банк Мандири (Медан) ".
- Демек, эгерде сизде аюулар же аюу түрлөрү боюнча эки файл болсо, аларды түрлөрү, географиялык жайгашуусу ж.б. Мисалы, "Аюу, Шоколад" жана "Аюу, Полярдык" файлдары (ирети менен) же "Аюу (Европа)" жана "Аюу (Түндүк Америка)" файлдары (ирети менен).
Кадам 9. Бардык өзгөчөлүктөрдү жана өзгөчө эрежелерди кабарлоо
Файлдарыңызды колдонгондордун бардыгы файл тутумунун стандарттык көрсөтмөлөрүнөн кандайдыр бир четтөөлөрдү билиши керек. Бул ар бир берүү системасын туура жана эффективдүү колдонууга кепилдик берет.
