Эффективдүү жолугушууну уюштуруу компаниянын же уюмдун ишин үзгүлтүксүз жүргүзүүнү колдоо үчүн керек. Жолугушуулар - бул ишти координациялоо, маалымат менен бөлүшүү, командалык ишти жакшыртуу жана максаттарга натыйжалуу жетүү мүмкүнчүлүгү. Натыйжалуу жолугушуулар жакшы даярдыкты, лидерликти жана милдеттерди бөлүштүрүүнү талап кылат. Жолугушуу учурунда катышуучулардын мотивациясын жогорулатууга жана бүтүндөй команданы тартууга аракет кылыңыз.
Кадам
3төн 1 бөлүк: Жолугушууларды өткөрүү
Кадам 1. Жолугушууга колдон келишинче даярдан
Биринчиден, талкуунун графигин жана темаларын камтыган жолугушуунун күн тартибин түзүңүз жана жолугушуу аяктаганга чейин ырасталуусу керек болгон маанилүү нерселерди аныктаңыз.
- Жолугушуу залына убагында келиңиз, анткени сиз иштеген жериңиз башка адамдардын сизди кандай кабыл алышына таасирин тийгизет. Жолугушуу бөлмөсүндө 15 мүнөт эрте күтүү башка кишилерди өндүрүмдүүлүгү аз деп ойлойт же жолугушууга баруу шылтоосу менен башка жумуштан кеткиси келет.
- Күн тартибинин көчүрмөсүн даярдаңыз. Санарип күн тартибин түзө алсаңыз да, колдонууну жеңилдетүү үчүн күн тартибинин көчүрмөсүн даярдаңыз.
Кадам 2. Жолугушууну жетектөө
Жолугушууну жетектеп жатканда, күн тартибиндеги бардык темаларды камтыгандыгыңызды жана бардык катышуучулардын айткандарын төмөнкү жолдор менен укканыңызды текшериңиз:
- Катышуучулардын тизмесин айлантуу. Жолугушуу команданын ичинде маалыматты жайылтуу каражаты болуп саналат жана талкуунун мүмкүнчүлүгү болуп калат, ошондо ар бир адам өз жоопкерчилигин билет, ошондо алар күтүлгөн жумуштун аткарылышын камсыздай алышат. Катышуу тизмесин таркатуу менен, сиз кимдер келбегенин билесиз, андыктан алар менен байланышып, жолугушууга кошула аласыз. Ошондой эле жолугушууда бөлүшө турган маалымат маанилүү экенин көрсөтөт.
- Жолугушуунун күн тартибин колдонуучунун көңүлүн буруп, эмне кылышы керек экенин билүү үчүн колдонуңуз. Жолугушуунун катышуучулары кезек менен келе алышат. Ошентип, жолугушуунун алдында күн тартибин даярдоо, жыйынды алып барууда сизге көбүрөөк көңүл бурат.
3 -кадам. Иш планын иштеп чыгуу
Иш планы жолугушуудан кийин аткарыла турган иштерди тастыктаган акыркы резюме болуп саналат жана жолугушуунун бардык катышуучуларына таасирин тийгизип жаткан план. Төмөнкү көрсөтмөлөргө ылайык иш планын түзүңүз:
- Бирөөнү конкреттүү бутага жооптуу адам катары белгилеңиз. Дайындалган адам максатка жеке жетиши керек эмес, анткени ал долбоордун менеджери болот, ал тартууга муктаж болгон топтун мүчөлөрүн байланыштырат жана керектүү ресурстарды даярдайт.
- Белгиленген персонал белгилүү бир убакыт аралыгында жетишилген иштер тууралуу отчет бериши үчүн формалдуу жана расмий эмес түрдө прогресс боюнча отчетторду сураңыз.
Кадам 4. Жолугушуунун күн тартибине ылайык темага көңүл буруңуз
Күн тартибиндеги бир теманы талкуулап, керектүү талкууларды жүргүзгөндөн кийин, талкуунун жыйынтыгынын кыскача баяндамасын сунуштаңыз, суроолорду берүүгө мүмкүнчүлүк бериңиз, андан кийин кийинки теманы талкуулоо менен жолугушууну улантыңыз.
5 -кадам. Алдыдагы жолугушуунун графигин аныктаңыз
Кийинки жолугушуунун графигин баардыгы чогулганда жарыялоону пландаштырууну жеңилдетүү үчүн. Ошентип, сиз графиктердин кагылышуусун алдын алуу үчүн жолугушуунун графигин алдын ала маалымдадыңыз.
Команда мүчөлөрүнөн электрондук почта аркылуу күн тартибинде кандай темалар болушу керектигин суранышын сураныңыз. Жолугушуу аяктагандан кийин, сиз кийинки жолугушууда ошол эле күн тартибин колдоно турганыңызды билдириңиз жана жолугушуунун катышуучуларынан компаниянын/уюмдун максаттарына жетүүнү колдогон тематикалык сунуштарды берүүсүн сураныңыз
3төн 2 бөлүк: Жолугушууга даярдануу
Кадам 1. Жыйынга ким төрагалык кыларын чечиңиз
Бул роль адатта менеджерге жүктөлөт, бирок сиз команда мүчөлөрүнө кийинчерээк жолугушууларды жогорку деңгээлде алып баруу үчүн ведомстволук жолугушууларды алып барууга мүмкүнчүлүк бере аласыз.
2 -кадам. Баяндамачыларды чакырыңыз
Баяндамачы - белгилүү бир себептерден улам жолугушууга чакырылган адам, анткени ал адам ресурстарын жана башка ресурстарды башкарууда тажрыйбалуу, ошондуктан команданын мүчөлөрү эң жакшы көрсөткүчтөргө жетише алышат, анын ичинде жумуш процесстерин жана натыйжаларын эффективдүү түшүндүрүп берүү. Мындан тышкары, ал ошондой эле күтүлбөгөн жагдайларды алдын алуу жана керектүү ресурстарды көбөйтүү боюнча кеңештерди бере алат.
3 -кадам. Жолугушуунун туура графигин аныктаңыз
Графикти түзүп жатканда, убакыттын болушун жана катышуучулардын чектөөлөрүн эске алыңыз. Мисалы: бардык катышуучулар жума күнү түштөн кийин боло турган жыйынга катыша алышат, бирок чоң маселелерди талкуулоо үчүн ылайыктуу убакыт эмес.
- Командын бардык мүчөлөрү алдыдагы жолугушууга катыша алышы үчүн, алгач график үчүн жооптуу болгон проект адамынан сураңыз, андан кийин бардык катышуучулардан планга ылайык өз графиктерин түзүүнү сураныңыз.
- Протоколду ким аларын аныктап, жыйындын жыйынтыгы боюнча маалыматтын жок катышуучуларга жөнөтүлүшүн камсыз кылыңыз.
Кадам 4. Жолугушуунун күн тартибин даярдаңыз
Жолугушуунун күн тартибинде жок дегенде талкуулана турган темалардын тизмеси, презентация тапшырмалары жана ар бир теманы талкуулоо үчүн убакыт бөлүштүрүлүшү керек. Сиз жолугушуунун күн тартибин төмөнкү сунуштарга ылайык уюштурсаңыз болот:
- Жолугушууга чейин, жок эле дегенде, 2 күн мурун электрондук кат жөнөтүү менен, жолугушуунун бардык катышуучуларынан маалымат издеңиз. Электрондук почта бул үчүн эң жакшы курал, анткени сиз жазуу түрүндө сурамдарды аласыз.
- Талкуулана турган бардык темаларды, баяндамачыларды жана убакыттын бөлүштүрүлүшүн жазуу үчүн үстөл жолугушуусунун күн тартибин түзүңүз. Эгерде жалпы темадан алыстап кеткен тема боюнча суроо бар болсо, анда кызыккан адам менен байланышып, кийинки жолугушууда талкуулоо үчүн конкреттүү суроо берүүсүн сураныңыз.
- Реалдуу график түзүңүз. 30 мүнөткө созулган түшүндүрмөлөрдү жана талкууларды 15 мүнөттө бүтүрүүгө мажбурлабоо керек. Керек болгондо график түзүп, бардык темалар талкуулангандан кийин жолугушууну эртерээк бүтүрүңүз.
5 -кадам. Жолугушуунун эрежелерин сунуштаңыз
Сиз формалдуу эрежелерди кабыл алуунун же санкция киргизүүнүн кажети жок, бирок эрежелерди ишке ашыруу жолугушууну үзгүлтүксүз өткөрөт жана ар ким өз оюн жакшы айта алат.
Жолугушуу башталганда эрежелерди айткыла: «Убакытты үнөмдөө үчүн катышуучулар суроолорду берип, баяндамачы баяндаманы бүтүргөндөн кийин жооп бере алышат. Эгерде талкуу убактысы бүткөндөн кийин дагы эле пикирлериңиз болсо, анда аны электрондук почтага жөнөтүңүз, биз аны дагы талкуулай алабыз »
Кадам 6. Убакыттын бөлүнүшүн аныктаңыз
Жолугушуунун күн тартибин ар бир спикерге канча убакыт керектигин аныктоо жана ар бир теманы талкуулоо менен белгилөө.
- Жолугушуунун башталышына чейин убакыттын бөлүштүрүлүшүн кабарлаңыз, ошондо бардык катышуучулар качан салым кошо аларын жана туш келди же бурмаланган дискуссиялардын алдын алат.
- Колдонмо катары, кээ бир темалар талкуулангандан кийин, эң аз дегенде 10 мүнөт талкуулаңыз.
Кадам 7. Жолугушуунун күн тартибин тапшырыңыз
Жолугушууга бир күн калганда жолугушуунун күн тартибин бардык катышуучуларга жөнөтүңүз, ошондо ар ким графиктин ксерокөчүрмөсүнө ээ болуп, жолугушуунун максатын билет. Мындан тышкары, алар күн тартибинде туура эмес маалымат болсо, сизге да билдире алышат.
Кадам 8. Эстеткич жөнөтүү
Биринчи же күнүмдүк эмес жолугушууну баштоодон мурун, бардык катышуучулар өз убагында болуш үчүн бир саат мурун эскертүү жөнөтүңүз.
3 -жылдын 3 -бөлүгү: Натыйжалуу жолугушуунун лидери болуу
Кадам 1. Жакшы жолугушуунун лидери бол
Жолугушуунун максаттарына жетүү үчүн жолугушуу учурунда бардык катышуучулар менен баарлашууга аракет кылыңыз. Конкретүү темаларды талкуулоо үчүн чакырылган спикерлерге жолугушууларды алып баруу жоопкерчилигин тапшырыңыз. Талкуу учурунда сиз өзүңүз активдүү катышышыңыз керек.
Кадам 2. Жетишкен жана жетпеген жумуш максаттарын маалымдаңыз
Эгерде жолугушуунун максаты бир нече максаттарды талкуулоо болсо, жетишилген ийгиликтерди жана жетишүү үчүн ким жооптуу экенин билдириңиз.
- Эгерде акыркы жолугушуудан бери илгерилебеген иш планы бар болсо, себебин сураңыз.
- Эгерде бул убакыттын же башка ресурстун жетишсиздигинен болсо, анда долбоордун жооптуусу болуп дайындалган адам менен чечимди талкуулаңыз же маселени жыйналыштан тышкары деталдуу түрдө талкуулаңыз.
3 -кадам. Талкуу темадан четтеп кетсе, кайра көңүл буруңуз
Кээде, катышуучулардын шыктануусунан же көңүлүн калтыруудан талкуу өз жолун жоготот. Көңүл буруңуз жана адашкан талкууларды төмөнкү жолдор менен багыттаңыз:
- Жолугушууну фактыларды чогултуу миссиясы катары караңыз. Ар бир катышуучуга мүмкүн болушунча көбүрөөк маалымат чогултуу үчүн сүйлөөгө мүмкүнчүлүк бериңиз. Бул ыкма ошондой эле жолугушуунун катышуучуларын кезеги менен сүйлөөгө мажбурлайт, анын ичинде жолугушууда үстөмдүк кылууну жактыргандар.
- Топтордо ой бөлүшүү үчүн электрондук байланыш программасы Cyberstormingти колдонуңуз жана расмий эмес жолугушууларда колдонсо болот. Бул ыкма топтун мүчөлөрүнүн уккусу келгени үчүн атаандаштыкка жол бербейт, анткени топтун бардык мүчөлөрү башка мүчөлөрдүн киргизгенин көрө алышат.
- Эгерде жолугушууда кимдир бирөө күн тартибинен тышкаркы теманы талкууласа, нейтралдуу болгула: “Кызыктуу идея, Боб! Бул тууралуу кийинчерээк сүйлөшсөк болот ». Көптөр жолугушуунун күн тартибинен четтеген нерселерди талкуулап жатышканын түшүнүшпөйт, бирок эгер маселе чындыгында маанилүү болсо, анда алар талкууга келишет.
- Талкуунун багытын көзөмөлдөңүз. Узакка созулган сүйлөшүүчүлөрдөн тышкары, кимдир бирөө күн тартибинен чыкпаган темаларды талкуулоону улантып жаткандыктан, жолугушууда көйгөйлөр жаралышы мүмкүн. Муну жеңүү үчүн, адегенде анын айткандарын угуп, анан маселени кийинки жолугушууда талкуулоону сунуштаңыз. Жолугушуу күн тартибине киргизилген темаларды талкуулоону улантарын баса белгиле.
- Жолугушууга үстөмдүк кылган адам менен жекече баарлашып, себебин сураңыз. Ачуулануунун ордуна, тынчсызданууну көрсөт. Жолугушуу учурунда байкагандарга көңүл буруп, жүрүм -турумун түшүндүрүүгө мүмкүнчүлүк бериңиз. Ага жолугушууну башкарууну токтотууга жардам берүүнү сунуштаңыз.
Кадам 4. График боюнча кийинки темага өтүңүз
Чечкиндүү болуу менен убакытты башкарууну практикалаңыз, орой болбоңуз. Убакытты туура коюу ар бир катышуучуга жолугушуу дагы деле уланып жатканын жана жолугушууга тиешеси жок талкуулар жолугушуу бүткөндөн кийин улантылышы мүмкүн экенин билет.
Шашпаңыз. Кырдаалды көзөмөлгө алуу керек болсо да, талкуу кыскартылса, жолугушуунун пайдасы аз болот. Жолугушуу улантыла электе, катышуучуларга суроо берүү же маалымат берүү мүмкүнчүлүгүн бериңиз. Команданын бардык мүчөлөрү кароосуз калгандан көрө, өздөрүн кошо сезгенин текшериңиз
5 -кадам. Маанилүү теманы баса белгиле
Жетиле турган негизги максаттарды жана алардын негизги максаттарга жетүүнү колдогон башка максаттар менен болгон мамилесин баса белгиле.
Жолугушуунун катышуучуларына алар иштеп жаткан долбоордун көлөмүн жана алардын тиешелүү ролдорун бирдиктин маанилүү бөлүгү катары түшүнүшү үчүн түшүндүрүңүз
Кадам 6. Керек болсо, ноталарды жазууга жардам бериңиз
Жолугушуу башталардан мурун, протоколду ким аларын чечиңиз. Эгерде ал чөгүп кетсе, жардам колун сунуңуз же өзүңүз жазып алыңыз.
Кадам 7. Түшүнбөстүк болгон учурда тактаңыз
Бардык темалар талкуулангандан кийин, жолугушуунун жетекчиси жыйындын катышуучуларына жыйындын жыйынтыктарын билүү үчүн кыскача маалымат берет жана дагы эле түшүнүксүз нерселер бар болсо суроолорду берет.
Жолугушуунун лидери катары, бардык катышуучулар жолугушуунун жыйынтыктарын түшүнүүсү үчүн деталдуу түшүндүрмөлөрдү бериңиз
Кадам 8. Жолугушууну жабуудан мурун, кыскача маалымат бер
Чечимдерди кабыл алууда чечкиндүү болгон лидерлер стагнациянын жана чечкинсиздиктин алдын алат, кызматкерлерди ынталуу жана мотивациялуу иштөөгө мажбурлайт, өзгөрүүлөргө жана жаңы маалыматтарга жооп берет. Муну төмөнкү өзгөчөлүктөрдөн көрүүгө болот:
- Чечимдердин компания/уюштуруу максаттары жана этика менен шайкештигин камсыз кылуу үчүн так максаттарыңыз бар.
- Натыйжалуу жана натыйжалуу чечим кабыл алуунун негизи катары жашоодо өрнөктүү болуу жана эмгек этикасын сактоо менен кам көрүү.
- Ачыктыкты, тактап айтканда, жан аябастыкты көрсөтүңүз, компания үчүн пайдалуу болгон чечимдер ар бир адамга өзүн өнүктүрүүгө мүмкүнчүлүк берет.
- Ийгиликсиздикти жакшыраак чечимдерди кабыл алуунун тепкичи боло турган окуу мүмкүнчүлүгү катары кароо. Бир нерсе туура эмес болуп калса, чечкиндүү лидер абалды түшүнө алат.
- Кол алдындагылар же башчылар менен баарлашууда карама -каршылыктарды болтурбоо үчүн корпоративдик/уюштуруучулук маданиятка ылайык ачык жана эффективдүү баарлашуу.
