Стандарттык операциялык жол -жобосу (SOP) - тапшырманы аткаруу кадамдары жөнүндө маалыматтан турган документ. Учурдагы SOPту жөн эле өзгөртүү жана жаңыртуу керек болушу мүмкүн, же сиз нөлдөн баштап жазууга туура келген сценарийде болушуңуз мүмкүн. Бул көп жумуш сыяктуу сезилиши мүмкүн, бирок бул чынында абдан, абдан, "абдан" толук тизме. Баштоо үчүн 1 -кадамды караңыз.
Кадам
3 ичинен 1 -бөлүк: SOP форматын түзүү
Кадам 1. Форматыңызды тандаңыз
SOP жазууда туура же туура эмес эч нерсе жок. Бирок, сиздин компанияда тапшырманы аткаруунун тандалган жолун белгилеп, форматтоо үчүн колдонмо катары айта турган бир топ SOPтар болушу мүмкүн. Эгерде сизде ушундай болсо, шаблон катары учурдагы SOPту колдонуңуз. Эгер андай болбосо, анда сизде бир нече вариант бар:
- Жөнөкөй кадамдар форматы. Бул кыска, бир нече мүмкүн болгон натыйжаларга ээ болгон жана күн тартибине туура келген күнүмдүк процедура үчүн. Керектүү документтерден жана коопсуздук эрежелеринен тышкары, бул документ жөн эле окурмандар үчүн аткаруу буйруктарын камтыган жөнөкөй сүйлөмдөрдүн тизмеси.
- Кадамдык формат. Бул жалпысынан узак процедуралар үчүн - кээ бир чечимдерди кабыл алууну, тактоону жана терминологияны камтыган он кадамдан ашык процедуралар. Бул тизме негизинен белгилүү бир тартипте суб-кадамдар менен негизги кадамдар.
- Flowchart форматы. Эгерде жол -жобосу чексиз мүмкүн болгон жыйынтыктарга ээ болгон картага окшош болсо, блок -схема сиздин эң жакшы коюмуңуз болушу мүмкүн. Бул жыйынтыкты дайыма алдын ала айтуу мүмкүн болбосо, сиз тандашыңыз керек.
Кадам 2. Окурмандарыңызды эске алыңыз
SOP жазуудан мурун үч негизги факторду эске алуу керек:
- Сиздин окурмандарыңыздын мурунку билими. Алар сиздин уюм жана анын жол -жоболору менен таанышпы? Алар терминологияны билишеби? Сиздин тилиңиз окурмандын билимине жана инвестициясына дал келиши керек.
- Сиздин окурманыңыздын тил жөндөмү. Сиздин тилди түшүнбөгөн адамдар сиздин СОПту "окуп" калышына мүмкүнчүлүк барбы? Эгер мүмкүн болсо, сүрөттөрдү жана диаграммаларды коштомо жазуулар менен кошуу жакшы.
- Сиздин окурмандарыңыз. Эгерде көп адамдар сиздин СОПту дароо окуп жатышса (ар биринин ролу башка), сиз документти пьесадагы сүйлөшүү сыяктуу форматташыңыз керек: 1 -колдонуучу иш -аракетти аткарат, андан кийин 2 -колдонуучу ж.б. Ошентип, ар бир окурман кантип бизнесинин кыймылдаткыч системасынын ажырагыс бөлүгү болуп калганын көрө алат.
3 -кадам. Билимиңизди эске алыңыз
Жыйынтык: Сиз муну жазууга ылайыктуу адамсызбы? Сиз билесизби, бул процесс эмнени камтыйт? Ката кетүү мүмкүнчүлүгү барбы? Аны кантип коопсуз кылуу керек? Болбосо, аны башка бирөөгө бергениңиз оң. Начар жазылган SOP - же так эмес - өндүрүмдүүлүктү гана төмөндөтпөйт жана уюштуруучулуктун бузулушуна алып келиши мүмкүн, бирок алар кооптуу болушу мүмкүн жана сиздин командаңыздан айлана -чөйрөгө чейин терс таасирин тийгизиши мүмкүн. Кыскача айтканда, бул тобокелчилик эмес.
Эгерде бул сизге берилген долбоор болсо жана сиз аны аягына чейин чыгаруу керек (же милдеттүү) деп ойлосоңуз, күнүмдүк процедураларды аткаргандардан жардам суроодон тартынбаңыз. Интервьюларды өткөрүү SOP түзүү процессинин жалпы бөлүгү болуп саналат
Кадам 4. Кыска же узун СОПтун ортосунда чечим кабыл алыңыз
Эгерде сиз протокол, терминология ж.б. менен тааныш болгон жеке адамдар тобу үчүн SOP жазып жатсаңыз же жаңыртып жатсаңыз жана текшерүү тизмеси болгон кыска, кыска SOPтан пайда алсаңыз, аны кыскартылган түрдө жаза аласыз.
Негизги максаттардан жана тиешелүү маалыматтардан тышкары (датасы, автору, ID номери ж. Б.), Бул кадамдардын кыска тизмеси. Эгерде деталдар же түшүндүрмөлөрдүн кереги жок болсо, муну кантип жасоо керек
5 -кадам. СОПтун максатын унутпаңыз
Ачык көрүнүп тургандай, сиздин уюмда кайра -кайра кайталануучу процедуралар бар. Бирок бул SOPтун пайдалуу болушунун конкреттүү себеби барбы? Коопсуздукка басым жасалышы керекпи? Шайкештик чаралары? Бул SOP тренинг үчүнбү же күнүмдүк иштердеби? Бул жерде сиздин SOPторуңуздун командаңыздын ийгилиги үчүн маанилүү болушунун кээ бир себептери:
- Шайкештик стандарттарынын аткарылышын камсыз кылуу
- Өндүрүш талаптарын максималдаштыруу үчүн
- Жол -жобосу айлана -чөйрөгө жаман таасирин тийгизбеши үчүн
- Коопсуздукту камсыз кылуу үчүн
- Бардыгы график боюнча жүрүп жатканына ынануу үчүн
- Өндүрүштөгү каталардын алдын алуу үчүн
-
Окутуу документи катары колдонуу үчүн
Эгерде сиз SOPтун эмнени баса белгилеши керек экенин билсеңиз, анда жазууңузду ушул пункттардын тегерегинде куруу оңой болот. Сиздин SOP канчалык маанилүү экенин көрүү оңой болот
3төн 2 бөлүк: СОП жазуу
Кадам 1. Керектүү материалды жаап коюңуз
Жалпысынан алганда, техникалык SOP процедуранын өзүнөн "бөлөк" болгон төрт элементтен турат:
- Title page. Буга 1) процедуранын аталышы, 2) СОПтун идентификациялык номери, 3) анын чыгарылган же кайра каралган күнү, 4) SOP колдонулган агенттиктин/бөлүмдүн/филиалдын аталышы жана 5) SOPту даярдагандардын жана колдогондордун колу. Берилген маалымат так болгондо, бул бөлүм каалаган форматты колдоно алат.
- мазмунун тизмеси. Бул сиздин SOP жетишерлик узун болсо гана керек, оңой маалымдама үчүн. Бул жерде сиз таба турган жөнөкөй стандарттык алкак.
- Сапатты камсыздоо/Сапатты көзөмөлдөө. Процедура, эгерде аны карап чыгуу мүмкүн болбосо, жакшы жол -жобо эмес. Керектүү материалдарды жана деталдарды даярдаңыз, ошондо окурмандар алар каалаган натыйжага жетип жаткандыгын камсыздай алышат. Бул материал иштөөнү баалоо үлгүлөрү сыяктуу башка документтерди камтышы мүмкүн.
-
Шилтеме. Бардык колдонулган же маанилүү шилтемелерди жазууну унутпаңыз. Эгерде сиз башка SOP шилтемелерин колдонсоңуз, анда керектүү маалыматты тиркемеге тиркеп коюуну унутпаңыз.
Сиздин уюмдун бул SOPтан башка протоколу болушу мүмкүн. Эгерде сиз колдоно ала турган мурунку SOP бар болсо, бул түзүлүшкө көңүл бурбаңыз жана аткарылган процедураны аткарыңыз
Кадам 2. Процедуранын өзү үчүн сиз төмөнкүлөрдү камтканыңызды текшериңиз:
- Колдонуу жана колдонуу чөйрөсү. Башкача айтканда, ал процесстин максатын, чектөөлөрүн жана процесстин кандайча колдонулганын сүрөттөйт. Стандарттарды, жөнгө салуучу талаптарды, ролдорду жана жоопкерчиликти, ошондой эле кириштерди жана чыгымдарды камтыйт.
-
Методология жана процедуралар.
Маселенин маңызы - керектүү жабдууларды кошкондо, маанилүү болгон кадамдарды деталдуу түрдө тизмектеңиз. Ырааттуу жол-жоболорду жана чечим кабыл алуу факторлорун камтуу. "Болжолдоону" жана мүмкүн болгон кийлигишүүнү же коопсуздукту эске алыңыз.
- Терминологияны тактоо. Кыскартылган сөздөрдү, кыскартууларды жана жалпы терминдер болбогон бардык фразаларды түшүндүрүңүз.
- Ден соолук жана коопсуздук боюнча эскертүү. Көйгөй пайда болгондо өзүнчө бөлүмдө жана кадамдар менен бирге жазылышы керек. Бул бөлүмдү өткөрүп жибербеңиз.
-
Жабдуулар жана жабдуулар.
Керектүү нерселердин толук тизмеси жана качан жана кайдан жабдууларды, жабдуулардын стандарттарын ж.
-
Эскертүүлөр жана үзгүлтүктөр. Негизинен, көйгөйлөрдү чечүү бөлүгү. Мүмкүн болгон көйгөйлөрдү тизмектеңиз, эмнени издеш керек жана идеалдуу акыркы продуктка эмне таасир этиши мүмкүн.
- Бул темалардын ар бирине өз бөлүмүн бериңиз (көбүнчө цифралар же тамгалар менен көрсөтүлөт), андыктан SOP чаташтыруучу узун сүйлөмдөрдү камтыбашы үчүн жана оңой маалымдама үчүн.
- Бул толук тизме эмес, процедуралык кадамдардын кичинекей бөлүгү гана. Сиздин уюм көңүл бурууну талап кылган башка аспектилерди айта алат.
3 -кадам. Жазууңузду кыска жана окууга оңой кылыңыз
Балким, сиздин окурмандар бул SOPту көңүл ачуу үчүн окууну тандаган эмес. Сиз бул документти кыска жана түшүнүктүү кылгыңыз келет - антпесе алардын көңүлү бурулат жана алар документти коркунучтуу жана түшүнүүгө кыйын болуп калышат. Жалпысынан алганда, сүйлөмдөрүңүздү мүмкүн болушунча кыска кармаңыз.
- Мына жаман мисал: Колдонууну баштоодон мурун аба чаңынын бардык чаңын тазалаганыңызды текшериңиз.
- Жакшы мисал төмөнкүдөй: Колдонордон мурун аба чаңынан бардык чаңды тазалаңыз.
- Жалпысынан "сиз" деген сөздү колдонбоңуз. Бул сөздү туюнтуу керек. Активдүү үн менен сүйлөңүз жана сүйлөмдөрүңүздү буйрук этиштери менен баштаңыз.
Кадам 4. Керек болсо, тапшырманы аткаруу процессине катышкан офицерлер менен маектешүү
Акыркы кылгыңыз келген нерсе такыр туура эмес SOP жазуу. Сиз команданын коопсуздугуна, эффективдүүлүгүнө, убактысына коркунуч келтирип жатасыз жана процессти тийиштүү түрдө эске албастан түшүндүрүп жатасыз - сиздин командалаштарыңыз таарынычтуу болушу мүмкүн. Керек болсо суроолорду бериңиз! Сиз так процедураны жазгыңыз келет, албетте.
Сиз билбесеңиз, ар кандай булактардан сурап алсаңыз болот, бардык ролдорду жана жоопкерчиликти жабуу үчүн. Команданын бир мүчөсү стандарттык операциялык процедураларды аткара албайт же башка мүчөсү процедуранын бир бөлүгүнө гана катыша алат
5 -кадам. Узун текстти схемаларга жана схемаларга бөлүңүз
Эгер сизди коркуткан белгилүү бир же эки кадамды кошсоңуз, окурмандарга оңой кылуу үчүн диаграмма же диаграмма түзүңүз. Бул документти окууну жеңилдетет жана баарын түшүнүүгө аракет кылгандан кийин акылга тыным берет. Мындан тышкары, сиздин документтер дагы толук жана жакшы жазылган болот.
SOPту бекемдөө үчүн диаграммаларды же диаграммаларды кошпогула; муну зарыл болгондо гана же тил тоскоолдуктарын жоюуга аракет кылып жатсаңыз жасаңыз
Кадам 6. Ар бир баракта контролдук документтин жазылышы бар экенин текшериңиз
Сиздин SOP, кыязы, көптөрдүн бири - демек, сиздин уюмда, балким, бардыгын белгилүү бир маалымдама тутуму менен каталог кылган чоң маалымат базасы бар. Сиздин SOP бул шилтеме тутумунун бир бөлүгү, андыктан коддун белгилүү бир түрүн табууну талап кылат. Бул жерде сиз пайдалуу белгилерди таба аласыз.
Ар бир баракта кыска аталышы же ID номери, оңдоонун номери, датасы жана оң жактагы "бурчтун #" болушу керек (көпчүлүк форматтарда). Сизге уюмуңуздун каалоосуна жараша, шилтеме керек (же жогорудагы жазууну шилтеме менен жазыңыз)
3төн 3 бөлүк: Ийгиликти жана тактыкты камсыздоо
Кадам 1. Процедураны текшериңиз
Эгерде сиз өзүңүздүн процедураңызды сынап көргүңүз келбесе, анда сиз аны жакшы жазбагандырсыз. Процесс тууралуу билими чектелүү бирөө (же жалпы окурман өкүлү) аларды жетектөө үчүн SOPту колдонсун. Алар кандай көйгөйлөргө туш болушту? Андай болсо, маселени чечип, керектүү оңдоолорду жасаңыз.
- Сиздин СОПту бир нече адам текшерип көргөнү жакшы. Ар кандай адамдар ар кандай жоопторго жол берип, ар кандай көйгөйлөрдү башынан өткөрүшөт (бул пайдалуу болушу күтүлүүдө)
- Процедураны эч качан жасабаган адамга текшерүүнү унутпаңыз. Алдын ала билимге ээ болгон ар бир адам SOP аркылуу эмес, тапшырмаларды аткаруу үчүн өз билимине таянат, андыктан сиздин максатыңызга жеткен жок.
Кадам 2. Процедураны аткарган адамдар тарабынан SOPту карап чыгыңыз
Акыр -аягы, сиздин жетекчиңиздин СОП боюнча пикири чынында мааниге ээ эмес. Бул SOP тиешелүү жумушту аткаргандар үчүн маанилүү. Андыктан SOPты кожоюнга жөнөтүүдөн мурун, тиешелүү ишти аткара турган (же кылган) адамдарга жумушту көрсөтүңүз. Алар эмне деп ойлошот?
Аларды тартуу жана процесстин бир бөлүгү катары сезүү, аларды сиздин СОПторду кабыл алуу мүмкүнчүлүгүнө ээ кылат. Жана аларда кээ бир сонун идеялар болушу мүмкүн
Кадам 3. Сиздин кеңешчиңизге жана Сапатты камсыздоо тобуна SOPту карап чыгууну тапшырыңыз
Команда сизге жашыл жарык бергенден кийин, аны кеңешчиңизге жөнөтүңүз. Чыныгы мазмунга берген салымы азыраак болушу мүмкүн, бирок алар сиздин SOP форматтын талаптарына жооп береби же жокпу, эгер сиз бир нерсени унутуп калсаңыз, ошондой эле SOPту формализациялоо жана аны системага киргизүү протоколу жөнүндө айтып беришет.
- Документтерди башкаруу системасын колдонуу менен бекитүү үчүн түз SOPтор, бул жактыруулардын аудит изин камсыз кылуу. Бул процесс бир уюмдан экинчисине айырмаланышы мүмкүн. Негизинен, сиз нерселердин эрежелерге жана эрежелерге жооп берүүсүн каалайсыз.
- Уруксат берилген кол коюу талап кылынат, бирок көпчүлүк уюмдар азыр электрондук колтамганы кабыл алууга каршы эмес.
Кадам 4. Бекитилгенден кийин, SOPту аткара баштаңыз
Бул кызматкер үчүн формалдуу тренинг болушу мүмкүн (класстык окутуу, компьютердик тренинг ж. Б.) Же сиздин SOP кагазыңыз ваннада илинип турат дегенди билдириши мүмкүн. Эмнеси болсо да, ишиңизди жайылтыңыз! Сиз аны ишке ашыруу үчүн көп эмгектендиңиз. Комплименттерди алууга убакыт келди!
Сиздин SOPтарыңыз жаңыртылып турушу керек. Эгерде бул SOP эскирип калса, аны жаңыртыңыз, жаңыртууларды кайра жактырып жана документтештирип алыңыз, андан кийин SOPту кайра таркатыңыз. Сиздин командаңыздын коопсуздугу, өндүрүмдүүлүгү жана ийгилиги ушул SOPтарга көз каранды
Кеңештер
- Документтештирилген процесс реалдуу процесс болушу үчүн кызыкдар тараптарды ар дайым тартууну унутпаңыз.
- Тактыгын текшериңиз. Кош чечмелөө жок экенин текшериңиз. Процедураны процесси менен тааныш эмес адамга көрсөтүңүз жана ал процедурадан кандай ойдо экенин айтуусун сураныңыз; Сиз таң калышыңыз мүмкүн.
- Окурмандар процессти так көрө алышы үчүн блок -схемаларды жана сүрөттөлүштөрдү колдонуңуз.
- Кадамдарды түшүндүрүү үчүн жөнөкөй индонезия тилин колдонуңуз.
- Адамдардан документти жактыруудан мурун карап чыгууну сураныңыз.
- Ар бир версияны өзгөртүү үчүн документтин таржымалы жазылганын текшериңиз.
