Жумалык отчеттор көбүнчө көптөгөн ишканаларда жана чекене сатуу чөйрөсүндө, же илимий долбоорлордо жана практикада колдонулат. Кыска, кыска жумалык отчетторду жазыңыз, ошондо сиздин жетекчиңиз кандай ийгиликтерге жеткениңизди ачык сүрөттөйт.
Кадам
3төн 1 бөлүк: Маалыматты уюштуруу
Кадам 1. Отчеттун максатын аныктаңыз
Сиз тапшырманын бир бөлүгү катары жума сайын отчетторду тапшырышыңыз керек болсо да, отчеттун максаты жумушту сактап калуу эмес. Сиздин жетекчиңиздин жумалык отчетту суроосунун себептерин билүү сизге отчетто кандай маалымат камтылышы керектигин жана эң маанилүүсүн аныктоого жардам берет.
- Адатта, отчеттор менеджерлердин сиз иштеп жаткан долбоордун абалы жөнүндө кабардар болушу үчүн же аларга чечим чыгарууга жардам берүү үчүн жазылат.
- Мисалы, эгер сиз чекене дүкөндүн менеджери болсоңуз, анда сизден жуманын сатылышынын жыйынтыгын чыгарган отчетту берүү талап кылынышы мүмкүн. Иш берүүчүлөр бул отчетторду дүкөндүн ишин, баанын деңгээлин жана алынган заказдарды баалоо үчүн колдонушат.
- Эгерде сиз стажировкага же изилдөө долбооруна жума сайын отчет тапшырсаңыз, анда отчеттун максаты - сиздин жетекчиңизге же инструкторуңузга канчалык ийгиликтерге жетип жатканыңызды көрсөтүү жана кандайдыр бир чоң жетишкендиктер менен ачылыштар менен бөлүшүү.
Кадам 2. Отчетту ким окуй турганын чечиңиз
Сиздин аудиторияңызды билүү отчетту пландаштыруу үчүн абдан маанилүү. Эгерде сиз отчетту ким окуй тургандыгын билбесеңиз (жана эмне үчүн), кайсы маалымат эң маанилүү экенин билүүгө мүмкүнчүлүгүңүз жок.
- Аудиторияңызды аныктоо сизге отчетуңуз кандай түзүлүшү керектигин жана кайсы тилди колдонуу керектигин түшүнүүгө жардам берет. Мисалы, эгер сиз аудитория чоң корпорациянын жетекчилери үчүн жазганга караганда, беш жаштагылардын тобу болсо, анда чыныгы отчет жаза аласыз.
- Сиз ошондой эле аудиторияңыздын эмнени билээрин жана эмнени кененирээк түшүндүрүшүңүз керек же кошумча булак булактарын берүүңүз керектигин такыраак түшүнөсүз. Мисалы, эгер сиз юридикалык маселе боюнча жума сайын отчет жазып жатсаңыз жана аны юристтер тобу окуй турган болсо, анда мыйзамдын кеңири мазмунун берүүнүн кажети жок. Бирок, эгерде сиз юридикалык билими жок жетекчилерге же администраторлорго бул маселе боюнча отчет жазып жатсаңыз, мындай резюме керек болушу мүмкүн.
- Эгерде отчет практика, изилдөө долбоору же башка академиялык иш үчүн талап кылынса, аудитория сиздин лекторуңуз же инструкторуңуз эмес экенин эске алыңыз, бирок отчет аларга берилет. Бул контекстте аудитория табуу үчүн, долбооруңуздун мүнөзүнө жана жалпы тартипке көңүл буруңуз.
3 -кадам. Отчеттун негизги пункттарына артыкчылык бериңиз
Сиз отчетту мүмкүн болушунча кыска сактоого аракет кылышыңыз керек, бирок аудиторияңыз анын баарын окубашы мүмкүн. Буга жооп берүү үчүн, сиз эң маанилүү маалыматты же акыркы жыйынтыкты отчеттун башына коюшуңуз керек.
- Мисалы, эгерде отчет үч башка маркадагы жабдууларды салыштырууну жана айырмалоону максат кылса жана сиз компаниянын керектөөлөрүнө эң ылайыктуусун сунуштасаңыз, корутунду башында жазылышы керек. Андан кийин, эмне үчүн түшүндүрмө бере аласыз.
- Жалпысынан алганда, отчеттун биринчи бетинде жыйынтыктардын, рекомендациялардын же корутундулардын кыскача мазмуну камтылышы керек. Отчеттун калганын тереңирээк изилдөө үчүн колдонуңуз жана окурмандар сиздин табылгаларыңыз жөнүндө түшүнүгүн кеңейтүүнү каалашса же окушса, андан ары окушат.
Кадам 4. Репортаж адатта баштан өткөн "тагдырды" билиңиз
Көпчүлүк учурларда, маалыматтарды сактоо талаптары үчүн жумалык отчеттор түзүлөт жана тийиштүү архивдерге берилет. Жумалык отчеттор көпчүлүк контекстте толугу менен окулат жана башкача күтпөшүңүз керек.
- Бирок, бул фактыны отчетторду бурмалоо же алар боюнча иштөө үчүн шылтоо катары колдонбоңуз, анткени алар сапаты төмөн. Отчеттор өзүңүздү жана жумуш этикаңызды чагылдырышы керек. Кыскача иштелип чыккан отчет байкалып калышы мүмкүн жана "мен аны окубай тургандыгыңды билчүмүн" деп айтуу суб-стандарттык продуктту өндүрүү үчүн шылтоо эмес.
- Отчет жалпысынан сапаттуу жана жакшы жазылышы керек болсо да, аудиториянын көбүнчө окуй турган бөлүктөрүнө көңүл буруңуз. Бул бөлүм адатта аткаруучу резюме же сунуш болуп саналат. Сиз кичине катасыз эле жазышыңыз керек.
- Эсиңизде болсун, жогору жактар отчеттун бүт мазмунун кызыктырбагандыктан же маанилүү болбогондуктан окушпайт. Жогорку жетекчилик же жетекчи кызматтардагы адамдар абдан бошобойт жана натыйжалуу чечим кабыл алуу үчүн керектүү маалыматты чогултууга жөндөмдүү. Алар өтө зарыл болбосо, бүтүндөй отчетту окушпайт, бирок кийинчерээк кайра окууну каалашса гана сактап калышат.
3төн 2 бөлүк: Отчетторду форматтоо
Кадам 1. Үлгү сураңыз
Көптөгөн компаниялар жумалык отчеттордун стандарттык форматына ээ жана менеджерлер же жетекчилер маалыматты ушундай жол менен алууга көнүп калышкан. Ар кандай форматтарды колдонуу нааразычылыкка жана башаламандыкка алып келиши мүмкүн.
- Бул сатуу боюнча отчетторду даярдоодо абдан маанилүү. Менеджерлер отчетторду бир кароого жана беттин кайсы бөлүгүндө кайсы сандарды же маалыматты таба тургандыгын билүүгө көнүшкөн. Ар кандай форматтарды колдонуу натыйжасыз чарага айланат, анткени алар керектүү маалыматты табуу үчүн отчетту толугу менен окуп чыгууга мажбур болушат.
- Сиз отчет жазуу үчүн колдоно турган шаблон бар же жок экенин билүү үчүн административдик жардамчыга кайрылыңыз. Ошентип, аны сөз иштетүүчү колдонмо менен нөлдөн баштап түзүүнүн кажети жок. Көптөгөн компанияларда туура орнотуулары бар документтердин шаблондору бар, анын ичинде маржа, таблица, абзац стили жана шрифт.
Кадам 2. Жеткирүү ыкмаларын карап көрөлү
Эгерде сиз отчетту басып чыгарылган документ катары же электрондук почта тиркемеси катары тапшырсаңыз, анда формат электрондук почтанын текстинин бир бөлүгү катары жазгандан башкача болот.
- Мисалы, эгер сиз отчетту электрондук почта тиркемеси катары жөнөтүп жатсаңыз, анда сиз электрондук почтанын текстине аткаруучу резюмени кошушуңуз керек. Ошентип, окурмандар сиздин отчеттун негизги аспектилерин түшүнүү үчүн тиркемени ачуунун кажети жок.
- Эгерде сиз отчетуңузду физикалык документ катары тапшырсаңыз, анда отчетту туура аныктоо жана берүү үчүн коштомо катты же титулдук баракты кошууңуз керек болот.
- Кабарды кантип тапшырганыңызга карабай, атыңыздын бардык баракчаларга киргизилгенин жана бардык барактардын "X Y" форматында номерленгенин текшериңиз (окуңуз: Y жалпы суммасынын X бети). Отчеттордун баракчалары оңой эле чачырап кетиши мүмкүн жана тез кароо менен отчеттун толуктугун жана аны ким түзгөнүн билүү керек.
- Сиз керектүү маалыматты оңой эле ар бир баракка баш (баш) катары киргизе аласыз. Мисалы, аталышты төмөнкүчө окууга болот: “Сарита Хакимдин сатуу боюнча отчету, жекшемби 23, б. 3 ичинен 7 ".
Кадам 3. Аткаруучу резюмесин кошуңуз
Аткаруучу резюме - бул отчеттун ар бир бөлүмү үчүн бир нече сүйлөм менен бүтүндөй отчеттун кыскача корутундусу, адатта бир же эки абзац. Жалпы идея - бул аткаруучу бул резюмени окуй алат жана ал каралып жаткан маселе боюнча өзүнүн алгачкы күтүүлөрүнө дал келсе, ал андан ары окубай эле иш -аракет кыла алат.
- Аткаруу резюмесин түзүүдө түшүнүүгө оңой болушу үчүн так жана кыска тилди колдонуу өтө маанилүү. Угуучуларыңыз бул терминдер менен абдан тааныш экенин билсеңиз да, жаргон же түшүндүрмөнү талап кылган конкреттүү терминдерден качыңыз.
- Отчеттун калган бөлүктөрүн бүтүргөндөн кийин, акырында аткаруучу резюме жазыңыз. Кантсе да, жазыла элек нерсени кыскача айта албайсың. Эгерде сизде отчетто эмне жазуунун деталдуу схемасы бар болсо да, жазуу процессинде өзгөрүүлөр болушу мүмкүн.
Кадам 4. Отчеттун абзацтары жана бөлүмдөрү үчүн структура түзүңүз
Отчетту жазуу үчүн колдонула турган форматты түшүнгөндөн кийин, отчеттун максаттарына ылайык келген бөлүмдөрдүн контурун түзүңүз.
- Баары логикалык түрдө бир бөлүмдөн экинчи бөлүмгө өтүшүн текшерүү үчүн контурду текшерип, контур отчет үчүн аныкталган аудиторияга ылайыкташтырылганын текшериңиз.
- Жалпысынан алганда, отчетто аткаруучу резюме, киришүү, корутундулар жана сунуштар, жыйынтыктар жана талкуу жана колдонулган адабияттардын тизмеси камтылат. Сиз тиешелүү маалыматтарды камтыган тиркемелерди, ошондой эле узунураак отчеттор үчүн мазмунун камтышы мүмкүн. Бирок, жумалык отчеттор, адатта, анча деле узун эмес.
- Отчеттун ар бир бөлүмү белгилүү бир теманы камтыйт. Бул бөлүмдө ар бир абзац бир ойду камтыйт. Мисалы, эгерде отчеттун бир бөлүмүндө "Kids Popular Brands" деген аталыш бар болсо, анда сиз ар бир бренд үчүн өзүнчө абзац жаза аласыз. Эгерде сиз балдар менен кыздардын кийимдерин айырмалап жатсаңыз, анда ар бир бренд үчүн бөлүмдү (тиешелүү субтитрлери менен) түзүңүз, анда бир параграфта эркектердин кийими талкууланат, ал эми кыздардын кийимдери үчүн башка абзац.
Кадам 5. Керек болсо титулдук баракчаны же коштомо катты түзүңүз
Кыска отчеттор өзүнчө титулдук баракты талап кылбашы мүмкүн, бирок узунураак отчеттор сизди отчеттун автору катары тааныткан жана отчеттун максатын кыскача түшүндүргөн атайын баракты камтышы керек.
- Титулдук баракча аткаруучу резюмеден айырмаланат жана негизи административдик максаттарды аткаруу үчүн керектүү маалыматты камтыйт, андыктан отчет туура берилиши мүмкүн.
- Жумуш берүүчүлөр жумалык отчеттор үчүн керектүү атайын бетке ээ болушу мүмкүн. Андай болсо, туура форматты колдонуп жатканыңызды текшериңиз.
- Кеминде титулдук баракча отчеттун аталышын же сүрөттөмөсүн (мисалы, "Жумалык сатуу боюнча отчет"), сиздин атыңызды жана башка салым кошкондордун аттарын, компаниянын атын жана отчетту толтурган же тапшырган күндү камтууга тийиш..
3төн 3 бөлүк: Күчтүү тилди колдонуу
Кадам 1. Эффективдүү аталыштарды жана субтитрлерди түзүү
Аталыштар жана суб -аталыштар окурмандарга сиздин корутундуларыңыз же сунуштарыңыз тууралуу көбүрөөк маалыматты алуу үчүн, аларды кызыктырган отчеттун белгилүү бир бөлүмдөрүн тез арада табууга мүмкүндүк берет.
- Аталышында жана субтитринде бөлүмдөгү же бөлүмчөдөгү мазмунду түз жана так сүрөттөгөнүнө ишениңиз.
- Мисалы, жума сайын сатуу боюнча отчетту түзүүдө сиз "Аялдардын кийиминин тренддери", "Эркектердин мода тренддери" жана "Балдардын популярдуу бренддери" деген бөлүмдөрдү камтышы мүмкүн. Бул бөлүмдөрдүн ичинде, сиз белгилүү тренддерди же популярдуу бренддерди белгилөө үчүн субтитрлерди жайгаштыра аласыз.
- Отчеттор логикалык жана ырааттуу болушу үчүн бардык рубрикалар үчүн бирдей грамматикалык түзүлүштү колдонуңуз. Мисалы, эгер биринчи аталышта "Эркектердин кийимине таяныч куруу" деп жазылса, экинчи аталышта "Аялдардын кийиминин трендин жетектөөчү" болушу керек, бирок "Аялдардын кийимин сатуу көрсөткүчтөрү" сыяктуу эмес.
Кадам 2. Ачык жана жөнөкөй сүйлөмдөрдү колдонуп отчет жазыңыз
Стандарттык "предмет-этиш-объект" тартибинде түзүлгөн сүйлөмдөр менен кыскача жазуу ойдун тактыгын камсыздайт жана сиздин сунуштарыңызга жана тыянактарыңызга ишеним берет.
- Отчеттун биринчи версиясын жазгандан кийин, аны кунт коюп окуп, керексиз тилдердин баарын жок кылыңыз. Ар бир сүйлөм үчүн иш -аракетти табыңыз жана этиштин жанындагы иш -аракетти ким аткарды. Ар бир сүйлөмдү "ким эмне кылды" деп ойлогондой ойлон.
- Кереги жок сүйлөмдөрдү алып салыңыз жана "башка", "максат менен" же "ирети менен" сыяктуу тынымдуу сөз айкаштарын колдонуңуз.
- Сиз жазуунун бул стили кызыксыз деп ойлошуңуз мүмкүн, бирок жумалык отчетторду жазуунун максаты көңүл ачуу эмес. Бул стиль сиздин оюңузду жеткирүү жана окурманга маалыматты жеткирүү үчүн эң эффективдүү.
Кадам 3. Сиздин жазууңуз объективдүү жана калыс экенине ынаныңыз
Сиздин сунуштар пикириңизге же сезимиңизге эмес, конкреттүү далилдерге негизделиши керек. Окурманды күчтүү, так жазылган фактылар менен ишендириңиз.
- Керексиз сын атоочтордон жана башка сөздөрдөн, терс же оң мааниге ээ болгон фразалардан алыс болуңуз. Анын ордуна, фактыларга негизделген аргументтерди жазууга басым жасаңыз.
- Мисалы, жумалык отчетуңузда сатуучулардын бирине жылдырууну сунуштайсыз дейли. Субъективдүү же эмоционалдык деталдарды жазуунун ордуна, кызматкердин татыктуу экенин көрсөткөн фактылар менен сунушту колдоого алыңыз. "Сари аптасына 15 саат иштесе дагы, биздин дүкөндө сатуулардын деңгээли жогору" деген сөз "Сари менин эң достук кызматкерим жана ар дайым колунан келишинче аракет кылат. оорулуу эне »
4 -кадам. Күчтүү сөздөрдү колдонуңуз
Активдүү үн менен жазууда, сиз окурманга сүйлөмдө кандай иш -аракет болуп жатканын, атап айтканда, этишти айткан бир гана сөздү колдоносуз. Болуп жаткан иш -аракеттерди так сүрөттөгөн кыска, күчтүү этиштерди колдонуңуз.
- Жөнөкөй этиштерди тандаңыз. Мисалы, "колдонуу" "колдонуу" караганда жакшыраак.
- Ой жүгүртүү, билүү, түшүнүү жана ишенүү сыяктуу процесстерди сүрөттөөчү этиштер кээде зарыл, бирок жалпысынан иш -аракеттерди сүрөттөгөн этиштерге караганда азыраак күчкө ээ. Сиз билдирүүнү тереңирээк изилдеп, аны ишке ашырышыңыз керек болушу мүмкүн. Мисалы, сиз "биздин сатуу жакынкы бир нече айда көбөйөт деп ишенем" деп жаза аласыз. Билдирүүнү өзгөртүп, ага эмне үчүн ишенгениңизди билип алыңыз. Андан кийин, сиз иш -аракетке алып келген сүйлөмдү жаза аласыз: "Тарыхый түрдө, майрам мезгилинде сатуу көбөйөт. Мен ноябрда жана декабрда сатуу көбөйөрүн болжолдоп жатам ».
- Аракетке багытталган жазууну сактоо үчүн, отчетту текшерип, предлогдорду алып салып, аларды күчтүү этиштер менен алмаштырууга аракет кылыңыз. Мисалы, "жалпы консенсус" "консенсуска" жөнөкөйлөтүлүшү мүмкүн, эгер кимдир бирөө "коргоону" камсыздап жатса, ал "коргоп жатат" деп айтуу менен ого бетер күчтүү болот.
5 -кадам. Пассивдүү үндөн оолак болуңуз
Пассивдүү үн менен жазганда, сиз муну жасаган адамга азыраак басым жасайсыз жана иш -аракеттин объектине көбүрөөк басым жасайсыз. Кээ бир учурларда бул саясий же дипломатиялык себептерден улам керек болсо да, пассивдүү үндү колдонуу көбүнчө түшүнүксүз жана чаташтырылган жазууга алып келет.
- Активдүү үн иш -аракет кылган адамды сыйлайт жана отчеттун окурманы кимге жооптуу экенин көрсөтөт. Мунун эмне үчүн маанилүү экенин түшүнүү үчүн, өрт жөнүндө макаланы окуп жатканыңызды элестетиңиз: "Бактыга жараша, бардык балдар куткарылды". Балдарды куткарган адамдын (же адамдардын) инсандыгы маанилүү. Эгерде сүйлөмдө "Жергиликтүү дин кызматчы, Йохан ата, жетимдер үйүн курчап турган оттон ары -бери басып, бардык балдарды куткарды" деп жазылса, эми сиз бул кырдаалда баатыр болуу үчүн кимдин татыктуу экенин билесиз.
- Активдүү сүйлөмдөр терс кесепеттерге алып келүүчү аракеттер үчүн жоопкерчиликти алуу үчүн да маанилүү. Эгерде сиз өзүңүздүн отчетуңузга "ката кетти" деп жазсаңыз, анда сиздин жетекчиңиз тиешелүү жазаны берүү үчүн ким ката кетиргенин билгиси келет. Эгер сиз ката кетирсеңиз, анда мойнуңузга алуу жана жоопкерчиликти алуу сизге чындап жардам берет.
- Жазуу түрүндөгү пассивдүү сүйлөмдөрдү табуу жана жок кылуу үчүн, "ди-" менен башталган этиштерди издеңиз. Тапкандан кийин, сүйлөмдөгү иш -аракетти аныктап, ким жасаганын билип, сүйлөмдүн башына жана ортосуна жылдырыңыз.
Кадам 6. Маалыматты визуалдык элементтерди колдонуу менен жеткирүү
Таблицалар менен графиктер бир эле маалыматты берген абзацтарга караганда окууга жана аткарууга бир топ оңой, айрыкча, эгер бериле турган маалымат көптөгөн сандан турса.
- Маалыматты окурмандарга аларга пайдалуу жана отчеттун максатын чагылдыруу үчүн жеткирүү үчүн туура визуалдык элементтерди тандаңыз.
- Мисалы, жүн курткаларды сатуунун өсүү тенденциясын көрсөтүү үчүн сызыктуу графикти тандай аласыз. Маалыматты берүүнүн бул ыкмасы ай сайын сатылган жүн курткалардын саны бар таблицага караганда өсүштү көрсөтүүдө эффективдүү болот, анткени үстөл окурмандан бардык сандарды карап, аларды салыштырып, өсүш бар экенин моюнга алуусун талап кылат. Мунун баарын жөнөкөй сызыктуу графикти көрсөтүү менен жасаса болот.
- Көз визуалдык элементтерге тартылганын унутпаңыз. Бул элементтер тыкан жана уюшулган көрүнүп, беттин өйдө жагында туура жайгаштырылганын текшериңиз. Сиз жөн гана сиздин сунушуңузга же тыянагыңызга маанилүү болгон визуалдык элементтерди сунуштайсыз.
7 -кадам. Жаргонду жок кылуу
Ар бир тармакта же академиялык дисциплинада белгилүү бир сөзсүз терминдер, ошондой эле белгилүү китептерден же макалалардан популярдуулукка ээ болгон сөздөр бар. Кээде пайдалуу болсо да, бул сөздөр адатта бааны кошпойт же кабарды эффективдүү жеткире албайт.
- Кабарда аларды ашыкча колдонбоо үчүн жалпы тармактык ачкыч сөздөрдүн тизмесин жазуу пайдалуу болушу мүмкүн. Отчет бүткөндөн кийин, бул сөздөрдү документтен издеп, керек болсо алмаштырсаңыз болот.
- Окурман үчүн модалуу ачкыч сөздөрдүн ашыкча колдонулушу сиз талаада “жакшы маалыматка ээ экениңизди” билдирбейт, тескерисинче тескери таасир калтырат. Жалпысынан алганда, жетекчилер жана менеджерлер улгайган жана мындай сөздөрдүн жүздөгөн келип -кеткенин көрүшкөн. Эгер сиз аны өтө эле көп колдонсоңуз, алар сизди жалкоо деп ойлошот жана эмнени айтып жатканыңызды билишпейт, же жөн эле аларды таң калтырууга аракет кылып жатышат.
- Ошондой эле өтө татаал терминдерди колдонуудан качышыңыз керек. Мисалы, эгер сиз юридикалык маселени чагылдырган отчет жазып жатсаңыз, бул аны көптөгөн юридикалык жаргон менен калемпирлөө керек дегенди билдирбейт.
Кадам 8. Кылдат мүнөздү текшерүүнү аткарыңыз
Типографиялык жана грамматикалык каталарга толгон отчеттор окурмандарга ыңгайсыздык жаратып, сиз жөнүндө терс көрүнүштү чагылдырышы мүмкүн. Отчетту мөөнөтүнөн мурда даярдаңыз, ошондо сизге мүнөзүңүздү туура текшерүүгө убакыт жетет.
- Колдонуп жаткан текст иштетүүчү тиркемеде грамматиканы жана орфографияны текшерүү программасын иштетиңиз. Бул программа көптөгөн каталарды, айрыкча гомофониялык каталарга алып келген каталарды өткөрүп жиберет (мисалы, "шарт" деп жазгыңыз келгенде "жүктөлгөн" деп териңиз).
- Артка кылдаттык менен текшерүү (артка карай) - бул каталарды колдон чыгарбоо үчүн жакшы ыкма. Анын үстүнө, эгер сиз жазгыңыз келген нерсени жакшы билсеңиз, мээ автоматтык түрдө бүтүргөндүктөн, сөздүн жоктугу сыяктуу каталарды өткөрүп жибересиз. Эгер сиз муну артка карай текшерсеңиз болбойт.
- Отчетторду үн менен окуу каталарды табуунун жана жазуу стилин түзөтүүнүн дагы бир эффективдүү жолу. Эгер сизге белгилүү бир сүйлөмдү же абзацты окуу кыйын болсо, анда бул бөлүктү түшүнүү кыйын, анткени окурмандар дагы ушундай кыйынчылыкка туш болушат. Кыйын жерлерин оңдоңуз, алар жакшыраак агышы үчүн.
