Жолугушууну пландап жатканда, сиз бардык тиешелүү маалыматты так жана так жеткиришиңиз керек. Сиз талкуунун убактысын, ордун жана темасын сүрөттөп беришиңиз керек. Жолугушууга кандайдыр бир даярдыктар же материалдар керек болсо, жазып алууңуз керек болушу мүмкүн. Кандай гана медиа колдонбосун, электрондук почта же Outlook колдонмосу, маанилүү маалыматтын өткөрүлүп берилишин текшериңиз, ошондуктан бардык чакырылгандар муну билип, эмнеге каршы экенин алдын ала айта алышат.
Кадам
3 методу 1: күчтүү темаларды жазуу
Кадам 1. Жолугушуунун датасы жана темасы жазылган кыска жана актуалдуу теманы жазыңыз
Бул нерселерди тема кутучасына жазуу, чакыруучуларга электрондук почтаны ачпай эле жолугушуунун убактысын жана темасын түшүнүүгө мүмкүндүк берет. Мисалы, сиз: "Жолугушуу 01/03: отчеттуулуктун жаңы көрсөтмөлөрү" деп жаза аласыз.
Эскертүү:
Эгерде сиз жолугушуунун темасын жазбасаңыз, анда адамдар жолугушууга алардын бөлүмүнө тиешеси барбы же катышуу керекпи деп жооп бериши мүмкүн. Андыктан жолугушуунун темасын жазууну унутпаңыз!
Кадам 2. Тема кутучасына катышууну ырастоону талап кылыңыз
Эгер ким келерин билишиңиз керек болсо, тема кутучасынан ырастоону сураңыз. Ошентип, окурмандар электрондук катты ачпаса дагы, мүмкүн болушунча тезирээк жооп бериши керек экенин билишет. Сиз жаза аласыз: "Жума 10/06 HR жолугушуусу, жакында ырастаңыз."
Сиз ошондой эле жаза аласыз: "Сураныч, жооп бериңиз: HR жолугушуусу 10/06."
3 -кадам. Эгерде жолугушуу шашылыш болсо, аны тема кутучасына жазыңыз
Эгерде жолугушуунун темасы шашылыш болсо же тез арада чечим кабыл алууну талап кылса, жолугушуу дароо өтүшү керек болсо, тема кутучасына өзгөчө белгини коюңуз. Мисалы, сиз: "Дүйшөмбү 31/02 шашылыш жолугушуу: киберкоопсуздук" деп жаза аласыз.
Окурман эмнени талкуулай турганын божомолдой алышы үчүн жолугушуунун темасын түшүндүрүү абдан маанилүү
Кадам 4. Жолугушуу милдеттүү болобу же жөн эле сунуш болобу жазыңыз
Эгерде сиз чоң компанияда иштесеңиз, кээ бир адамдардын болушу дайыма эле зарыл боло бербейт. Тиешелүү бөлүмдөрдү тема кутучасына жазыңыз же катышуу керекпи же жокпу, аларга билдириңиз. Мисалы, сиз: "Милдеттүү маркетинг жолугушуусу 6/10" деп жаза аласыз.
Эгерде окурмандын катышуусу талап кылынбаса, анда "Эффективдүү маркетинг тактикасы боюнча 10/6 жыйынына катышуу сунушталат" деп жаза аласыз
Кадам 5. Башаламандыкты болтурбоо үчүн тема кутучасына толук сөздөрдү колдонуңуз
Кыскартуулар натыйжалуу көрүнүшү мүмкүн, бирок алар толук сөздөргө караганда азыраак конкреттүү жана башаламандыкка алып келиши мүмкүн. Мисалы, "KK" жеке тилди ким түшүнөрүнө же түшүнбөөсүнө жараша "Үй -бүлөлүк карт" же "Кредиттик карта" дегенди билдириши мүмкүн.
Бирок, сиз "RSVP", "HR" жана "KTP" сыяктуу жалпы кыскартууларды колдоно аласыз
3 методу 2: Email мазмунун жазуу
Кадам 1. Достук, кыскача киришүү жана кыска жазууларды жазыңыз
Эгерде сиз чоң компанияда иштесеңиз же баардыгын тааныбасаңыз, өзүңүздү тааныштыруу зарыл. Бул кыскача киришүүдө, эгерде жолугушууга толтурулушу керек болгон материалдар же материалдар бар болсо, жеткиришиңиз керек.
Достук же жумушка тиешелүү киришүү түзүү. Мисалы, “Салам, Тим! Жаңы программанын келерки жумада ишке киришин күтө албайм!”
Кеңеш:
Окурмандарга конкреттүү тапшырманы аткарууга же жолугушууга бир нерсе алып келүү керектигин эскертип коюңуз. Мисалы, "Сатуучунун байланыш тизмесинин 4 нускасын алып келүүнү унутпаңыз."
Кадам 2. Күндү жана убакытты өзүнчө сапка жазыңыз, ошондо ал айырмаланат
Бул чакырылгандар үчүн маанилүү маалымат. Андыктан, аны ачык айт жана айланасындагы башка сүйлөмдөрдөн өзгөчөлөн. Анын үстүнө жана астына эки сапты коюңуз же кара тамга менен жазыңыз.
- Мисал: "6 -октябрь, 2020, 10.30 - 11.45 WIB"
- Эгерде жолугушуу онлайнда өтүп жатса, ар кандай убакыт алкагындагы адамдар туура эмес сүйлөшүүдөн артта калбашы үчүн, убакыт алкагы боюнча маалымат бериңиз. Мисалы, сиз жаза аласыз: "6 -октябрь, 2020 -жыл, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
Кадам 3. Күндү жана убакыттан кийин жайгашкан жерди жазыңыз
Жайгашкан жердин датасы жана убактысы сыяктуу көрүнүктүү түрдө жазылганын текшериңиз, айрыкча жолугушуу жаңы жерде өтүп жатса, табуу кыйын, же чакырылгандардын кээ бирлери бул жер менен тааныш эмес экенин билсеңиз. Виртуалдык жолугушуулар үчүн (түз форумдар же видео чат аркылуу), чакырылгандарга форумга же видео шилтемеге оңой жетүү үчүн түз шилтеме бериңиз.
Багыттарды берип жатканда мүмкүн болушунча деталдуу болуңуз. Мисал: “Сураныч, Sasana Widya Sarwono имаратынын 592 жолугушуу залына келиңиз (Jalan Gatot Subroto No 10). 592 -бөлмө имараттын 2 -кабатында жайгашкан. Ошентип, лифтти биринчи кабаттан алып, 12 -кабатка токтоп, 59 -кабатка көтөрүлүү үчүн имараттын түштүк тарабындагы лифтти колдонуңуз (сол жакта).”
4 -кадам. Жолугушуунун максаты менен бөлүшүңүз
Чакырылган адамга жолугушуунун максаты жөнүндө кабарлаңыз. Кыска күн тартибин айтуу чакырылгандарга кандай тапшырмаларды алдын ала аткаруу керек экенин түшүнүүгө жардам берет. Сиз теманы атасаңыз болот (мисалы, "Киберкоопсуздукту жаңыртуу") же пландаштырсаңыз болот:
- 10.30 - 10.45 Долбоордун абалы тууралуу акыркы маалыматты бер
- 10.45 - 11.10 Салыштырып, татыктуу сунуштарды тандаңыз
- 11.10 - 11.30 Акыл чабуулу жана бутага алуу
Кадам 5. Грамматикалык же маалыматтык каталар үчүн электрондук почтаны эки жолу текшериңиз
Эки жолу текшерүү үчүн эң маанилүү нерсе - жолугушуунун күнү, убактысы жана орду. Бул үч нерсенин туура экенин текшериңиз! Сиз ошондой эле керектүү маалыматты бергениңизге ынануу үчүн киришүүнү, күн тартибин же башка эскертүүлөрдү кайра окуй аласыз.
Электрондук катты жөнөтүүдөн мурун жазууңуз так жана кыска экенине ынануу үчүн үн чыгарып окуңуз
3 -метод 3: Outlook же Интегралдык Календар колдонмосун колдонуу
Кадам 1. Outlookтун башкы менюсунда "Жаңы жолугушууну" чыкылдатыңыз
Эгерде сиздин компания Outlook сыяктуу интеграцияланган календары бар байланыш маалымат базасын колдонсо, аны жолугушууларды пландаштыруу үчүн колдонуңуз. Бул медиа жалпысынан сиз иштеген адамдар тарабынан тандалган байланыш каналы.
Эгерде сиздин компания Outlook же ушул сыяктуу кызматты колдонбосо, чакыруу жөнөтүү үчүн агенттик тарабынан берилген электрондук почтаны колдонуңуз
Кадам 2. "Scheduling Assistant" терезесинен убакытты жана датаны тандаңыз
Жаңы жолугушууну түзгөндөн кийин, календардык терезе пайда болот. "Пландаштыруу Жардамчысын" чыкылдатып, жолугушуунун жеткиликтүү убактысын жана күнүн белгилеңиз.
Чакырылгандардын катышуусу үчүн туура убакытты тандап алганыңызды текшериңиз. Компаниянын колдонмосуна жараша, дисплей жөндөөлөрүңүздү ар кимдин (жана сиздин) графиги экранда көрүнүшү үчүн өзгөртүүгө туура келиши мүмкүн
Кадам 3. Чакырылгандардын атын жазуу же дарек китебин колдонуу аркылуу кошуңуз
Ысымды кол менен киргизүү үчүн текст кутучасын чыкылдатыңыз же дарек китебин жылдырып, тизмеден чакырылган адамдын атын тандаңыз. Чакыруу убактысынын бар экендигин текшерүү үчүн "Пландаштыруу жардамчысы" функциясын колдонуңуз.
Чакырылгандардын бош убактысы болбосо, алардын аттары баса белгиленет. Расписаниенин жардамчысы сиздин графикке жана башка чакырылгандарга ылайыктуу убакытты сунуштайт
Кадам 4. Жолугушуунун башталыш жана аяктоо убактысын коюңуз
Күн мурда коюлган күнгө дал келерин текшериңиз. Эгер аны өзгөртүү керек болсо, календардык баскычты басыңыз. Тийиштүү жолугушуу убактысын тандоо үчүн убакыт тизмесинин оң жагындагы ылдый жебени колдонуңуз.
Жолугушуунун аяктоо убактысын жазуу - бул башка адамдын убактысын урматтоонун жолу, алар эмне болорун алдын ала биле алышат жана саякаттарды пландап же ошол күнгө иштей алышат
Кадам 5. Экрандын жогору жагындагы "Жолугушуу" астындагы "Дайындоону" чыкылдатыңыз
Сиз график экранына кайтып келесиз жана жолугушууңуз пландалганын көрө аласыз. Андан кийин, сиз теманы, жайгашкан жерди жана жазууларды кошо аласыз.
Эгерде сиз график экранында жолугушуунун жазуусун көрбөсөңүз, мурунку кадамдарга кайтыңыз жана жолугушуу графигиңиз чыкканга чейин кайталаңыз
Кадам 6. Теманы, жайгашкан жерди жана конкреттүү жазууларды жазыңыз
Жолугушуунун темасын бир нече кыска сөздөр менен маалымдаңыз (Мисалы: "Жаңы продукт тести"). Конкреттүү жерди айт. Эгерде ал жер жолугушуулар үчүн көп колдонулбаса же жетүү кыйын болсо, жайгашуу боюнча нускамаларды жазыңыз. Жолугушууга тиешеси бар кошумча эскертүүлөрдү (мисалы, алар жасашы керек болгон даярдыктарды) бериңиз.
- Чакырылган адам мурунтан эле билсе да, жайгашкан жердин дарегин бериңиз.
- Бүткөндөн кийин "жөнөтүү" дегенди басыңыз.
Кеңеш:
"Мээ чабуулу" сыяктуу өтө кенен теманы колдонбоңуз, анткени мындай сөздөр жолугушуунун максаты жөнүндө так маалымат бербейт. Сиз аны "жаңы продукттун сатуучусу жөнүндө ой жүгүртүү" менен алмаштыра аласыз.
Кеңештер
- Электрондук катты же чакырууну кайра окуп жатканда, анын кыска жана так эместигин текшериңиз.
- Достук жана профессионалдык обонду колдонуңуз.
- Бардык максаттар чакырылганын текшерүү үчүн алуучулардын тизмесин эки жолу текшериңиз.
- Электрондук почта дарегин алуучулардан жашыргыңыз келсе, "bcc" кутусуна териңиз.
Эскертүү
- Күнү, убактысы жана жайгашкан жери жок чакырууларды же электрондук каттарды жазбаңыз. Чакырылгандар чаташып калышат жана сиз бул нерселер жөнүндө сураган ондогон жоопторду аласыз.
- Бардык баш тамгалар менен жазбаңыз, анткени ал кыйкырык деп түшүндүрүлөт жана бул өтө профессионалдуу эмес.
