Так максаты жок жолугушууга чакырылса, кесиптештер келбейт. Эгерде сиз жолугушуунун күн тартибин түзүүгө жооптуу болсоңуз, анда жолугушууда талкуулана турган темаларды жана ар бир теманы камтуу үчүн канча убакыт керектигин көрсөтүү менен андан качыңыз. Мүмкүнчүлүгүңүзгө жараша пландаштыруу жана аткаруу менен сиз жакшы натыйжаларга жетише аласыз жана жолугушууңуздун катышуучулары жоголгон убакыттан өзүн начар сезишпейт.
Кадам
3төн 1 бөлүк: Даяр болуу
Кадам 1. Кесиптештерден маалымат сураңыз
Жолугушуунун катышуучулары, эгерде алар жолугушуунун күн тартибин түзүүгө катышса, өздөрүн көбүрөөк тартууну сезишет. Алардан талкуулагысы келген теманы сунуштоону сурап, анан аны күн тартибине киргизиңиз.
- Электрондук кат жөнөтүңүз же жолугушууга бир нече күн калганда чакырыла турган кесиптешиңиз менен жолугушуңуз.
- Бул кадамды жок дегенде 6-7 күн мурун жасаңыз, андыктан алар дагы салым кошууга убакыт алышат. Жолугушуунун күн тартиби жолугушуу күнүнө чейин 3-4 күн калганын тактаңыз.
Кадам 2. Негизги максатты же бир нече максаттарды аныктаңыз
Жолугушуунун белгилүү бир максат менен өткөрүлгөндүгүн текшериңиз, мисалы, чечим кабыл алуу, маалымат менен бөлүшүү, иш пландарын түзүү же тапшырмаларды аткаруунун жүрүшү жөнүндө отчет берүү. Максатыңыз болбосо, жолугушуунун кереги жок.
Жолугушуулар бир нече максатта өткөрүлүшү мүмкүн, мисалы, узак мөөнөттүү чечимдерди кабыл алуу үчүн негиз катары иштин жүрүшү жөнүндө отчет берүү
3 -кадам. Көп адамдарга тиешелүү темаларга көңүл буруңуз
2 кишини камтыган жетиштүү талкуусу бар темалар күн тартибине киргизилбеши керек. Көп адамдардын катышуусун талап кылган чечимдерди табууга убакыт бөлүңүз.
- Мисалы, эгер сиз жана кесиптешиңиз жаңы тапшырманы талкуулагыңыз келсе, өзүнчө жолугушуу өткөрүңүз (жолугушуунун сыртында).
- Эгерде сиз бир нече киши чече ала турган маселени талкуулоо үчүн жыйын өткөрүп жатсаңыз, анда теманы талкуулоого катышпаган жолугушуунун катышуучулары иштей бериши керек. Бул алардын көңүлүн калтырат, анткени жумуш убактысы текке кетет. Ошондуктан, бул мүмкүнчүлүктү колдон келишинче колдонуңуз, анткени көптөгөн адамдарды камтыган жолугушууну өткөрүү оңой эмес.
Кадам 4. Талкууну каалаган темаларды тандап аныктоо менен жолугушуунун күн тартибин уюштуруңуз
Жолугушууда талкууланышы керек болгон маанилүү темаларга артыкчылык бериңиз, анткени бардык темаларды күн тартибине киргизе албайсыз.
- Мисалы, "долбоордун акыркы сүйлөшүүлөрү", "прогресс отчетторунун презентациялары", "жаңы долбоорлордун пландары" жана "сунуштар" тизмесин түзүүнү каалашыңыз мүмкүн. Убакыттын тардыгына байланыштуу, сиз мээ чабуулун сессиянын күн тартибине кошкон жоксуз.
- Пленардык жыйынга даярданууда негизги күн тартибин талкуулоо үчүн бир нече адам менен жолугушуу өткөрүү керекпи же жокпу, карап көрүңүз.
5 -кадам. Адегенде эң маанилүү темаларды тизмектеңиз
Жолугушууну пландап жатканда, эң маанилүү темаларды жолугушуунун башына коюу жакшы саясат. Ошентип, бардык катышуучулар маанилүү темаларды талкуулай алышат, ал эми жолугушуу башталганда алардын акылы тунук жана физикалык жактан чың болот.
- Мисалы, "чечим кабыл алууну" пландаштырыңыз, андан кийин "прогресс жөнүндө отчет тапшыруу" (эгерде прогресс боюнча отчет чечим кабыл алуу үчүн керек болбосо).
- Мындан тышкары, жолугушуу эрте бүтүшү керек болгон учурда же жыйындын кээ бир катышуучулары жыйын бүткүчө жыйынды таштап кетиши керек болгон учурда эң маанилүү темалар талкууланды.
6 -кадам. Ар бир теманы чагылдыруу үчүн канча убакыт кетерин эсептеп алыңыз
Ар бир теманы камтууга канча убакыт кетээрин так айта албасаңыз да, болжолуңуз. Жолугушуу канча убакытка созуларын жана канча тема камтыларын карап көрүңүз. Эң маанилүү темаларга көбүрөөк убакыт бөлүңүз.
- Мисалы, прогресс жөнүндө отчет берүүгө 30 мүнөт, талкууга 10 мүнөт жана жаңы мөөнөттөрдү белгилөө үчүн 10 мүнөт бөлүңүз.
- Көбүнчө жолугушуу күн тартибин аягына чыгаруу мүмкүн эмес, анткени ар бир темага убакыт бөлүнбөйт. Күн тартибиндеги бардык темалардын аягына чейин талкууланышы үчүн жолугушуу боло электе убакыт бөлүштүрүңүз.
- Кошумча убакытты эсептөөдө жолугушууга чакырылган катышуучулардын санын эске алыңыз. Эгерде жолугушууга 15 адам катыша турган болсо жана сиз ар бир темага 15 мүнөт бөлсөңүз, бул ар бир адам темага болжол менен 1 мүнөт сүйлөө убактысын алат дегенди билдирет. Баары сүйлөбөсө да, бөлүнгөн убакыт өтө кыска.
3төн 2 бөлүк: Жолугушуунун күн тартибин даярдоо
Кадам 1. Жолугушуунун күн тартибинин аталышын жазыңыз
Окурманга талкуулана турган теманы камтыган күн тартибин окуп жатканын билдирүү үчүн жолугушуунун күн тартибинин аталышын колдонуңуз. Аталышын аныктагандан кийин, аны бош документтин башына коюңуз. Жөнөкөй жана түшүнүктүү аталышты тандаңыз.
- Жолугушуунун күн тартибинин аталыштарынын мисалдары: "Июль Күн тартиби: Жаңы долбоордун идеяларын талкуулоо" же "Август 2018 Күн тартиби: Долбоордун мөөнөтүн узартуу".
- Times New Roman же Calibri сыяктуу бизнес шрифти менен жолугушуунун күн тартибин териңиз.
Кадам 2. Жолугушууга катышкандары үчүн учурашып, ыраазычылык билдирүүгө убакыт бөлүңүз
Учурдан пайдаланып катышуучулар менен учурашыңыз. Бул учурда сиз же башка жолугушуунун төрагасы жыйынды ачып, талкуулана турган негизги темаларды түшүндүрүп бере аласыз.
- Эгерде жолугушууга катышкандардын көбү бири -бирин тааныбаса, маанайды жеңилдетүүгө убакыт бөлүңүз.
- Эгерде сиз конференция сыяктуу маанилүү жолугушуунун күн тартибин уюштургуңуз келсе, жолугушууну ачуу үчүн керектүү убакыт, адатта, узагыраак болот. Кезектеги офистик жолугушуулар үчүн, ачылыш сессиясы, адатта, бир нече мүнөткө созулат.
- Жолугушуу башталганда күн тартибиндеги өзгөрүүлөрдү алдын ала билүүгө убакыт бериңиз.
3 -кадам. Катышуучулардын кызыгуусун арттыруу үчүн жолугушуу күн тартибин суроолор түрүндө кошуңуз
Алар жолугушуунун күн тартибин бир нече сөз менен түзүп бересизби деп ойлонушат. Суроолор талкуулана турган контекстти ачып бере алат, ошондуктан жолугушуунун катышуучулары бул тууралуу жолугушуунун алдында ойлонууга мүмкүнчүлүк алышат.
- Мисалы, "Долбоордун мөөнөттөрүн талкуулоо" деп жазуунун ордуна, "Долбоордун мөөнөтү суроо -талап көбөйгөн сайын узартылышы керекпи?"
- Керек болсо, суроонун астына кыскача түшүндүрмө бериңиз.
Кадам 4. Ар бир теманын жанындагы болжолдуу убакытты тизмектеңиз
Убакытты эсептөө күн тартибинде болбосо да, бул маалымат кесиптештерине керек болсо кошумча убакыт даярдоого же суроого жардам берет.
Алар дагы берилген отчетту берилген убакытка жараша кыскартууга үлгүрүштү
Кадам 5. Күн тартибиндеги ар бир тема боюнча талкуу агымын даярдаңыз
Талкуу агымы - ар бир теманы талкуулоо ыкмасы. Мисалы, долбоордун мөөнөтүн узартууну талкуулап жатканда, баары алдын ала белгиленген агым боюнча талкуулашат. Ошентип, жолугушуунун бардык катышуучуларынын көз карашы бирдей болот.
Мисалы, жолугушууда өсүп жаткан суроо -талапты канааттандыруу үчүн долбоордун мөөнөтүн узартуу талкууланат. Бул үчүн, "10 күндүн ичинде иштин жүрүшүн талкуулоо үчүн; 15 мүнөт өндүрүмдүүлүктү кантип жогорулатуу керектигин чечүү үчүн; 10 мүнөт оң жана терс жактарын кароо үчүн; 5 мүнөт узартылган же узартылбаганын чечүү үчүн" турган талкуу агымын даярдаңыз
6 -кадам. Ар бир теманы талкуулоону ким жетектээрин чечиңиз
Теманын жанына атын койгула, ошондо ал өзүн даярдай алат. Бул тапшырманы жолугушууга бир нече күн калганда бул адам менен ырастаңыз жана аны күн тартибине коюңуз.
Эгерде сиз жыйналышты башынан аягына чейин жетектей турган болсоңуз, муну жолугушуунун күн тартибинин башына жазыңыз
Кадам 7. Жолугушууда конок спикерлер болсо, убакыт бөлүңүз
Эгерде жолугушууда маанилүү теманы талкуулаган бир нече конок спикери болсо, анда аларга жолугушуунун бир бөлүгүн бөлүшүңүз керек болот. Күн тартибине график түзүңүз, ошондо ар бир конок бир нече теманы талкуулагысы келсе дагы сүйлөй алат. Ошентип, алар жеткирилүүчү материалды мүмкүн болушунча жакшы даярдай алышат.
Жолугушууга бир нече күн калганда, коноктун спикерине чалып, сиз каалаган теманы талкуулоо үчүн зарыл болгон убакытты сураңыз. Бул графигиңизди уюштурууга жардам берет, андыктан алар бири -бири менен кагылышпайт
Кадам 8. Башка маселелерди талкуулоого убакыт бөлүңүз
Жолугушуунун аягында бул сессияны пландаңыз. Бул сессиянын мүмкүнчүлүгүнөн пайдаланып, бардык катышуучуларга жолугушуу жабылганга чейин талкуулай турган дагы бир нерсе барбы деп сураңыз. Мындан тышкары, алар дагы эле сагынылган же талкууга алынбаган нерселерди жеткире алышат.
- Бул сессияны күн тартибине кошуу менен, чакырылган адам айткысы келген нерсе жолугушуунун күн тартибине кирбесе дагы салым кошо аларын билет.
- Бул сессияда суроолорго жана жоопторго убакыт бөлүңүз.
3төн 3 бөлүк: Жолугушуунун күн тартибин жыйынтыктоо
Кадам 1. Жолугушуунун өткөрүлүшүнө байланыштуу деталдарды тизмектеңиз
Жолугушууга катыша ала турган катышуучулардын аты -жөнү менен бирге жолугушуунун убактысын, күнүн жана ордун күн тартибине жазыңыз. Ошентип, алар чакырууну алганда жолугушууда кимге жолугарын билишет.
- Көбүнчө жолугушууга катыша турган, бирок бул жолу катыша албаган катышуучулардын аттарын кошуу жакшы. Аты -жөнү жыйынга катыша албасын так билдириңиз.
- Жолугушуунун кайда өтүп жатканын билбеген адамдар үчүн жайгашкан жердин картасын тиркеңиз.
Кадам 2. Жолугушууга чейин даярдалышы керек болгон нерселерди айтып бериңиз
Алдын ала даярдалышы керек болгон нерселер бар болсо, чакырылган кесиптештерине кабарлаңыз, мисалы, отчетторду окуу, чечимдерди аныктоо үчүн маалымат чогултуу же көйгөйлөрдү аныктоо.
Бул маалыматты жолугушуунун бардык катышуучулары үчүн түшүнүктүү жана оңой окуу үчүн жоон же түстүү тамгаларды колдонуу менен жыйындын күн тартибинин ылдыйына киргизиңиз
Кадам 3. Ката кетпеши үчүн, аны таратуудан мурун жолугушуунун күн тартибин кылдат текшериңиз
Жолугушуунун күн тартиби чакырылган адамдар үчүн маанилүү. Таркатуудан мурун, жолугушуунун күн тартибин текшерип, маалымат толук жана туура жазылганын жана ката кетирилбегенин текшериңиз. Жогорку эмгек этикасын көрсөтүүдөн тышкары, бул жол деталдарга көңүл буруп, аларды баалаарыңызды чагылдырат.
4-кадам. Күн тартибин жолугушууга 3-4 күн калганда таратыңыз
Чакырууну алган кесиптештер, эгер алар жолугушуунун күн тартибин бир нече күн мурун окуган болсо, даярданууга дагы убактысы бар, бирок аны эрте жөнөтпөңүз, анткени аны этибарга албоо мүмкүнчүлүгү бар.
Эгерде сиз конференциянын жүрүшүндө маанилүү жолугушуу өткөргүңүз келсе, күн тартибин бир нече ай мурун даярдаңыз
Кеңештер
- Word программасында бар жолугушуунун күн тартибин колдонуңуз. Документтерди түзүү үчүн көптөгөн программалар, мисалы, Microsoft Office, Pages for Mac ж. бул жеке жана кесиптик документ форматтарын камсыз кылат, мисалы жолугушуу күн тартибин тез жана оңой уюштуруу.
- Эгерде сиздин компанияда жолугушуунун стандарттык форматы болсо, анда бул форматты колдонуңуз.
- Жолугушуу алдын ала белгиленген график боюнча өтөөрүн текшериңиз, бирок ийкемдүү болуңуз. Саатты тез -тез текшерип, жолугушууну көзөмөлдөп туруу керек. Эгерде биринчи күн тартибин талкуулоо аягына чыкса, катышуучулар кийинки күн тартибин талкуулоо менен жолугушууну улантууга түздөн түз катышышат. Сиз сылык -сыпаа түрдө: "Биз жолугушууну график боюнча бүтүшү үчүн кийинки теманы карайбыз", - деп айтсаңыз болот.
